Wordt Elektronisch Factureren gegijzeld door technologie bedrijven ?

In recente onderzoeken naar Elektronisch Factureren worden een aantal belemmeringen geïdentificeerd voor de invoering van Elektronisch Factureren waaronder de perceptie van complexiteit, onduidelijke wetgeving en afwezigheid van standaarden. Als grootste belemmering voor de adoptie en het gebruik van Elektronisch Factureren wordt onduidelijke wet- en regelgeving gezien.

Alhoewel de wet- en regelgeving sterk is aangepast de laatste jaren blijft het gevoel bij velen onder ons aanwezig. Vooral grensoverschrijdend factureren lijkt niet van de grond te komen en dit zou voornamelijk te wijten zijn aan deze wet- en regelgeving.

Wordt dit alles nu veroorzaakt door een onduidelijke wet- en regelgeving of door de wijze waarop diverse partijen waaronder de Europese Overheid en de verschillende lidstaten hier invulling aan geven. Een belangrijk knelpunt voor de adoptie van (grensoverschrijdend) elektronisch factureren is de regelgeving rondom het gebruik van de elektronische handtekening.

Waaruit bestaat de regelgeving rondom de Elektronische Handtekening?
Eind 1999 verscheen de Europese Richtlijn 1999/93/EG betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen. Volgens deze richtlijn zijn elektronische handtekeningen gelijkgesteld aan handtekeningen op een papieren drager vooropgesteld dat aan bepaalde betrouwbaarheidseisen is voldaan. De richtlijn schrijft het rechtsgeldig maken van elektronische handtekeningen in de Europese lidstaten voor.

De Richtlijn onderkent twee soorten elektronische handtekeningen:
- de gewone elektronische handtekening waaronder wordt verstaan een handtekening in de vorm van elektronische gegevens die gekoppeld is / wordt aan andere elektronische gegevens en waarmee de identiteit van een persoon (afzender) vastgesteld kan worden. Denk hierbij aan een e-mailbericht waarin persoonsgegevens staan of een gescande handtekening is gebruikt. Het intoetsen van een pincode of wachtwoord voor het bevestigen van een elektronische transactie is eveneens een gewone elektronische handtekening.

- de geavanceerde elektronische handtekening waaronder wordt verstaan een handtekening die op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden, het mogelijk maakt de ondertekenaar te identificeren, tot stand is gekomen met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden, en op zodanige wijze aan de gegevens of het elektronische bestand waarop zij betrekking heeft is verbonden dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

In Nederland is de Wet Elektronische Handtekeningen (WEH) per 21 mei van kracht gegaan evenals het Besluit elektronische handtekeningen. Verder is een artikel toegevoegd aan het Burgerlijk Wetboek voor de Wet Elektronische Handtekeningen: “Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval.”

De Wet Elektronische Handtekeningen hanteert naast de hierboven beschreven eisen voor de geavanceerde elektronische handtekening de volgende twee kwaliteitseisen bedoeld om de veiligheid te vergroten (zoals ook voorgeschreven door de Europese Richtlijn):
- de handtekening is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat afgegeven door een certificatiedienstverlener die voldoet aan de eisen voor gekwalificeerde certificaten, in Nederland voldoet aan de eisen gesteld in de Telecommunicatiewet

- de handtekening is gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen

En let op: Alleen als de elektronische handtekening, naast de eisen van de geavanceerde handtekening ook aan bovenstaande kwaliteitseisen voldoet, dan heeft de elektronische handtekening per definitie dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.

Echter hier brengt de Europese Richtlijn enige nuancering aan:
De Europese Richtlijn zegt wel dat een elektronische handtekening geen rechtsgeldigheid mag worden ontzegd en dat zij niet als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures kan worden geweigerd louter op grond van het feit dat:
de handtekening in elektronische vorm is gesteld, of
- niet is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, of
- niet is gebaseerd op een door een geaccrediteerd certificatiedienstverlener afgegeven certificaat, of
- niet met een veilig middel is aangemaakt.

Als aanvullende regelingen zijn tevens de regeling elektronische handtekeningen en de beleidsregel aanwijzing certificatieorganisaties van kracht geworden. De wet elektronische handtekeningen is in feite een opsomming van wijzigingen in het Burgerlijk Wetboek en de Telecommunicatiewet.

Wat zijn de gevolgen van deze Europese Richtlijn voor Elektronisch Factureren?
Enerzijds heeft deze richtlijn Elektronisch Zakendoen in een versnelling gebracht. Het gaat niet alleen om Elektronisch Factureren maar betreft het volledige scala van business transacties, gaande van contractering tot / met facturering.

Voorheen waren elektronische facturen alleen rechtsgeldig (goedgekeurd door de Belastingdienst) wanneer gebruik gemaakt werd van Electronic Data Interchange, meerbepaald de procedures van verwerking van het bericht garanderen dat voldaan is aan de authenticiteits- en integriteitseisen.

Anderzijds heeft de richtlijn een technologische ontwikkeldrift veroorzaakt bij leveranciers van oplossingen voor elektronische handtekeningen en bij certificatiedienstverleners.

De Belastingdienst beschouwt nu het gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening als één van de goedgekeurde methoden voor elektronisch factureren. Daarmee kan eenduidig de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van een elektronische factuur gewaarborgd kan worden.

Waarom voldoet de digitale handtekening !
- Authenticiteit van Herkomst waarborgen:
De digitale handtekening zorgt ervoor dat de ontvanger van een bericht vertrouwen kan (mag) hebben in de afzender omdat de ontvanger het bericht alleen kan lezen (verifiëren en decoderen) met de publieke sleutel (public key) van de afzender. De afzender tekent het bericht met een geheime sleutel (private key).

- Integriteit van de Inhoud waarborgen:
Zowel de afzender als de ontvanger van een bericht willen zekerheid dat de inhoud van het bericht niet gewijzigd is tijdens het transport (communicatie). De digitale handtekening krijgt een controlegetal, berekend met cryptografische technieken, van het oorspronkelijk bericht. Bij ontvangst van het bericht kan door het opnieuw uitvoeren van deze berekening gecontroleerd worden of de inhoud gewijzigd is tussen verzending en ontvangst.

Maar welke problemen veroorzaken deze Geavanceerde Elektronische Handtekeningen?
Elke Europese lidstaat heeft invulling gegeven aan de genoemde Europese Richtlijn voor wat betreft het gebruik van de gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Als gevolg daarvan worden de elektronische handtekeningen niet grensoverschrijdend geaccepteerd. Dat heeft met regelgeving (geen centrale geaccrediteerde certificatiedienstverleners) en techniek (landelijke technologische benaderingen).

Wat we nu zien is dat het niet mogelijk is om een factuur van de ene lidstaat naar de andere te sturen zodanig dat voldaan is aan gestelde eisen wanneer gebruik wordt gemaakt van geavanceerde elektronische handtekeningen.

Wat gaat op korte termijn veranderen binnen Europa op het gebied van de Elektronische Handtekening?
De vraagstelling is niet alleen wat er gaat veranderen maar waardoor deze veranderingen plaatsvinden?

Een aantal partijen stellen de constructies die door de meeste lidstaten in leven zijn geroepen rondom het gebruik van de Elektronische Handtekening ter discussie. Tussen de regels door valt op te maken dat bedrijven zich hieraan uberhaupt niet hoeven te houden. De Europese Richtlijn had reeds een nuancering opgenomen over de rechtsgeldigheid van de Elektronische Handtekening.

Met betrekking tot de procedures en eisen gesteld aan het waarborgen van de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud van een elektronische factuur zijn recent een aantal uitspraken gedaan die vragen oproepen bij het gebruik van (geavanceerde) digitale handtekeningen zoals gepropageerd door de meeste Europese landen.

1) De koepelorganisatie van Europese belastingadviseurs, de CFE Confederation Fiscale Europeenne, heeft zich duidelijk uitgesproken over de verregaande encryptie eisen in relatie tot de TAX / VAT regels.

In een Opinion Statement Review of the existing legislation regarding invoicing from 26 September 2008 wordt het volgende standpunt ingenomen ten aanzien van elektronische handtekeningen op de factuur.

The Opinion Statement is a reply on the European Commission’s online consultation to ascertain the view of businesses on the existing legislation on VAT invoicing.

Therefore the CFE expresses its major concern about the requirement of sophisticated encryption methods such as for example advanced electronic signatures, for both the electronic invoicing and electronic archiving. There is no evidence that such encryption procedures are necessary.

Complex national encryption requirements imposed on the issuers of invoices are totally useless when the VAT is due from the customer, rather than the supplier, which is the position with many international or intra-community supplies.

2) UEAPME - the European Association of Craft, Small and Medium-Sized Enterprises aisbl, de overkoepelende Europese organisatie van het midden- en kleinbedrijf, waarvan het MKB-Nederland deel uitmaakt en bestaat uit 70 zusterorganisaties uit de overige lidstaten heeft zich uitgesproken over de bevindingen van de Europese Expertgroep voor E-Invoicing (European Electronic Invoicing EEI).

There is no need for onerous security measures when it comes to the authenticity and integrity of e-invoicing, particularly when businesses can prove that proper internal control processes are in place. Therefore, equal treatment of paper invoices and einvoices relates foremost to authenticity and integrity.

Internal business controls, if properly implemented, should be a sufficient reassurance to tax. Although an electronic signature is a method to prove authenticity of origin and integrity of content, the issuance of e-invoices should not trigger the obligation of an electronic signature if authenticity of origin and integrity of content can also be proved by other means

3) De Expert Groep E-Invoicing adviseren om het gebruik van de digitale handtekening te vermijden:

The Expert Group envisages a ‘Model Contract for secure Data Exchange’ as the ‘legal solution’ capable of promoting wider use of e-invoicing by SMEs (in addition to a standard cross-industry ‘basic’ e-invoice and a major role of banks). The ‘Model Contract‘ would not prescribe digital signature but define other ‘simpler’ methods of ensuring an ‘acceptable’ level of authenticity and integrity of the documents exchanged.

Afsluitend :
Eén en ander kan niet beter onder woorden worden gebracht als door de Finse Information Society recent gebeurde: met name waar gaat het nu eigenlijk over : Trust and Confidence

The first difference of the opinion usually springs from the very attitude towards trust and confidence. In Finland, generally speaking, the initial attitude is trust and confidence with the parties being dealt with, unless otherwise proven. In a number of countries, on the other hand, the starting point is that the opposing parties are all crooked – or at least subject to justified suspicion – therefore security and auditing systems must be on fail proof level. This difference in opinions creates really major differences in demands also for electronic invoices.

Belangrijker nog is de videopresentatie van iemand die ECHT weet waarover het gaat, Bo Harald voorzitter van de European Electronic Invoicing Expert Group:

WE ARE HIGHJACKED BY TECHNOLOGY COMPANIES.

Electronic Invoicing - 238 bilion reasons - to begin with...
Bo Harald

Tags: electronic data interchange, Overheid, e-Invoicing

Last update: 26-11-2011

Definitie Elektronisch Factureren

In opdracht van het Forum Standaardisatie is een onderzoek uitgevoerd naar de stand van elektronisch factureren in Nederland. (Zie Eindrapport e-Factureren en standaarden voor e-invoicing in Nederland). Voor het verkrijgen van een gemeenschappelijk begrippenkader zijn hieronder een aantal van de voornaamste uitvoeringsvormen van elektronische factureren in Nederland geschetst.

Er worden vier vormen van elektronisch factureren onderscheiden:
1) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Seller Direct variant

2) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Consolidator variant

3) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Buyer Direct variant

4) Electronic Invoicing (E-Invoicing of eInvoicing) variant

Elektronisch Factureren via Electronic Invoice Presentment (EIP) betreft het aanbieden van factuurinformatie in een leesbare vorm via het Internet (een web-gebaseerde oplossing) in een Business-to-Business (B2B) Context, de zakelijke markt. Voor de consumenten markt (Business-to-Consumer context B2C) wordt de term Electronic Bill Presentment (EBP) gehanteerd. De wet- en regelgeving t.a.v. deze laatste verschilt in belangrijke mate van EIP ondermeer omdat een factuur niet verplicht gesteld wordt voor de levering van goederen of diensten aan particulieren.

In de Seller Direct variant stelt de verkoper de factuurinformatie in zijn eigen systeem via een web-gebaseerde toegang beschikbaar aan de koper. De koper dient handmatig de factuurinformatie te verwerken in zijn eigen crediteurenadministratie en controle uit te voeren of de geleverde goederen of diensten overeenkomen met de factuur waarna de factuur betaalbaar gesteld kan worden. Via een aankondiging dient de koper op de hoogte gesteld te worden van de ontvangst van een factuur. Dit heeft te maken met de factureringsverplichting. (Zie mijn bloart Welke vormen van Elektronisch Factureren zijn in Nederland toegestaan ?)

In de Buyer Direct variant stelt de koper zijn eigen systeem via een web-gebaseerde oplossing of toegang ter beschikking aan de verkoper ten behoeve van de overdracht van de factuurinformatie. De verkoper dient dan handmatig de factuurinformatie in te voeren in het systeem van de koper.

In de Consolidator variant stelt de verkoper de factuurgegevens ter beschikking aan een derde partij, de consolidator, waarna deze laatste op zijn beurt de gegevens ter beschikking stelt van de koper voor controle en verwerking

De E-Invoicing variant betreft de meest directe vorm van elektronisch factureren waarbij de informatie uit de factuur rechtstreeks en geautomatiseerd wordt overgedragen aan de gegevensverwerkende systemen waaronder ERP applicaties. Elektronisch factureren kan omschreven worden als het automatisch genereren van facturen uit ERP- en/of facturatiesystemen en/of opslagomgevingen, het automatisch verzenden van facturen in een gestandaardiseerd formaat gebaseerd op een internationale standaard (EDIFACT, UN/CEFACT CII, UBL, ETIX XML INVOICE) naar de klant waar de factuur eveneens automatisch verwerkt wordt in de crediteuren administratie.

Traditioneel worden bij deze vorm van factureren point-to-point verbindingen gerealiseerd tussen klanten en leveranciers en dienen beide partijen afspraken te maken over de Syntax: de structuur of opbouw van een bericht, de Semantiek: de omschrijving en betekenis van gegevenselementen en gehanteerde codes, de Business regels voor het verwerken van de factuur en het transportprotocol, de wijze van verzenden en ontvangen van berichten. Dit alles komt neer op het selecteren van een berichtstandaard voor het uitwisselen van factuurinformatie, het vastleggen van de betekenis van de aanwezige gegevenselementen en het definiëren of afspraken maken over codelijsten en het maken van afspraken het communicatieprotocol.

Deze vorm van elektronisch factureren wordt tegenwoordig eveneens ondersteund in een Consolidator – model waarbij een derde partij met elke partner afzonderlijk afspraken maakt over de gehanteerde syntax en semantiek, anders gezegd de berichtstandaard, het gebruik van gegevenselementen en het communicatieprotocol.

Afbakening van het begrip Elektronisch Factureren
Een belangrijk standpunt (conclusie) dat wordt ingenomen is dat het versturen of ontvangen van facturen in PDF – formaat volgens de definitie van het Forum Standaardisatie geen e-Factureren is. De eerder genoemde varianten zijn dat wel.

Samengevat zijn dat: het koppelen van informatiesystemen zodat factuurpartners facturen geautomatiseerd kunnen verwerken is dat wel. Dat kan via (1) directe, tweezijdige koppeling tussen ontvanger en verzender (e-invoicing), (2) via een eenzijdige oplossing waarin de verzender aan de ontvanger de factuur elektronisch of via Internet beschikbaar stelt (Electronic Invoice Presentment, EIP), en (3) via een derde partij die de factuur voor de verzender aan de ontvanger beschikbaar stelt (een ‘consolidator’).

Een ander belangrijk standpunt is dat het factuurproces niet los kan worden gezien van het totale order- en betalingsproces tussen twee partijen. Het traject van Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) dat een aantal Overheden heeft ingezet als uitvloeisel van het project Professioneel Inkopen en Aanbesteden (PIA) zal naar (mijn) verwachting meer geaccepteerd worden door bedrijven. Immers dan wordt het volledige inkoop- en verkoopproces elektronisch ondersteund en levert dat beide partijen (leverancier en klant) voordelen en besparingen op.

De Belastingdienst is één van de Overheden die Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) met leveranciers implementeert zowel met dienstverleners als met leveranciers van producten.

De Belastingdienst heeft begin van de maand juli de eerste implementatie van EB&F op basis van HR-XML, de standaard voor inhuur van personeel, met een leverancier van ICT personeel succesvol afgerond. Met een drankje en hapje is dat vanavond gevierd. De Belastingdienst gaat nu verder met het aansluiten van uitzendbureaus.

HR-XML, electronic data interchange, Overheid

Last update: 26-11-2011

Welke vormen van Elektronisch Factureren zijn toegestaan in Nederland

In december 2001 werd de Europese richtlijn 2001/115/EG goedgekeurd. Deze richtlijn gaat over de vereenvoudiging, modernisering en harmonisering van de ter zake van de facturering geldende voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde. In de richtlijn wordt een geharmoniseerde lijst vastgesteld van verplichte vermeldingen die een factuur moet bevatten en worden een aantal gemeenschappelijke voorwaarden voor elektronische facturering, elektronische opslag van de facturen, eigenhandige facturering en uitbesteding van de factureringswerkzaamheden vastgelegd.

Op 1 januari 2004 werd de Europese richtlijn omgezet naar Nederlands recht, zie aankondiging op de website van het Ministerie van Financiën, maar helaas heeft dat niet geleid tot een sterke toename van Elektronisch Factureren. De Nederlandse Overheid gaat nu Elektronisch Factureren de komende jaren stimuleren met als streven om in 2010 tien procent van de facturen elektronisch te ontvangen en te verwerken. Uit de bevindingen van de Factuurmonitor 2008 blijkt dat het merendeel van de bedrijven en organisaties in Nederland eveneens de komende drie jaar willen overstappen op geautomatiseerde factuurverwerking. De Factuurmonitor is een onderzoek naar het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en in Europa.

Het onderzoek geeft aan dat onduidelijke wet- en regelgeving de grootste belemmering vormt voor het in gebruik nemen van Elektronische Facturatie. Daarom is het goed om te eens te kijken naar hoe de Europese richtlijn in Nederland is vormgegeven en/of ingevuld. Het gaat dan met name over de wettelijke eisen en voorwaarden waaraan voldaan moet zijn.

De Europese richtlijn stelt dat elektronisch factureren toegestaan is mits:
1) De afnemer / koper heeft bevestigd een factuur in elektronisch formaat te willen accepteren.
2) De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud worden gewaarborgd door middel van:
- Een beveiligde elektronische handtekening ofwel een geavanceerde elektronische handtekening. Lidstaten kunnen eisen dat de handtekening is voorzien van een goedgekeurd certificaat, de handtekening wordt dan een gekwalificeerde elektronische handtekening.

- EDI (Electronic Data Interchange)

- Een andere manier onder de voorwaarde dat de lidstaat dit goedkeurt

Opmerking: De Belastingdienst heeft op 17 november 2005 de eis laten vervallen om bij een EDI-factuur een afstemmingsoverzicht op papier aan te maken en deze vervolgens naar de ontvanger te versturen. Ondanks het feit dat deze eis is vervallen, adviseert de EDI Toetsing Commissie (ETC) het afstemmingsoverzicht te handhaven. Het afstemmingsoverzicht vormt voor de ontvanger namelijk een belangrijk hulpmiddel om te controleren of alle EDI-facturen ook daadwerkelijk zijn binnengekomen en of de factuurtotalen op het afstemmingsoverzicht overeenstemmen met de totalen van de EDI-facturen. Door middel van het afstemmingsoverzicht is de controleerbaarheid van de EDI-facturen goed uit te voeren.

In Nederland worden de volgende eisen gesteld aan Elektronisch Factureren:
1) De ontvanger of afnemer van de factuur moet vooraf akkoord gaan met elektronische facturatie.

2) De elektronisch factuur moet ten minste alle gegevens bevatten die wettelijk vereist zijn bij papieren facturen. Ga voor een overzicht van verplichte gegevens naar de website van de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl. Kies Zakelijk en vervolgens “Omzet, btw en winst”. Selecteer daarna “Btw berekenen over uw omzet” en “Tijdstip van aangifte”. Onder “Onderdelen factuur” vindt u het overzicht van gegevens die op de factuur moeten staan.

3) De authenticiteit (echtheid) van de herkomst en de integriteit van de inhoud moet gewaarborgd zijn. De afnemer moet er zeker van zijn dat de factuur werkelijk van de leverancier afkomstig is. De leverancier en de afnemer moeten er zeker van zijn dat de factuur niet veranderd is.

4) De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren.

Verder gelden dat de regels voor de verschuldigdheid en aftrek van btw op een zelfde wijze moeten worden toegepast en het moment van uitreiken van de factuur wordt bepaald door de factuurdatum.

Vergeleken met papieren facturen zijn elektronische facturen makkelijker te veranderen zonder dat de afzender en/of ontvanger hier iets van merkt. De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de elektronische factuur moet in alle gevallen worden gegarandeerd. Bij een papieren factuur kunt u dat bereiken door gebruik te maken van facturen met een logo of een watermerk in het factuurpapier maar bij een elektronische factuur is zo’n watermerk - op dit moment - niet voorzien.

De Nederlandse Belastingdienst heeft analoog aan de Europese richtlijn 2001/115/EG een aantal voorwaarden gedefinieerd waaraan elektronisch verzonden facturen moeten voldoen. Deze voorwaarden zijn vertaald naar methoden voor elektronisch factureren die door de Belastingdienst zijn goedgekeurd. Als gebruik gemaakt wordt van één van deze methoden dan is voldaan aan de eis van authenticiteit en integriteit van de elektronisch factuur.

De Belastingdienst heeft de volgende methoden voor elektronisch factureren goedgekeurd:
1) Verzenden van facturen door gebruik te maken van een geavanceerde elektronische handtekening, het is niet verplicht gebruik te maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening

2) Elektronische uitwisseling van gegevens via Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data Interchange (EDI) is de geautomatiseerde, elektronische uitwisseling van gestructureerde en genormeerde berichten tussen computers van verschillende organisaties.

Een andere methode waarbij in ieder geval de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud is gewaarborgd is toegestaan mits deze is gemeld aan de inspecteur van de belastingdienst.

Bij het gebruik van een geavanceerde elektronisch handtekening geldt:
- de elektronische handtekening is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden
- de elektronische handtekening maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren
- de elektronische handtekening komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden
- de elektronische handtekening is op zodanige wijze aan het elektronisch bestand waarop zij betrekking heeft verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

De laatste jaren zijn een aantal vormen voor het aanbieden van digitale facturen meer in de belangstelling gekomen. Denk ondermeer aan Electronic Invoice Presentment (EIP) en het versturen van een factuur als een e-mailbericht of als bijlage bij een e-mail. In de consumentenmarkt is deze trend al jaren gaande (bijvoorbeeld: telefoon- en energierekeningen) en in de zakelijk markt vindt momenteel een behoorlijke inhaalslag plaats. Het aantal aanbieders van deze oplossingen voor de zakelijke markt is de laatste maanden enorm toegenomen. De belangrijkste vraag die gesteld moet worden is dan ook of deze vormen voldoen aan de eisen gesteld door de Belastingdienst.

(Wanneer) Voldoet Electronic Invoice Presentment (EIF) of Elektronische Factuurpresentatie aan de eisen gesteld door de Belastingdienst ?
Elektronische Factuurpresentatie wil zeggen dat de factuur aangeboden wordt aan afnemers via een website. Voor toepassing van deze vorm van elektronische facturering geldt dat enerzijds de afnemer van de factuur deze vorm moet aanvaarden en anderzijds dat de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd wordt.

Een ander belangrijk aspect in dit verband is de factureringsverplichting. Ondernemers zijn in principe verplicht een op juiste wijze opgemaakte factuur uit te reiken over hun met btw belaste leveringen en diensten aan andere ondernemers. Om aan de term uitreiken, officieel overhandigen, te kunnen voldoen zal een aankondiging naar de klant gestuurd moeten worden waarin verteld wordt dat de factuur beschikbaar is op de website en daar geraadpleegd of opgehaald kan worden.

Het waarborgen van de authenticiteit en integriteit van de factuur kan gebeuren door gebruik te maken van een geavanceerde elektronische handtekening.

Is het versturen van een factuur als bijlage bij een e-mail toegestaan ?
Voor het versturen van een factuur als e-mail of het opnemen van een factuur als bijlage bij een e-mail blijven de regels gelden. De afnemer moet deze vorm aanvaarden en er moet gebruik gemaakt worden van een geavanceerde elektronische handtekening.

Tip: Op de website van Factuurwijzer.nl kunt u meer antwoorden vinden op fiscale vragen over elektronisch factureren.

Met deze nieuwe vormen van het uitreiken van facturen aan klanten ontstaan automatisch vragen over de opslag van elektronische facturen en uitbesteden van het opmaken en/of verzenden van facturen door derden.

Welke voorwaarden worden gesteld aan de opslag van Elektronische Facturen ?
De EU richtlijn maakt elektronisch factureren mogelijk maar de richtlijn laat in het midden hoe en hoe lang de leverancier en klant gegevens moeten bewaren.

In Nederland moet u als ondernemer alle gegevens uit uw geautomatiseerde administratie bewaren die belangrijk zijn voor de belastingheffing. Deze fiscale bewaarplicht geldt in principe voor een periode van zeven jaar. Bij de invoering van een systeem van elektronisch factureren is het dan ook belangrijk dat aandacht wordt besteed aan de wijze waarop de gegevens worden bewaard en hoe deze gegevens toegankelijk blijven.

De Belastingdienst heeft de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht” uitgebracht waarin beschreven staat waaraan voldaan moet worden. De Belastingdienst stelt dat facturen bewaard moeten worden in de vorm waarin de facturen zijn uitgestuurd of ontvangen. Elektronische facturen moeten dus als elektronisch bericht worden bewaard inclusief de digitale handtekening.

Welke voorwaarden worden gesteld aan het opmaken van een Elektronische Factuur ?
De Belastingdienst stelt eisen aan de manier waarop de factuur wordt opgemaakt. Opmaken van een factuur door een derde partij is toegestaan maar de leverancier blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur. Tevens blijft de leverancier er verantwoordelijk voor dat degene die de factuur opmaakt deze op de juiste manier bewaart.

Voor het laten verzorgen van de transformatie van facturen van een interne bestandsformaat naar een extern formaat door derden. Hierbij is het belangrijk dat partijen (klant, leverancier) duidelijke afspraken maken over de wijze waarop partijen elektronisch gaan communiceren, bijvoorbeeld bij het gebruik van EDI, maakt men gebruik van een interchange agreement. Het onderling elektronisch uitwisselen van berichten vormt de centrale bepaling (kernbeding) van de interchange agreement. Onderwerpen die worden geregeld in een interchange agreement zijn technische aspecten, zoals de berichtenstandaards en de benodigde telecommunicatievoorzieningen, beveiligingsaspecten, zoals de beveiliging van informatiesystemen en de encryptie van berichten, en juridische aspecten, zoals de bewijskracht van de elektronische registratie van berichten.

Tags: e-Factureren, Overheid

Last update: 26-11-2011

European Interoperability Framework (EIF)

Het Europese Interoperabiliteitsraamwerk (EIF)

De elektronische overheid (e-overheid) valt niet meer weg te denken in de huidige Internetmaatschappij. De e-overheid biedt burgers, bedrijven en overheidsinstellingen een nieuw communicatiekanaal om met elkaar in gesprek te gaan. Door het toepassen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) kunnen de administratieve lasten van burgers en bedrijfsleven worden verminderd en de kwaliteit van de dienstverlening worden verbeterd.

De verhoogde toename van het vrije verkeer van burgers en bedrijven in Europa vraagt om meer aandacht voor de ontwikkeling van de grensoverschrijdende dimensie van e-overheid. De informatiesystemen van lidstaten moeten steeds meer informatie onderling uitwisselen. Hierbij valt ondermeer te denken aan de uitwisseling van gegevens over verkeersovertredingen, diploma’s en justitiële veroordelingen.

Voor het verkrijgen van een eenduidig gezamenlijk beeld van de huidige en toekomstige Europese informatievoorziening en organisatiestructuur is een gemeenschappelijk referentiekader nodig voor alle betrokkenen. Het aanbrengen van structuur in deze complexe informatievoorziening gebeurt door het ontwerpen van een referentiekader waarin de samenhang tussen organisatie, processen, diensten, informatievoorziening en infrastructuur inzichtelijk wordt gemaakt. Naast de ontwikkeling van een referentiearchitectuur is een interoperabiliteitsraamwerk vereist waarin richting gegeven wordt aan de te hanteren standaarden.

Een interoperabiliteitsraamwerk bestaat uit een verzameling van standaarden, richtlijnen en regels die beschrijven op welke wijze bedrijven willen (of moeten) samenwerken. Het raamwerk is (moet) in staat (zijn) om mee te evolueren met technologische veranderingen, administratieve wijzigingen en nieuwe standaarden.

Het Europese Interoperabiliteitsraamwerk - European Interoperability Framework (EIF) voorziet in een dergelijke verzameling van richtlijnen en aanbevelingen die de interoperabiliteit van overheidssystemen en processen mogelijk maken ten behoeve van het leveren van pan-Europese elektronische overheidsdiensten (PEGS)

Het EIF identificeert een aantal algemene principes voor de levering van pan-Europese elektronische overheidsdiensten: toegankelijkheid, meertaligheid, security, privacy, subsidiariteit en het gebruik van open standaarden. Het raamwerk bespreekt verder de voordelen van Open Source Software.

Het EIF is ontwikkeld onder het IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens) programma. Het IDABC programma liep tot 31 December 2009 en is daarna opgevolgd door het ISA programma (Interoperability Solutions for European Public Administrations).

Het EIF onderscheidt 3 niveaus van interoperabiliteit:

- Organisatorische interoperabiliteit:
Deze vorm van interoperabiliteit houdt in dat kan worden vastgesteld welke spelers en organisatieprocessen nodig zijn voor de verlening van een specifieke e-overheidsdienst en dat zij onderling overeenstemming bereiken over de structuur van hun interacties, d.w.z. het vaststellen van hun “samenwerkingsverbanden”[

- Technische interoperabiliteit
Deze vorm van interoperabiliteit houdt in dat IT-systemen en software met elkaar worden verweven en dat er open interfaces, normen en protocollen worden gedefinieerd en gebruikt om betrouwbare, doelmatige en efficiënte informatiesystemen op te bouwen.

- Semantische interoperabiliteit (betekenis en formaat)
Deze vorm van interoperabiliteit zorgt ervoor dat de betekenis van de uitgewisselde informatie niet in het proces verloren gaat, en dat deze wordt bewaard en begrepen door de betrokken personen, toepassingen en instellingen.

Belangrijk is dat op al deze niveaus afstemming nodig is en dat binnen en tussen deze drie niveaus eveneens coördinatie noodzakelijk is.

Er bestaat niet één universele definitie voor het begrip Open Standaard.

Interoperabiliteit betekent samenwerking tussen systemen, diensten en mensen. Een vraag die automatisch opkomt is hoe realiseren en/of bevorderen we interoperabiliteit.

Door de jaren heen is het duidelijk geworden dat platform onafhankelijke en open standaarden het fundament vormen voor interoperabiliteit. Interoperabiliteit is vooral gebaseerd op afspraken vastgelegd in technische specificaties of in standaarden. Zuivere interoperabiliteit betekent connectiviteit gebaseerd op zuivere open standaarden die per definitie geen enkele software leverancier begunstigen.

Op de XML Cover Pages staan de definities en formuleringen van enkele voorname internationale instellingen en bedrijven zoals de Business Software Alliance (BSA) en Sun Microsystems.

De definitie van een Open Standaard volgens de European Interoperability Framework (EIF) is eveneens opgenomen in deze lijst met definities.

Op de Engelse Wikipedia wordt de definitie van een Open Standaard volgens de European Interoperability Framework (EIF) vermeld naast 10 andere specifieke definities waaronder deze van de World Wide Web Consortium (W3C) en de International Telecommunication Union (ITU).

De definities van de W3C en de ITU hebben veel overeenkomsten onderling en met de EIF.

W3C en ITU komen op volgende punten overeen met elkaar:

# Collaborative process (ITU) - Transparancy (W3C), Openness (W3C)
# Reasonably balanced (ITU) - Impartiality and consensus (W3C), Openness (W3C)
# Due process (ITU) - Transparancy (W3C)
# Publicly available (ITU) - Availability (W3C)
# On-going support (ITU) - Maintenance (W3C)

Voor de volgende punten van de ITU definitie is de overeenkomst met W3C niet of in mindere mate terug te vinden:
# Intellectual property rights (ITU)
# Quality and level of detail (ITU)

Wat is de definitie van een Open Standaard volgens de EIF ?

De minimale eisen waaraan een Open Standaard moet voldoen volgens het Europese Interoperabiliteitsraamwerk zijn:

1. De standaard is goedgekeurd en zal worden gehandhaafd door een not-for-profit organisatie, en de lopende ontwikkeling gebeurt op basis van een open besluitvormingsprocedure die toegankelijk is voor alle belanghebbende partijen (consensus of meerderheidsbeschikking enz..);

2. De standaard is gepubliceerd en over het specificatie document van de standaard kan vrijelijk worden beschikt of het is te verkrijgen tegen een nominale bijdrage. Het moet voor een ieder mogelijk zijn om het te kopiëren,beschikbaar te stellen en te gebruiken om niet of tegen een nominale prijs;

3. Het intellectuele eigendom - m.b.t. mogelijk aanwezige patenten - van (delen van) de standaard is onherroepelijk ter beschikking gesteld op een royalty-free basis;

4. Er zijn geen beperkingen omtrent het hergebruik van de standaard

Wat is het verschil tussen Open Standaarden en Open Source ?

Het is goed om hier te benadrukken dat Open Standaarden en Open Source géén synoniemen zijn. Open Standaarden gaat over specificaties die de karakteristieken van een technologie beschrijven en publiekelijk beschikbaar zijn.

Open Source is een verzamelnaam voor alle software waarvan de broncode vrij beschikbaar gesteld wordt en waarbij in het licentiemodel het gebruik van de software alsook het gebruiken, verbeteren, uitbreiden en distribueren van de broncode geregeld wordt. Let op: Open source software mag vrijelijk gebruikt worden maar is geen publiek domein.

Standaarden en interoperabiliteit zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden maar dat geldt niet of nauwelijks voor open source software.

Een aantal belangrijke vragen die ik de komende tijd wil beantwoorden zijn:

- Hoe realiseren of bevorderen we pan-Europese semantische interoperabiliteit ?

- Welke Open Standaarden zijn in gebruik binnen Europa ?

Tags: Overheid, Interoperability-Frameworks

Last update: 26-11-2011

UN E-Government Readiness Survey (NL)

Het Europese Interoperabiliteitsraamwerk - European Interoperability Framework (EIF) is een verzameling van richtlijnen en aanbevelingen die de interoperabiliteit van overheidssystemen en processen mogelijk maken ten behoeve van het leveren van pan-Europese elektronische overheidsdiensten (PEGS).

Het EIF is ontwikkeld onder het IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens) programma. Het IDABC programma liep tot 31 December 2009 en is daarna opgevolgd door het ISA programma (Interoperability Solutions for European Public Administrations).

Wat is het ISA programma ?
Public administrations are expected to provide efficient public services to businesses and citizens across Europe. ISA, the programme on Interoperability Solutions for European Public Administrations, addresses this need. ISA supports and facilitates efficient and effective cross-border electronic collaboration between European public administrations. The programme enables the delivery of electronic public services and ensures the availability, interoperability, re-use and sharing of common solutions.

Interoperabiliteitsraamwerken in Europa
Vrijwel alle Europese overheden zijn druk bezig een bijdrage te leveren aan het ontwikkelen en inrichten van de elektronische overheid. Het uitgangspunt van de EIF is dat elke lidstaat beschikt over of actief werkt aan het ontwikkelen van een eigen Government Interoperability Framework (GIF).

Een aantal voorbeelden van raamwerken zijn terug te vinden op de volgende websites:
# BELGIF: BELgian Governement Interoperability Framework.

# UK e-GIF: UK e-Government Interoperability Framework.

Voor een overzicht van de Interoperabiliteitsraamwerken van alle Europese landen ga naar de website epractice.eu. Een anderoverzicht van e-Government initiatieven in Europa kunt u terugvinden op Wikipedia: eGovernement in Europe.

Interoperabiliteitsraamwerken buiten Europa
Ook buiten Europa werken overheden aan interoperabiliteitsraamwerken: # Nieuw Zeeland: NZ E-government Interoperability Framework

# Australië: Australian Government Information Interoperability Framework

# Tasmanië: Interoperability Program

Rol van de Verenigde Naties
De Verenigde Naties speelt een belangrijke rol in de promotie van de Interoperabiliteitsraamwerken. Zo verricht de Verenigde Naties jaarlijks onderzoek naar de interoperabiliteitsraamwerken van de aangesloten landen en stelt deze onderzoeksresultaten beschikbaar via het United Nations Public Administration Network (UNPAN).

De UNPAN is een virtueel elektronisch netwerk ter promotie van het uitwisselen en delen van kennis, ervaring en "lessons learned" in publieke administraties en financiën op lokaal, nationaal, regionaal en internationaal niveau.

Op de website van de UNPAN kunt u de E-Government Readiness Knowledge Base van de Verenigde Naties vinden. De Knowledge Base is een benchmark tool waarmee de gereedheid voor e-overheid van een land gevolgd kan worden in vergelijking met andere landen.

Jaarlijkst publiceert de Verenigde Naties de Ranglijst e-overheid readiness. De Divisie voor Public Administration and Development Management (DPADM) van het Departement Economische en Sociale Zaken van de Verenigde Naties (UNDESA) heeft begin van het jaar (2008) de UN E-Government Survey 2008: From E-Government to Connected Governance gepubliceerd. Dit onderzoek maakt de balans op van de gereedheid van de e-overheid in de 192 lidstaten van de Verenigde Naties op basis van een aantal kwantitatieve indicatoren. Daarbij werd gekeken naar webtoegankelijkheid en internetpenetratie, de telecommunicatie infrastructuur en de opleidingsgraad van burgers.

De top 3 van landen die het best zijn voorbereid op e-overheid zijn de Scandinavische landen Zweden, Denemarken en Noorwegen gevolgd door de Verenigde Staten. De Europese landen nemen 70 procent in van de top 35 landen in de ranglijst, met Nederland op de vijfde plaats.

Het onderzoeksrapport kun u vinden op de website van de United Nations Public Administration Network (UNPAN). Open het menu Library, ga naar de optie Major Publications en selecteer het onderwerp UN E-Government survey.

Vorig jaar (2007) heeft het regionale kantoor voor de Asia-Pacific van de ontwikkelingsorganisatie van de Verenigde Naties (UNDP - United Nations Development Programma) in Bangkok een vergelijkend onderzoek uitgevoerd naar de Interoperabiliteitsraamwerken van zeven landen waaronder Australië, Nieuw Zeeland, UK en Denemarken. Deze vergelijkende analyse werd uitgevoerd als onderdeel van het Asia-Pacific Development Information Programma (APDIP).

De vergelijkende analyses zijn bedoeld om meer en additionele informatie beschikbaar te stellen aan landen die een Interoperabiliteitsraamwerk - Government Interoperability Framework (GIF) - willen ontwikkelen en/of een bestaand raamwerk willen upgraden / verbeteren.

Tijdens het onderzoek is voornamelijk gekeken naar hoe de Government Interoperability Frameworks (GIFs) in de verschillende landen tot stand zijn gekomen, zijn geïmplementeerd en worden onderhouden. Daarbij is met nadruk onderzoek gepleegd naar de invulling van de onderdelen: Context, Technische Inhoud, Development Process, Implementatie en Compliance.

De Context gaat over de definitie en het doel van de GIF, de principes voor het selecteren van standaarden, het bereik en de beperkingen, de organisatie die zich dienen te houden aan de specificaties van de GIF en de relatie van de GIF met andere overheidsdocumenten.

De Technische Inhoud heeft betrekking op de standaarden en aanbevelingen van de GIF voor de realisatie van informatie- en communicatie systemen en bevat een lijst met standaarden gegroepeerd naar de gehanteerde interoperabiliteitslagen.

Het Development Process betreft het proces van ontwikkelen, goedkeuren en implementeren van de GIF. Daarbij is gekeken naar de stappen die doorlopen werden voor het ontwikkelen van de GIF, de organisaties die daarbij betrokken zijn, en stappen die gevolgd moeten worden voor het updaten van de GIF.

De Implementatie beschrijft de ondersteunende gereedschappen die beschikbaar worden gesteld of ontwikkeld ten behoeve van de algemene (wijdvertakte) acceptatie van de GIF.

De Compliance bespreekt het gebruik van indicatoren voor het meten van interoperabiliteit, de strategieën voor het borgen van de naleving van het raamwerk en de richtlijnen voor belanghebbenden.

De resultaten van het onderzoek staan beschreven in het document e-Government Interoperability: A review of Government Interoperability Frameworks in Selected Countries (GIF-Review.pdf).

Tags: Government, Interoperability Frameworks

Last update: 26-11-2011