Simplify Electronic Invoicing with the help of Adobe

A few months ago, during the CEN/ISSS meeting in Brussel, the scenario below was presented as a solution to enable Electronic Invoicing for SME’s.

The scenario is based on provisions that are currently available to companies such as XML message standards and readable document formats (PDF, Word, Open Document). When organizations want to establish Electronic Invoicing with all of their trading partners they are obliged to maintain two different formats: a data file and a readable image. The presented scenario is not going to make it easier for participants because senders and receivers need to take into account the capabilities of their partners.

For realizing general adoption, a message exchange environment is needed that enables all companies to participate whatever their maturity level and capabilities. This technical environment should ensure that all trading partners can reach each other regardless of the message standards being used.

Extending the reach is not only about connectivity but also about being able to process the content of an invoice as an image or as data.

The solution for this issue is a multi-purpose exchange standard, an XML Data Package that contains a readable image of the invoice as well as the document data. The exchange standard requires a technical platform for generating the XML Data Package at the sending side and processing the data at the receiving side. Apart from that a “reader” for viewing the image is required for companies that are not yet able to process the data automatically in their financial applications.

There are potentially two solutions available that can be used as the basis for the multi-purpose exchange standard:
- the Adobe XDP (XML Data Package) format

- the OASIS Open Document format.

Both formats are XML-based containers that are able to support all of the available international data exchange standards. The solution of Adobe has already been implemented for exchanging documents. Adobe wrote a white paper, “Using Intelligent PDF to support compliant eInvoicing solutions” to explain their solution approach.

The Open Document format is also an XML container and supported by several Open Standards minded companies. A working example based on the Open Document format is not yet available.

Although both formats lend themselves perfectly for realizing the multi-purpose exchange approach there still is much work to do before the multi-purpose exchange standard can be processed and transmitted by everyone.

On the weblog of Adobe you can watch a video that explains the power of their intelligent PDF forms. During the video they also indicate that every international message standard can be used as the basis for data storage.

Tags: electronic data interchange, HR-XML, UBL, e-Invoicing, e-Business

Last updated: 27-11-2011

Vereenvoudig Elektronisch Factureren met de hulp van Adobe

Een aantal maanden geleden werd tijdens de CEN/ISSS bijeenkomst in Brussel het onderstaande scenario voorgesteld als de oplossing om Elektronisch Factureren voor het MKB toegankelijk te maken.

Het scenario gaat uit van de voorzieningen waarover bedrijven vandaag kunnen beschikken zijnde XML berichtstandaarden en leesbare documentformaten (PDF, Word, Open Document). Wanneer organisaties Elektronisch Factureren met al hun handelspartners willen realiseren zijn ze verplicht om twee verschillende formaten te ondersteunen: een gegevensbestand en een leesbare afbeelding. Het wordt hierdoor niet eenvoudiger omdat verzenders en ontvangers rekening moeten houden met elkaars mogelijkheden.

Voor het realiseren van algehele adoptie is een berichtenuitwisselingsomgeving benodigd waaraan alle bedrijven ongeacht volwassenheid en mogelijkheden kunnen deel nemen. Deze technische omgeving moet ervoor zorgen dat alle handelspartners elkaar kunnen bereiken onafhankelijk van gebruikte berichtstandaarden.

Het vergroten van bereik gaat niet alleen over connectiviteit maar eveneens over voorzieningen om de inhoud van een factuur als een afbeelding of als gegevens te verwerken.

De oplossing voor deze problematiek is een multi-purpose exchange standaard, d.w.z. een XML Gegevens Container waarin zowel de leesbare factuur als de gegevens liggen opgesloten. Deze exchange standaard vereist een technisch platform voor het genereren van de XML Gegevens Container aan de verzendende kant en het verwerken van de gegevens aan de ontvangende kant. Daarnaast is een “lezer” benodigd voor bedrijven die niet in staat zijn om de gegevens automatisch te verwerken in hun financiële systemen.

Er zijn twee potentiële oplossingen beschikbaar die als basis kunnen dienen voor deze multi-purpose exchange standaard:
- het Adobe XDP (XML Data Package) formaat

- het OASIS Open Document formaat.

Beide formaten zijn gebaseerd op XML containers die in staat zijn om ale beschikbare internationale berichtstandaarden te ondersteunen. De oplossing van Adobe is reeds op een aantal plaatsen geïmplementeerd voor de uitwisseling van documenten. Adobe heeft de werking van deze oplossing beschreven in een white paper “Using Intelligent PDF to support compliant eInvoicing solutions”.

Het Open Document formaat is eveneens een XML container en wordt ondersteund door bedrijven die hun vertrouwen hebben uitgesproken voor Open Standaarden. Een werkend voorbeeld op basis van Open Document is nog niet voorhanden.

Niettegenstaande het feit dat beide standaarden zich uitstekend lenen voor het realiseren van deze multi-purpose benadering moet er nog veel gebeuren voordat de multi-purpose exchange standaard door iedereen verwerkt en verstuurd kan worden.

Op de weblog van Adobe kunt u een videoopname bekijken waarin de kracht van intelligente PDF formulieren worden toegelicht. Tijdens deze video wordt eveneens verteld dat elke internationale berichtstandaard als basis voor de gegevensopslag gebruikt kan worden.

Tags van Technorati: electronic data interchange,HR-XML,UBL,e-Invoicing,e-Business

Laatste update: 27-11-2011