DANGA FOR CLOUD BUSINESS

Finally all European Stakeholders stepped on board of the European train launching the new e-Invoicing awareness journey

2011-09-16T17:00:00.000+02:00

With the launch of the European Multi-Stakeholder Forum during the first meeting on 13 September 2011 in Brussels the European e-Invoicing train moves again. Personally I really hope that the people on board are going to heat up the discussion and force a breakthrough on the adoption and diffusion of e-Invoicing. It is time for a positive sound from people who are not making money of e-Invoicing but care about economical and environmental sustainability of Europe.

The European Commission made the development of e-Invoicing an objective in the eEurope Actions plans of 2002 and 2005, as well as in the i2010 strategy and in the Competitive and Innovation Framework Programme (CIP). To realize these goals the European Commission, at the end of 2006, formed an informal Task Force of industry experts with the objective to pave the way for future work on a European e-Invoicing Framework (E.E.I.F.).

In July 2007 the Informal Task Force reported that Electronic Invoicing could significantly reduce supply chain costs across Europe, help streamline business processes and drive innovation. The Task Force recommended the creation of a European e-Invoicing Framework that encourages/fosters the development of interoperable e-Invoicing solutions/services and forms the basis for realizing legislative and procedural change. They concluded with recommending the formation of a European e-Invoicing Steering Committee that should take overall responsibility for designing the European e-Invoicing Framework by the end of 2009 and should act as the focal point for consolidating European business practices.

In a follow-up to the recommendations of the Task Force the European Commission in October 2007 decided to set up an Expert Group on e-Invoicing with the goal to deliver the E.E.I.F. The Expert Group started their work in February 2008 with identifying the scope and nature of the E.E.I.F. After due considerations of all viewpoints – positions and opinions – the Expert Group concluded that the E.E.I.F. should take the form of a set of coherent recommendations – actionable recommendations and proposals – designed to promote the uptake of e-Invoicing. Moreover the Expert Group stated that these recommendations required immediate action from all interested parties.

On 30 November 2009 the Expert Group presented their Final Report wherein they included their recommendations and proposed the establishment of an EU-level Multi-Stakeholder Forum. In the opinion of the Expert Group recommendations opposed to regulations and directives are not binding for Member States. The EU-level Multi Stakeholder Forum should promote the implementation of the recommendations, guide standardization efforts and champion the further development of e-invoicing into a Single Market practice.

After the decision of the European Commission to set up a European Multi Stakeholder Forum on e-Invoicing at the end of 2010 (see IP/10/1645) it became a bit quiet. But finally after a long period of silence the establishment of the European e-Invoicing Multi Stakeholder Forum is a fact.

The first meeting of the Forum members took place on 13 September 2011 in Brussels. The Forum brings together key actors from the private and public sector of all Member States. It provides a unique platform to exchange experiences and best practices which can pave the way to the broad-scale adoption of e-invoicing at both national and EU level. The Forum is going to monitor the uptake of e-invoicing in all Member States and should help the Commission in identifying further measures to facilitate the mass adoption of e-invoicing across borders.

It is time to make some progress towards realizing the previously expressed recommendations, instead of issuing new recommendations. Apart from encouraging the Member States to implement the Council Directive 2010/45/EU the focus should be on intensifying the word-of-mouth communication to key decision makers of companies and enterprises in Europe. During the past years most organizations have become numb and overwhelmed by the numerous promotional campaigns of solution and service providers. These types of promotion and advertisement reached such a level of repetition and saturation that decision-makers have lost focus - the wear-out of e-Invoicing has started.

To boost e-Invoicing there is a need for more interpersonal word-of-mouth communication and face-to-face interaction with early adopters of e-Invoicing demonstrating the real results and benefits they achieved.

Looking at the list of participants I feel confident this new Stakeholder Forum is going to succeed in getting e-Invoicing on the right track in Europe. The majority of participants stems from national and European organizations not focused at selling e-Invoicing solutions or services.

Tags: e-Invoicing

Last update: 26-11-2011

Using the power of OOXML for bringing electronic invoicing to SME's

2011-01-07T19:04:00.000+01:00

During the past years Albalia Interactiva, a Spanish consulting firm, has developed solutions for managing XML-based invoices using Microsoft Office. Albalia Interactiva is a company specialized in systems that provide legal certainty for electronic transactions.

In 2009 Albalia has developed an add-in for Microsoft Word 2007, called FactOffice, that enables the management (issuing, receiving and visualizing) of electronic invoices based on the Spanish XML format Facturae.

In 2010 Albalia upgraded the functionality to Microsoft Office 2010 (Word and Excel), rebranded the name to OffInvoice and extended the supported XML formats. Now the solution supports Facturae V3.1 and V3.2, UBL (Universal Business Language) and the UN/CEFACT Cross Industry Invoice, commonly known as CII.

Both solutions are developed as an extension to the Ribbon User Interface, the task-oriented Graphical User Interface (GUI) introduced in Office 2007, and the solutions are available as open source projects on CodePlex (the Open Source Project Community site hosted by Microsoft).

There are three licenses involved:

- For the Add-in there is a Dual licensing approach:
Microsoft Public License (Ms - PL)
European Union Public Licence (EU-PL)

- For the bouncycastle library: The Legion of Bouncycastle http://www.bouncycastle.org/licence.html

- For the Backtrust signature library developed by Albalia Interactiva S.L.: http://www.backtrust.net/index.php?page=backtrust-for-offinvoice-license

The solutions use Word or Excel as a template for capturing data in the case of issuing and visualizing in the case of receiving. Additionally they enable the validation of and signing with electronic signatures in XAdES-EPES (Explicit Policy Electronic Signatures) and XAdES-X-L (Extended Long-term Signatures) formats (XAdES).

For installing the add-in download the installer for FactOffice or OffInvoice from the CodePlex site, choose FactOffice.Codeplex.com or OffInvoice.CodePlex.com. But first check the requirements to find out what software is required to run the solution.

The approach taken by Albalia uses the power of the Microsoft Office Open XML (OOXML) format and complies with the multi-purpose exchange format I described in a bloart of October 2009. In this weblog article I present the multi-purpose exchange standard as a solution for opening Electronic Invoicing on a larger scale to all companies.

Tags: Adobe XML Data Package (XDP), Open Document Format (ODF), Office Open XML (OOXML), UBL, e-Invoicing, UN/CEFACT

Last update: 24-11-2011

Start saving the climate by using e-Invoicing !

2010-06-14T17:11:00.000+02:00

While analysts and investors have always focused on the financial position of companies, today environmental aspects are becoming of greater interest and importance. Financial investors are increasingly assessing the contribution that environmental issues have on intangible corporate value, such as brand value, customer loyalty and retention, and corporate reputation.

With the growing attention for the principles of sustainability many companies started publishing their annual Corporate Social Responsibility (CSR) achievements and/or include relevant environmental key performance indicators in their annual reports. Stakeholders want companies to disclose information about how they have performed in their value creation process, how they have maximized the value of their intangible assets and how they have / will contribute to the environmental theme of climate change.

Studies of several Research Organizations and Institutions in the past years show the environmental impact of switching from paper-based invoicing to electronic invoicing is high. One way for companies to present their commitment to the preservation of the natural environment is by implementing electronic means of doing business such as electronic invoicing and procurement.

A recent study (April 2010) of TNO - the Netherlands Organization for Applied Scientific Research - reveals that paper invoicing has an energy consumption that is almost twice as much and a CO2 emission approximately 1.5 times higher as for digital invoicing. TNO investigated the direct and indirect effects of dematerialization on the usage of energy and the emission of CO2.

To most of us the concept of dematerialization is 'Less clear than it seems' and that is precisely the title of a thematic exploration study executed for the Dutch Ministry of VROM (Ministry of Housing, Spatial Planning and the Environment) in September 2000 (published in January 2001). The authors of the document sided with the view that 'the aim of dematerialization is the reduction of environmental impact of material flows' and provided a number of definitions, visions and policy suggestions. Their dematerialization policy is aimed towards influencing the development of economic systems in such a way that the environmental impact of the material flow caused by those systems is significantly, and in absolute terms, reduced.

TNO calculated that ten million electronic invoices sent by businesses to governments (B2G) amount to energy savings of 3TJ (terajoule) and almost 200 tonne (tonne) CO2. In their report 'Energie- en CO2-besparing door elektronisch factureren' they concluded that switching to digital invoicing for all invoicing types (B2G, B2B and B2C) would result into energy savings of approximately 1PJ (petajoule) and a CO2 emission savings of almost 70 Kt (kilotonne).

In a similar study from 2008 by the Department of Environmental Strategies Research at the Royal Institute of Technology in Sweden, the whole paper invoice life cycle was assessed from the forestry up to and including the recycling of the paper after the legal archive period. In the report 'Effects of the total change from paper invoicing to electronic invoicing in Sweden' the authors present their Life Cycle Assessment approach and the results of their analysis.

The study examined the consequences of changing 1,4 billion invoices from distribution on paper to electronic distribution and concluded that this change would be beneficial. If all invoices in Sweden were to be changed from paper to electronic, a total energy saving of around 1.400 TJ-equivalents/year and reductions of greenhouse gas emissions corresponding to 39.000 to 41.000 tonne CO2-equivalents/year would be made.

A study of Methis Environmental in Belgium shows that a saving of 15.000 tonne paper and a reduction of CO2 emission between 24.500 - 33.000 tonne can be achieved by using e-Invoicing instead of printed invoices. Their calculation takes as average 900 millions of invoices printed by year and a use of 50 % recycled paper.

Before the environmental benefits will become visible to everyone a serious uptake of electronic invoicing in Europe is needed. In 2009 the number of businesses using electronic invoicing was 1,4 million and the total volume of processed e-invoices in the B2B segment was 860 million (Source: DB Research & Billintis) . With over 490 million businesses in Europe and a total of 32 billion invoices the percentage of e-invoice users is only 0,2% and the percentage of e-invoices is just 2,7%.

With such low diffusion and penetration of electronic invoicing in Europe Social and Environmental Responsibility requirements can become a perfect instrument for motivating and stimulating decision-makers to start using electronic invoicing.

Tags: e-Invoicing

Last update: 27-11-2011

SAP steaming up to become an all-round player in the cloud computing market

2010-04-01T19:14:00.000+02:00

On 30 March 2010 SAP presented the availability of their on-demand, collaborative decision-making software called SAP StreamWork, formerly known as 12sprints. SAP StreamWork is transforming the way people work together, share information, make clear decisions and develop strategies.

Most businesses today use a range of applications, including e-mail, collaboration products, business systems and Web 2.0 applications to accomplish their work. In such chaotic and constantly changing work environments where information flows at an overwhelming pace it becomes hard to establish a clear decision-making foundation and get the proper results.

SAP addresses this challenge with SAP StreamWork, which brings together people, information and proven business methodologies to help teams naturally and fluidly work toward goals and outcomes. Teams can assess situations together, develop strategies and make clear decisions, with a full record of what transpired.

With customers looking for low-cost and easy-to consume pricing models that are flexible and can be altered to meet changing business needs, SAP is offering SAP StreamWork through a tiered subscription model that includes a free version.

To learn more about the functionality of SAP StreamWork visit the Tutorials section or watch the SAP StreamWork YouTube channel at YouTube SAP StreamWork.

Breaking down the barriers to adoption of Cloud Computing is not an easy task. It requires vision, years of technology innovation and the financial capabilities - the power - to transform vision into practice.

In the last few years SAP has worked hard to become an all-round Cloud Computing company, by acquiring and developing innovative Cloud-oriented technologies.

February 2009 - Acquisition of Coghead
On 19 February 2009, SAP acquired the intellectual property assets of Coghead, the next generation platform for building web applications.

Read more about Coghead on SAP Web 2.0 by Timo Elliot at SAP Cloud Platform.

May 2009 - Acquisition of Skydata
On 25 May 2009, SAP acquired the innovative start-up company Skydata, a new type of business mobile “Mashup” application provider, that enables fast and easy access to all enterprise business data on RIM, Windows Mobile and Apple iPhone devices.

Read more about SkyData on SAP Web 2.0 by Timo Elliot at SAP acquires Skydata for agility and mobility.

September 2009 - SAP Gravity
End of September 2009 SAP Research in Brisbane, Australia and SAP Netweaver Development presented SAP Gravity, a Business Processing Modeling Tool for Google Wave. SAP Gravity is a prototype providing real-time, cloud-based collaborative business process modeling within Google Wave.

Google Wave is Google's new real-time collaboration platform that combines features of e-mail, social networking, wikis and instant messaging in one integrated browser-based client. Google Wave offers rich developer APIs to extend the core functionality with custom components.

SAP Gravity has been embedded as a Google Wave "gadget" that can be added within the Google Wave client. Leveraging the collaborative features of Google Wave, all business process modeling activities get propagated in near real-time to all other participants of the Wave. In addition, participants of the Wave can use all other features provided by Google and its developer community to enrich the collaborative modeling experience.

Read more about Gravity on SAP Web 2.0 by Timo Elliot at SAP Gravity Collaboration using Google Wave.

Meanwhile SAP is integrating the Gravity prototype into SAP StreamWork.

SAP Research RoofTop Marketplace
A new kind of Web-based application, known as Enterprise Mashups, has gained momentum in the last years: Business users with no or limited programming skills are empowered to leverage in a collaborative manner user friendly building blocks and to combine and reuse existing Web-based resources within minutes to new value added applications in order to solve an individual and ad-hoc business problem.

SAP Research St. Gallen in Switzerland build the SAP Research RoofTop Marketplace prototype as part of their participation in the European Framework Programme 7 project Fast Morfeo. FAST aims at providing an innovative visual programming environment that will facilitate the development of next-generation composite user interfaces. It constitutes a novel approach to application composition and business process definition from a top-down user-centric perspective.

The SAP Research RoofTop Marketplace prototype is a Web-based application based on AJAX (Asynchronous JavaScript and XML) that demonstrates the power of Mashups and presents an intuitive environment to create Enterprise Mashups without any programming skills.

Read the paper Towards A Reference Model for Grassroots Enterprise Mashup Environments.

Read more about SAP Research Rooftop Marketplace on SAP Web 2.0 by Timo Elliot at SAP Innovation Enterprise Mashup prototype RoofTop Marketplace.

SAP launched the beta release of StreamWork in February 2010 under the codename 12Sprints and managed to attract the attention of some well-known providers of web-based on-demand solutions, such as Box.net, Evernote and Scribd. These companies teamed up with SAP and embraced the software's open architecture. They established integration with their solutions within a few weeks time.

- Box.net
Box.net, based in Palo Alto, California, was founded on a simple, powerful idea: people should be able to access and share their content from anywhere.

The Box's cloud content management platform makes it simple for businesses to share, access and manage content online. The integration with SAP StreamWork enables users to easily add their Box content, such as research reports, marketing and creative assets, or project plans to an SAP StreamWork activity, so that relevant content can be present in the decision-making process.

Additionally SAP StreamWork users can also create Box folders directly within SAP StreamWork and associate them with a specific activity.

The integration with SAP StreamWork demonstrates - is another example of - how the cloud continues to be a viable platform for businesses of all sizes, said Karen Appleton, vice president of business development at Box.net.

Most people will know Box.net from the LinkedIn Files application that enables LinkedIn users to:
* upload, organize and manage files to share with other members
* share documents, presentations, photos, videos and audio on their profile page
* send files stored on Box.net seamlessly with other users through LinkedIn messaging system
* collaborate and connect with LinkedIn members through project files and folders

Want to learn how to use Box.net on LinkedIn watch the YouTube video LinkedIn's Box.net Application.

- Evernote.com
Evernote is an independent, privately held company headquartered in Mountain View, California.

The goal of Evernote is to give everyone the ability to easily capture any moment, idea, inspiration, or experience whenever they want using whichever device or platform they find most convenient, and then to make all of that information easy to find.

Evernote provides a multi-platform content capture and organization service, that works across the computers and phones people are using on a daily basis. Evernote is integrated into SAP StreamWork, allowing users to pull information from Evernote directly into an SAP StreamWork activity.

“Successful teamwork requires that all stakeholders easily share their thoughts and information in order to make the right decisions,” said Phil Libin, CEO of Evernote. “From collecting research to sharing ideas, every aspect of a project needs to be well handled to ensure the best results. Evernote and SAP StreamWork make this possible.

Evernote allows individuals to take notes, save research and capture ideas anywhere using their computers and phones. That content is then automatically sent into their SAP StreamWork projects, where team members can collaborate and use the data to inform their decisions. Together, Evernote and SAP StreamWork get users from idea to decision fast.”

- Scribd.com
Scribd is headquartered in San Francisco, California, and launched in 2007. Meanwhile Scribd became the largest social publishing and reading site in the world.

On Scribd, people can easily turn any file - such as PDF, Word and PowerPoint - into a web document and immediately connect with passionate readers and information-seekers on the thriving community, through connected sites such as Facebook or Twitter and search engines such as Google.

Scribd has contributed document reader technology to SAP StreamWork allowing users to read documents in formats such as Microsoft Word and Microsoft Excel directly within the SAP StreamWork environment, without having to download or open the file in a new window. “Integrating Scribd technology into SAP StreamWork gives people access to all of the documentation they need to make informed decisions,” said Jared Friedman, CTO and co-founder, Scribd.

Read the news announcement SAP® StreamWork™ Helps Companies of All Sizes Transform the Way People Work on the website of SAP.

Tags: ERP, CRM, Cloud Computing, mashups

Last updated: 27-06-2010

Is Europe in the ban of the VAT Directive simplification on e-Invoicing ?

2010-03-16T19:29:00.000+01:00

Update on the adoption of the proposed changes of the VAT Directive:

On 2 December 2010 the European Commission published their communication “Reaping the benefits of electronic invoicing for Europe” (COM(2010) 712 final) and their decision “Setting up the European Multi-Stakeholder Forum on Electronic Invoicing (e-invoicing)”(C(2010) 8467 final).

The Communication identifies a set of actions to support the uptake of e-invoicing by ensuring legal certainty and promoting the development of interoperable e-invoicing solutions based on a common standard, paying particular attention to the needs of SMEs. The Communication also invites the Member States to take action and promote e-invoicing at national level. All actions aim at making e-invoicing the predominant method of invoicing by 2020.

Reference(s):
2010/C 326/0 of 2 November 2010

COM(2010) 712 final of 2 December 2010

C(2010) 8467 final of 2 December 2010

On 13 July 2010 the Economic and Financial Affairs Council accepted the new revised VAT Directive 2010/45/EU amending the Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing. Changes issued with the proposal COM/2009/0021 final - CNS 2009/0009 from 28 January 2009 were only for a small part taken over. The most important change proposed with COM/2009/21 on removing the article 233 has been rejected. However the rules for ensuring the authenticity of the origin and integrity of the content are now extended with the use of business controls as the primary way.

Each taxable person shall determine the way to ensure the authenticity of the origin, the integrity of the content and the legibility of the invoice. This may be achieved by any business controls which create a reliable audit trail between an invoice and a supply of goods or services.

Also a proper and clear definition of what is understood with the terms authenticity and integrity are presented.

'Authenticity of the origin' means the assurance of the identity of the supplier or the issuer of the invoice.

'Integrity of the content' means that the content required according to this Directive has not been altered.

Reference(s):
CNS/2009/0009 Procedure File

VAT Directive 2010/45/EU

End Update

The European Commission on 28 January 2009 adopted a proposal to change the VAT Directive 2006/112/EC (from 28 November 2006) with respect to invoicing rules. The main objectives are to reduce burden on business, increase the use of e-Invoicing, support small and medium sized enterprises (SMEs) and help Member States tackle fraud.

The foundation of the proposal is based on “equal treatment of paper and electronic invoices” in a technology neutral way by removing the conditions for an Advanced Electronic Signature (AES) and Electronic Data Interchange (EDI). The reasoning is that e-Invoicing is part of a larger process where every process step contributes to authenticity and integrity of the trade transaction.

Several Member States and Solution Providers believe these guarantees can only be provided by electronically signed e-invoices. Removing the requirement to guarantee the authenticity of origin and integrity of content by means of pre-defined technological solutions, such as EDI and Electronic Signatures, is therefore the most challenging from a political and governmental perspective for the coming years. It requires a “paradigm shift” in thinking about audit management processes and strategies by all parties involved, whether that be Tax Authorities, Solution Providers or Small, Medium-sized and Large Companies.

Since 2006 stakeholders in Europe have been working hard on developing measures and establishing procedures for simplifying, modernising and harmonising the VAT Invoicing Rules. All the reports of experts in the field, opinion statements and position papers issued by Federations, Associations, Member-Based Communities, Government Authorities and Public Administrations indicate that a majority of stakeholders supports the simplification of e-Invoicing by establishing equal treatment of paper and electronic invoices.

The Expert Group on e-Invoicing installed by the European Commission on 31 October 2007, tasked to propose a European e-Invoicing Framework (EEI Framework), has issued their Final Report on November 2009. The recommendations of the Expert Group and the reactions from stakeholders in Europe will be taken into account by the European Commission in developing its further position on e-Invoicing.

See the final report and the consultation document: http://ec.europa.eu/enterprise/newsroom/cf/itemshortdetail.cfm?lang=nl&item_id=3875

See the final report: http://ec.europa.eu/internal_market/consultations/docs/2009/e-invoicing/report_en.pdf

The Expert Group on e-Invoicing in their Final Report ascertain that there are two key issues:
- The present European landscape of e-invoicing legislation is disharmonised. The methods set out in Article 233 of Directive 2006/112/EC have been implemented in Member States’ national legislation in widely different ways. This leaves trading parties experiencing difficulties in finding the right degree of clarity and legal certainty to encourage adoption of e-Invoicing.

- Internal business controls did not receive appropriate attention in the current legislative framework and its implementation. This is unfortunate because such controls are essential to all invoicing processes and, for most, whose systems are mature and robustly auditable, can actually provide the necessary assurance and without creating technical and operational complexity.

Based on the principles of equal treatment between paper and electronic invoices, technology neutrality and internal business controls, the Expert Group issued their recommendations. With regard to article 233 they recommend that “No legislative or other requirements should be imposed on electronic invoices above those that exist for paper invoices today”.

They furthermore state that “The Commission’s January 2009 proposal for a new VAT Directive (COM(2009) 21 final), should be adopted by all Member States and transposed into national legislation. In particular the provisions of Articles 232–237 of the current Directive on the Common System of Value Added Tax (2006/112/EC) should be removed so as to shift from technology based requirements to requirements based on equal treatment, technology neutrality and internal business process controls”.

Additionally they state “In the short term, pending the adoption of the new VAT Directive, those Member States who have not yet done so, should be encouraged to implement the option of 'other means' as provided for in the current VAT directive (Directive 2006/112/EC) so as to enable the practical implementation of the Expert Group’s Code of Practice”.

Despite the efforts of all those people some stakeholders start raising their concerns on the recommendations of the Expert Group and on the measures announced by the European Commission. The contributions of these stakeholders in normalisation and standardisation committees aimed at crafting meaningful and long-term simplification and harmonisation of e-Invoicing have been intense and fruitful.

Although the European Commission has not yet decided on the final outcome of the Regulatory Requirements for Electronic Invoicing recent announcements of stakeholders are jeopardizing the viability and sustainability of the hard work done and the future position of e-Invoicing.

In my opinion Europe needs an intermediate state to overcome all the discussions and enable all stakeholders to leverage technological, functional and legal innovations in the domain of e-Invoicing, e-Archiving and e-Procurement. In that respect the best European leaders can do now is to reinstate Article 233 in the proposed VAT Directive and add to it as the first option the use of a Business Control and Tax Control Framework as extensively described in the CWA 16047 - CEN / ISSS eInvoicing Compliance Guidelines or CEN / Fiscalis e-Invoicing Good Practice Guidelines.

See first version:
http://www.epractice.eu/files/media/media2331.pdf

Latest version can be found on:
http://www.e-invoice-gateway.net/knowledgebase/documents/

The consultation on the Final Report of the Expert Group on e-Invoicing will definitely shed some lights on the visions and standpoints of the different parties.

Today [16 March 2010] the European Ministers of Finance apparently decided not to await the outcome of the consultation and during the ECOFIN Meeting adopted a revised version of the VAT Directive containing changes reinstating the article 233 adding to it the option of the Business and Tax Control Process Framework.

Looking at the evolution of Electronic Invoicing in Europe one can conclude a lot has happened since the European Commission started in 2001 with amending the regulatory requirements for Electronic Invoicing in Europe. In general almost all stakeholders called upon to support the principle of equal treatment of paper and e-invoicing on authenticity and integrity.

Let us have a look at the developments that took place in the past years:

- 2001

***[20 December 2001] The Council Directive 2001/115/EC of 20 December 2001 amending Directive 77/388/EEC with a view to simplifying, modernising and harmonising the conditions laid down for invoicing in respect of value added tax.

See documents:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32001L0115:en:NOT

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2002:015:0024:0028:EN:PDF

- 2002

***[24 October 2002 - 30 September 2003] Final Report and Recommendations of the CEN / ISSS e-Invoicing Focus Group on Standards and Developments on electronic invoicing relating to VAT Directive 2001/115/EC

The CEN / ISSS e-Invoicing Focus Group (e-IFG) on request of the European Commission DG Taxation and DG Enterprise investigated the issues surrounding standards relating to e-Invoicing and VAT in relation to the new Council Directive 2001/115/EC, which had to be implemented by Member States by 1 January 2004.

The scope of the CEN/ISSS e-Invoicing Focus Group (e-IFG) has been:
- To provide an overview of the standardization aspects of electronics invoicing
- To assess existing standards and their implementation
- To provide proposals for additional activities should these be considered necessary

The group needed also to ascertain that the standardization framework ensured ‘Authentication and Integrity’ requirements as stated in Directive 2001/115/EC were met in a cost effective manner, whilst maintaining an adequate level of interoperability and functionality.

Particular attention had to be paid to the electronic signature and EDI standardization issues, as well to those posed by technology advances, e.g. web services. The group had also to examine archiving.

The e-IFG concluded:
- With e-Business being established in large and small enterprises, there is an urgent requirement from business and tax administration to have a standardized approach to e-Invoices, which meets the needs of all business and tax administrations and is of central importance for the success of ecommerce.

- Although standards on EDI and on electronic signatures are available to a certain extent, too many issues on interoperability surround especially cross border electronic invoicing and VAT, and too diverse legislation on electronic signatures and VAT in Member States prevent business and administration to make adequate use of European harmonisation in electronic commerce.

See recommendations:
http://einvoicegw.campus02.at/upload/upload/2_final_e-invoicing_report.pdf

Download recommendations via:
http://www.cen.eu/cen/Sectors/Sectors/ISSS/Focus/Pages/default.aspx

- 2005

***[16 November 2005] e-Invoicing and e-Archiving taking the next step, a European Survey by PricewaterhouseCoopers

In July and August 2005, on request of PricewaterhouseCoopers Belgium the PwC's International Survey Unit in Belfast undertook a research study into the dematerialization of invoices in Europe.

With the survey, they wanted not only to gain insight into the current state of the adoption of e-Invoicing and e-Archiving in Europe, and what it is that drives companies to engage in e-Invoicing projects, but also to identify potential obstacles to the further widespread use of these digitisation techniques.

In their survey report PwC gave a brief overview of e-Invoicing and e-Archiving, together with their definitions and a summary of the regulatory conditions at that moment in a European context.

PwC concluded that more generalised adoption was required, together with internal process improvements and better use of technological solutions. They also presented their recommended approach to assist clients in their e-Invoicing and e-Archiving projects.

See survey report:
http://www.pwc.com/en_LU/lu/tax-consulting/docs/pwc-einvoic2005.pdf

See press release:
http://www.pwc.com/en_BE/be/press/2005-11-15-einvoicing-earchiving-en-pwc-05.pdf

- 2006

***[28 November 2006] Council Directive 2006/112/EC of 28 November 2006 on the common system of value added tax [Ref: OJ L 347, 11.12.2006, p. 1–118 - CNS 2004/0079 and ID: 32006L0112]

See documents:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2006:347:0001:0118:EN:PDF
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32006L0112:EN:NOT

- 2007

***[July 2007] European Electronic Invoicing (EEI) Final Report of the Informal Taskforce

In July 2007 the Informal Taskforce on e-Invoicing published their Final Report on e-Invoicing.

The Informal Taskforce states “European electronic invoicing (EEI) is set to be a fundamental enabler in contributing to European competitiveness. Realising electronic invoicing could significantly reduce supply chain costs by 243 billion EUR across Europe, as well as helping to streamline business processes and help drive innovation.”

In their view technical complexity, legal uncertainty and operational constraints (trust and operational issues) hamper a common European approach.

They conclude with recommending the establishment of an European Electronic Invoicing Steering Committee. “A policy level cross-European activity on e-Invoicing is needed to help counter act current fragmentation, to tackle barriers to EEI and establish the basis for innovative market driven solutions. The formation of a EEI Steering Committee under the EC will do exactly that. In combining knowledge and expertise to harmonise approaches it should be possible to establish an umbrella EEI Framework. This Framework would set out a conceptual structure that supports the provision of the e-Invoicing services in an open and interoperable manner across Europe.”

See Final Report:
http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/files/2007-07-eei-final-rep-3-2_en.pdf

***[31 October 2007] Commission Decision 2007/717/EC of 31 October 2007 setting up an Expert Group on electronic invoicing (e-Invoicing)

At the end of 2007 the Expert Group on e-Invoicing was set up by the European Commission Decision 2007/717/EC of 31 October 2007. The Expert Group was tasked to develop a European e-Invoicing Framework (EEI Framework).

See document:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2007:289:0038:0044:EN:PDF

- 2008

***[12 June 2008] Status report from the Expert Group on e-Invoicing

On 12 June 2008 the chair of the Expert Group on e-Invoicing reported three activity streams of work were underway including 1) development of a compelling set of high level Business Requirements, 2) development of proposals to simplify and evolve the Legal and Regulatory framework for e-Invoicing and 3) development of a vision for how market could better respond to user needs through Network solutions supported by Standards.

See document:
http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/files/einvoicing_status_report_final_en.pdf

***[2 July 2008] Open Letter Chairman of the e-Invoicing Expert Group

On 3 July 2008 the Chairman of the e-Invoicing Expert Group published an open letter to present the proposals for improving the legal and regulatory environment for electronic invoicing between trading entities within Member States of the European Union.

The Chairman explained “e-Invoicing is complicated by widely different transpositions of the VAT Directive into Member State law and the options which the VAT Directive permits Member States to select. The three methods for the guarantee of the authenticity and integrity of data, allow Member States to create substantial variations in their local application of the permitted options, leading to them being applied differently in practice from one Member State to another.”

With regard to these methods the Chairman noted that Electronic Signatures would not be viable for intra-community transactions and that the electronic signature rules would be difficult to implement in practice, due to the different procedures in use and the protective attitude of a number of Member States towards their own Certification Authorities.

The Chairman concluded “The unintended consequences of the current situation are many and include a lack of harmonised practices, legal uncertainty, high cost and complexity, barriers to EU-wide electronic commerce and disincentives to innovation among all players in the value-chain, i.e. users, service providers, and tax authorities.”

The Chairman then addressed the widely felt sentiments of all stakeholders in Europe that there is too much emphasis on the processes and technology required to support the secure transmission (and storage) of e-Invoices. Moreover the Chairman stated that the consistent application of business controls should become the most important reassurance to Tax Authorities that VAT processes are correct and appropriate, whereas tax auditors should not have a different audit approach for paper-based and e-invoicing solutions.

Thereafter the Chairman outlined the starting principles of the Expert Group proposed for adoption by all stakeholders and summarized the proposal of the Expert Group:

“The Expert Group proposes that a new European E-Invoicing Recommendation (EEI Recommendation) is agreed and adopted by the Commission, and that Art. 233 section 1 a) and b) should be deleted and replaced by a reference to the EEI Recommendation.”

“As a further element of the required solutions to existing uncertainties in the environment for e-Invoicing, we propose that the provisions for the use of electronic signatures in relation to VAT compliance in particular and for their use in general, enjoy a much greater and preferably full harmonisation across the EU, including mutual recognition between Member States.”

See document:
http://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/files/eeicoverletter_en.pdf

***[22 September 2008] Taskforce Reply to EEI Draft Recommendations

On 22 September 2008 a Corporate Taskforce came together at BUSINESSEUROPE to announce their support and clarify their position towards the draft recommendations issued by the Expert Group on e-Invoicing. The participants in the Taskforce were members from German Business Federation (BDI), Finnish Business Federation (EK), Nokia Oyj, General Electric, Shell, Volvo, Swedish Business Federation (SN), UEAPME, EUROCHAMBRES, BUSINESSEUROPE.

The reply of the taskforce can be found on the website of the UEAPME, the European Association of Craft, Small and Medium-sized Enterprises:
http://www.ueapme.com/IMG/pdf/Corporate_Taskforce_Reply_EEI_Draft_Recommendations_22-9-2008.pdf

In their introduction they clearly state that they strongly support the key aim of the draft recommendations to ensure equal treatment of paper invoices and e-invoices. They consider this aspect the fundament for shaping an environment that allows e-invoicing to grow. They also indicate that equal treatment should form the basis for the development of a technology neutral solution for e-invoicing in the Expert Group. Whether in paper or in electronic format, invoices always sit on top of other legal documents (e.g. contracts, purchase orders etc.) related to the respective transaction and the same business internal control processes are applied to both of them.

With regard to article 233 they clearly state that the article should express “equal treatment of paper and e-invoicing on authenticity and integrity and that the internal controls at supplier and customer level should safeguard this”. Additionally they state that “although an electronic signature is a method to prove authenticity of origin and integrity of content, the issuance of e-invoices should not trigger the obligation of an electronic signature if authenticity of origin and integrity of content can also be proved by other means”. In their opinion “Internal business controls, if properly implemented, should be a sufficient reassurance to tax.”

***[26 September 2008] Opinion Statement of the CFE Fiscal Committee on VAT formalities, Review of the existing legislation regarding invoicing from 26 September 2008

On 26 September 2008 the Fiscal Committee of the Confédération Fiscale Européenne (CFE) published their Opinion Statement on the “Review of the existing legislation regarding invoicing”.

The CFE expressed its major concern about the requirement of sophisticated encryption methods such as for example advanced electronic signatures, for both the electronic invoicing and electronic archiving.

In their view there is no evidence that such encryption procedures are necessary. They also stated that “Complex national encryption requirements imposed on the issuers of invoices are totally useless when the VAT is due from the customer, rather than the supplier, which is the position with many international or intra-community supplies”.

See document:
http://www.cfe-eutax.org/node/1690

***[22 October 2008] Opinion of the HLG on the reform of the invoicing rules in the VAT Directive

On 22 October 2008 the High Level Group (HLG)of Independent Stakeholders on Administrative Burdens issued their opinion on the reform of the VAT invoicing rules in Directive 2006/112/EC (VAT Directive).

The High Level Group of Independent Stakeholders on Administrative Burdens was set up inter alia to advise the European Commission on suggestions for administrative burdens reduction measures coming from the Consortium (Capgemini, Deloitte and Rambøll management) and from stakeholders through the Internet consultation.

The HLG noted “The VAT invoicing rules leave too many options to Member States so that national requirements for electronic invoices differ between Member States, which increases costs in case of cross-border transactions and makes e-invoicing less attractive. In particular, different rules regarding the authenticity of the invoice have been identified as one among several reasons why the overall market penetration of e-invoicing across the EU is still low.”

The HLG called upon the European Commission to present an ambitious legislative proposal removing unnecessary obligations in the area of VAT invoicing rules and enabling enterprises throughout Europe to make maximum use of the savings potential presented mainly by electronic invoicing and electronic archiving.

The HLG furthermore stated “The guiding principle should be the equal treatment of paper and electronic invoices whilst encouraging enterprises to use electronic invoicing” and they called upon the European Commission and the Member States to eliminate requirements specifically imposed on electronic invoicing and electronic archiving which may hinder the uptake of these technologies and prevent the realisation of significant cost savings.

Finally the HLG stated “Any European approach developed for the purpose of promoting e-invoicing should be harmonised and technologically neutral, as well as flexible enough, so as not to impose additional financial burdens on businesses. It should be based on the mutual recognition of national standards. The HLG calls upon the Commission and Member States to make sure that no new financial or administrative burdens are created in the context of the implementation of the planned reform.”

As such the HLG also emphasized that the equal treatment of paper and e-invoices should not lead to new requirements for paper invoices that are more burdensome than the current ones.

See document:
http://ec.europa.eu/enterprise/policies/better-regulation/files/opinion_on_va_invoicing_reform_en.pdf

***[3 November 2008] A Study on the Invoicing Directive (2001/115/EC) now incorporated into the VAT Directive (2006/112/EC)

On 3 November 2008 PricewaterhouseCoopers published their final report in the framework of the study on the Invoicing Directive (2001/115/EC) now incorporated into the VAT Directive (2006/112/EC), as applicable on 1 January 2008.

The overall objective of this study and the resulting report was to review whether, for the four principal areas of invoicing, improvements can be made to the legislation in order to further harmonise and modernise those rules so as to reduce the burdens on business and stimulate the use of electronic invoicing.

According to the call for tender, the four principal invoicing areas are:
- the requirement to issue an invoice, including self-billing and outsourcing (articles 220 to 225 of the VAT Directive);

- the content of an invoice (articles 226 to 231 and article 238 of the VAT Directive);

- electronic invoicing (articles 232 to 236 of the VAT Directive);

- the storage (archiving) of invoices (articles 244 to 249 of the VAT Directive). Besides the four main invoicing areas, the study has also considered other parts of the VAT Directive that interact with the invoicing requirements and could possibly create problems or ambiguities.

See the Final Report:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/taxation/vat/traders/invoicing_rules/phase_4_final_report_en.pdf

- 2009

***[27 January 2009]Mid-Term Report of the European Commission Expert Group on e-Invoicing

On 27 January 2009 the Mid-Term Report of the European Commission Expert Group on e-Invoicing was published.

See document:
http://ec.europa.eu/internal_market/payments/docs/einvoicing/report-2009_01_27_en.pdf

All Stakeholders were invited to provide their comments and opinions on the Mid-Term Report to the Expert Group at the latest 13 March 2009. In a summary of the comments by the European Commission, Internal Market and Services DG a summary of the comments has been produced. With respect to equal treatment they stated:

“While the principle of equal treatment between electronic and paper invoices was explicitly endorsed by 7 of 13 respondents, others shared their concern that this principle without further specification would lead to differing interpretations across Member States and thereby add to fragmentation. These latter respondents highlighted the proven value of advanced electronic signatures in that context”.

See document:
http://circa.europa.eu/Public/irc/enterprise/e-invoicing/library?l=/mid-term_report/feedback-midterm/_EN_1.0_&a=d

All responses can be found on:
http://circa.europa.eu/Public/irc/enterprise/e-invoicing/library

***[28 January 2009] VAT: Commission proposes a review of the VAT rules on invoicing with a view to reduce burdens on business and to help Member States tackle fraud [Ref: IP/09/132]

See document:
http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/09/132

***[28 January 2009] Proposal for a Council Directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing [Ref: COM/2009/0021 final - CNS 2009/0009 and ID: 52009PC0021]

The overriding aim of the proposal on invoicing is to create a modern set of harmonised rules that simplifies the invoicing requirements for businesses whilst allowing tax administrations effective means of ensuring that tax is paid. The focus of this proposal is to reduce the burdens stemming from the invoicing rules. In particular it aims to ensure the acceptance by tax authorities of electronic invoices under the same conditions as applied for paper invoices.

To promote e-invoicing this proposal aims to eliminate the barriers to e-invoicing in the VAT Directive by removing the differences between invoices sent by electronic means and those sent on paper, thereby ensuring the method of transmission is neutral.

This proposal includes also measures to help tax authorities better tackle VAT fraud. These measures include tightening up the rules on the role of the invoice in VAT deduction and enabling speedier exchange of information on intra-Community supplies.

See documents:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:52009PC0021:EN:NOT
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2009:0021:FIN:EN:HTML

***[28 January 2009] Communication from the Commission to the Council - The technological developments in the field of e-invoicing and measures aimed at further simplifying, modernising and harmonising the VAT invoicing rules [Ref: COM/2009/0020 final and ID: 52009DC0020]

In the article 237 of the Council Directive 2006/112/EC of 28 November 2006 the Commission was requested to present to the Council of the European Union by 31 December 2008 a report on the technological developments in e-invoicing and a proposal amending the conditions applicable to electronic invoicing in order to take account of future technological developments in that field. This communication presents the technological developments in the field of e-invoicing and measures aimed at further simplifying, modernising and harmonising the VAT invoicing rules.

To meet the requirement to report on the technological developments in e-invoicing a study on invoicing was conducted for the Commission. The invoicing study does not mention any specific technology as the preferred method for the safe transmission and receipt of e-invoices. The invoicing study stated: 'instead of looking for new technologies, issues with current technologies should be solved'.

See documents:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:52009DC0020:EN:NOT
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2009:0020:FIN:EN:HTML

***[2 February 2009] Proposal for a Council Directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing [Ref: 5985/09 FISC 13]

Delegations will find attached the proposal from the Commission, submitted under a covering letter from Mr Jordi AYET PUIGARNAU, Director, to Mr Javier SOLANA, Secretary-General/High Representative.

See document:
http://register.consilium.europa.eu/pdf/en/09/st05/st05985.en09.pdf

***[11 March 2009] Mid-Term Report of the European Commission Expert Group on e-Invoicing, Comments of OFS Portal, LLC

On 11 March 2009 OFS Portal (www.ofs-portal.com) submitted their comments to the Expert Group on e-Invoicing.

They stated that “they support and applaud the principle of equal treatment of paper and electronic invoices” and that they “support removing the requirement for an advanced electronic signature in an electronic invoice as has been proposed in the Proposal for a Council Directive amending Directive 2006/112/EC”. They also stated that they “support the harmonization of legal requirements for electronic invoices through audit standards that focus on semantic content and process controls”.

See document:
http://circa.europa.eu/Public/irc/enterprise/e-invoicing/library?l=/mid-term_report/us_ofs-portalpdf/_EN_1.0_&a=d

***[13 March 2009] BUSINESSEUROPE/UEAPME Reply to the Consultation on the Mid-Term Report of the Expert Group on e-Invoicing

On 13 March 2009 BUSINESSEUROPE and UEAPME replied to the Consultation on the Mid-Term Report of the Expert Group on e-Invoicing. They congratulated the Expert Group for the comprehensive Mid-Term report and welcomed in particular the emphasis on equal treatment of paper and e-invoices. They indicated they fully endorsed the focus on the existing internal business control processes as prime means of providing assurance, and the neutrality of technology and auditability.

Finally they stated “additional measures and legal obligations for companies on the auditability of e-invoices are not needed and would be counter-productive to the simplification target”.

See document:
http://www.ueapme.com/IMG/pdf/090313_Einvoicing_reply_Expert_Group_Mid_Term_Report.pdf

***[13 March 2009] Opinion on the Mid-Term Report of the EU Expert Group on e-Invoicing from the Swedish Bankers Association

On 13 March 2009 the member banks of the Swedish Bankers Association (Svenska Bankföreningen) expressed their opinion on the Mid-Term Report of the EU Expert Group on e-Invoicing. They emphasized on the need for 1) clear EU and national guidelines regarding legal aspects of conversion and archiving of e-invoices and 2) a centralized register that contains information about the electronic identification of buyers and sellers.

They advised the Expert Group to evaluate an approach which consider an invoice to be legal compliant as long as it contains the mandatory elements demanded by accounting and bookkeeping legislation. They stated that with this approach invoice data getting lost due to e-invoice conversion between different formats would be irrelevant.

See document:
http://www.bankforeningen.se/web/bfmm.nsf/lupgraphics/EC090313.pdf/$file/EC090313.pdf

***[13 March 2009] EBF Position to the Mid-Term Report of the European Commission Expert Group on e-Invoicing

On 13 March 2009 the European Banking Federation expressed in their position paper that they viewed the progress made by the Expert Group and its efforts to help the market move decisively into e-Invoicing in a positive light.

They positively noted that the Expert Group on e-Invoicing is promoting the principles of placing paper and electronic invoices on a complete equal footing. They also shared the view that the vision of a harmonised, simplified and clear legal framework for e-Invoicing can only help to reduce the existing barriers and give more clarity and simplification in this area. In this respect they stated that the Expert Group should pursue decisively the goal to amend the VAT Directive.

See document:
http://circa.europa.eu/Public/irc/enterprise/e-invoicing/library?l=/mid-term_report/eu_ebfpdf/_EN_1.0_&a=d

***[10 June 2009] Opinion of the European Economic and Social Committee on the Proposal for a Council Directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing COM(2009) 21 final — 2009/0009 (CNS)[Ref: AVIS-SECTION CESE 0475/2009 FIN and 2009/C 306/17 and ID: 52009AE1039]

On 27 February 2009 the Council decided to consult the European Economic and Social Committee, under Article 93 of the Treaty establishing the European Community, on the “Proposal for a Council Directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing”. The Section for Economic and Monetary Union and Economic and Social Cohesion, which was responsible for preparing the Committee's work on the subject, adopted its opinion on 28 May 2009. The rapporteur was Mr BURANI.

At its 454th plenary session, held on 10- 11 June 2009 (meeting of 10 June), the European Economic and Social Committee adopted the opinion expressed in the document by 114 votes, nem. con. with one abstention.

See documents:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:52009AE1039:EN:NOT
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:C:2009:306:0076:01:EN:HTML

***[November 2009] Final Report of the Expert Group on e-Invoicing

The Expert Group on e-Invoicing issued their Final Report on November 2009. The recommendations of the Expert Group and the reactions to them will be taken into account by the European Commission in developing its further position on e-Invoicing.

See document:
http://ec.europa.eu/internal_market/consultations/docs/2009/e-invoicing/report_en.pdf

They furthermore state that “The Commission’s January 2009 proposal for a new VAT Directive (COM(2009) 21 final, should be adopted by all Member States and transposed into national legislation. In particular the provisions of Articles 232–237 of the current Directive on the Common System of Value Added Tax (2006/112/EC) should be removed so as to shift from technology based requirements to requirements based on equal treatment, technology neutrality and internal business process controls”.

***[11 December 2009] Draft Report on the proposal for a Council directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing from David Casa (COM(2009)0021 – C6-0078/2009 – 2009/0009(CNS))

See document:
Draft Report from David Casa

- 2010

***[28 January 2010] Amendments on the proposal for a Council directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing from David Casa (COM(2009)0021 – C6-0078/2009 – 2009/0009(CNS))

See document:
Amendments from David Casa

***[25 February 2010] EBF input to the European Commission Consultation on the Final Report of the Expert Group on e-Invoicing

On 25 February 2010 the European Banking Federation (EBF) provided their input on the final report of the European Commission expert group on e-Invoicing.

The EBF noticed positively that the recommendations of the representatives of European financial sector were taken into consideration in the final report and can only welcome its outcome.

They state in their comments “the EBF considers that e-Invoicing could potentially be the essential part of an efficient financial supply chain and that this initiative together with the ongoing creation of the Single Euro Payment Area (SEPA) offers a good foundation for that”.

Moreover they indicate that bankers played a key role in the work of the expert group on e-Invoicing and that the findings of the final report are sensitive to the potential role of banks and the opportunity represented by e-Invoicing as a new service proposition linked to payments and supply chain finance.

They finally conclude that they fully support the e-Invoicing initiative as it is contributing to reduce the use of natural resources and hence the carbon print of invoices.

See document:
http://www.ebf-fbe.eu/uploads/D0254D-2010-EBF%20answer%20to%20EC%20consultation%20on%20e-invoicing.pdf

***[12 March 2010] Proposal for a Council Directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing - General approach / Note from Presidency [Ref: 7132/2/10 REV 2 LIMITE FISC 23 and 5985/09 FISC 13 - COM(2009) 21 final]

See document:
http://register.consilium.europa.eu/pdf/en/10/st07/st07132-re02.en10.pdf

***[16 March 2010] Council agrees on simplified rules for VAT invoicing [Ref: 7514/10 (Presse 65)]

The Council today1 agreed on a general approach, pending the opinion of the European Parliament, on a draft directive aimed at simplifying VAT invoicing requirements, in particular as regards electronic invoicing (7132/2/10).

See document:
http://www.consilium.europa.eu/uedocs/cms_Data/docs/pressdata/en/ecofin/113393.pdf

***(16 March 2010] Proposal for a Council Directive amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing - General approach / Outcome of proceedings from the ECOFIN [Ref: 7614/10 FISC 26 and 5985/09 FISC 13 - COM(2009) 21 final]

At its meeting on 16 March 2010, the Council (ECOFIN) agreed a general approach, pending the opinion of the European Parliament, on a draft Directive as regards the rules on invoicing.

See document:
http://register.consilium.europa.eu/pdf/en/10/st07/st07614.en10.pdf

***[13 July 2010] Council Directive 2010/45/EU of 13 July 2010 amending Directive 2006/112/EC on the common system of value added tax as regards the rules on invoicing [Ref: OJ L 189, 22.7.2010, p. 1–8 - CNS 2009/0009 and ID: 32010L0045]

See documents:
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32010L0045:EN:NOT
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2010:189:0001:01:EN:HTML

Other reports and studies written about e-Invoicing which briefly touch the fiscal and legal regulations related to e-Invoicing

***[January 2006] Adoption of Electronic Invoicing in SMEs, author Jessica Sundström.

See thesis:
http://epubl.ltu.se/1402-1617/2006/082/LTU-EX-06082-SE.pdf

***[25 January 2006] Electronic Invoicing in Finland - attitudes towards electronic invoicing by financial managers in small- to mid-sized companies, author Anna Rofhök-Björni.

See thesis:
http://www.pafis.shh.fi/graduates/annrof03.pdf

***[15 June 2006] ELDOC Legal study on legal and administrative practices regarding the validity and mutual recognition of Electronic Documents, prepared by Mrs. Fanny Coudert for the European Commission DG Enterprise and Industry.

See study:
http://www.telecom.gouv.fr/fonds_documentaire/tic/eldocfrance.pdf

***[3 June 2008] Electronic Invoicing Initiatives in Finland and in the European Union – Taking the Steps towards the Real-Time Economy, edited by Esko Penttinen.

See White Paper:
http://hsepubl.lib.hse.fi/pdf/hseother/b95.pdf

***[8-11 June 2008] The Adoption of Electronic Invoicing in Finnish Private and Public Organizations, authors Esko Penttinen, Maria Hyytiäinen.

See document:
http://www.hse.fi/NR/rdonlyres/D3991302-ADA4-4817-8EF3-0FF4648A5622/0/PenttinenHyyti%C3%A4inen2008.pdf

***[December 2008] How do electronic invoicing operators create value? Empirical evidence from Finnish and Italian operators, authors Esko Penttinen, Alessandro Salgaro, Timur Haussila.

See document:
http://www.hse.fi/NR/rdonlyres/60E5DBC8-2750-472E-8EB0-F30503075372/0/PenttinenSalgaroHaussila2008.pdf

***[January 2009] Impacts of the Implementation of Electronic Invoicing on Buyer-Seller Relationships, authors Esko Penttinen, Petri Hallikainen, Tuija Salomäki.

See document:
http://www.hse.fi/NR/rdonlyres/17ECE0CE-7E10-46D5-A3C1-E05E11DCFB6D/0/PenttinenHallikainenSalom%C3%A4ki2009.pdf

***[9 March 2009] Analysis of Business Requirements for e-Invoicing in a Public Procurement Context, Final Study, authors Pieter Breyne, Philip Van Langenhove, Joao Frade, Maarten Daniëls.

See document:
http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=32108

***[21 December 2009] The impact of Electronic Data Interchange and e-Invoicing on Buyer-Seller relationships in Business-to-Business markets, author Julia Maunola.

See thesis:
http://hsepubl.lib.hse.fi/FI/ethesis/pdf/12202/hse_ethesis_12202.pdf

Please stay in touch, I am working on getting this overview up to date.

Tags van Technorati: e-Business,e-Invoicing

Last update: 03-04-2011

Understanding the factors driving adoption of e-Business

2009-12-29T19:57:00.000+01:00

When companies consider implementing e-Business they need to understand that there are several factors steering the adoption of e-Business. Adoption is the process during which an enterprise becomes capable of transacting electronically.

The adoption process starts with acquiring knowledge of e-Business concepts and exploring the solutions available on the market. During an interactive awareness workshop stakeholders will learn more about e-Business models and trends.

In the next step organizations form an attitude toward the behavioral intent to pursue or reject e-Business. This requires understanding the factors that influence the “Intent to Adopt” of companies and their trading partners. Gaining more insights in the magnitude and impact of these factors improves decision-making.

The most significant factors driving and inhibiting the intent to pursue or reject adoption of e-Business are perceived benefits, external pressure, perceived costs and organizational readiness. These factors emerge from the internal and external business environments of organizations and have different effects on decision-making.

Perceived benefits and perceived costs relate to the anticipated economic and strategic advantages and disadvantages. The more the perceived benefits outweigh the perceived costs the more likely decision-makers are willing to consider adoption. Likewise, the more perceived costs outweigh perceived benefits, the less likely decision-makers will pursue adoption.

Moreover, even though there is a considerable amount of evidence that benefits exceed costs, companies may still be reluctant to adopt due to an apparent lack of organizational readiness.

On the other hand when decision-makers face extreme external pressure that may affect the well-being of the company they become increasingly vulnerable to adopt.

When overlooking these considerations there are good reasons for organizations to examine and evaluate the characteristics of drivers and inhibitors more in depth.

Perceived Benefits

Perceived Benefits are the perceptions of managers and the level of recognition by decision-makers of the relative advantages that e-Business can provide their organization. These relative advantages are considered predictors of the intent to adopt. They represent the degree to which an organization believes that value can be created. Value creation takes place on strategic and operational level.

There are two main types of Perceived Benefits, which can be categorized as direct and indirect advantages or benefits.

1) Direct advantages refer to immediate and tangible benefits that companies would enjoy by using e-Business such as reduced transaction costs and efficiency improvements.

Examples:
- Reducing manual paper handling and data entry leads to time savings.

- Reducing postage and storage needs leads to cost savings.

2) Indirect Advantages refer to less tangible (intangible) benefits that are difficult to justify and measure. These are mostly opportunities that result from the impact of changing business processes and relationships, such as improved interfirm relationships, better business control and increased ability to compete.

Examples:
- Strengthening of customer relations leads to long-term partnerships.

- Closer collaboration between supplier and buyer leads to improved customer loyalty.

Perceived Costs

Perceived Costs are the perceptions of managers regarding the relative disadvantages of e-Business for the organization. These relative disadvantages are inhibitors of the intent to adopt. They strengthen the concerns of decision-makers about the value e-Business brings on short term.

There are two main types of Perceived Costs, which can be categorized as direct and indirect disadvantages or costs.

1) Direct disadvantages refer to immediate and tangible costs that companies would incur when adopting e-Business. The tangible costs address the parts of an investment which decision-makers can easily identify and attach a quantifiable value to such as implementation and operation costs.

Examples
- Installation and integration costs.

- Cost of trading partner on-boarding management.

2) Indirect disadvantages refer to less tangible (intangible) costs that are difficult to identify and measure, such as the cost of unexpected downtimes and the cost of non-compliance with government legislations and industry regulations. These intangible costs are often closely related to actions that should be taken to ensure business continuity and to rapidly respond to changing conditions.

Examples
- Demand for increased effort and resources to support both new and existing practices.

- Risks of constantly having to adapt to changing business needs and technological requirements.

External Pressure

Over the last years External Pressure has become a significant determinant for the intent to adopt. Beyond the walls of an organization there are several types of pressure that encourage companies to achieve adoption. These types of pressure are competitive pressure, governmental enforcement and pressure from trading partners.

Competitive pressure is

Organizational Readiness

When looking at readiness organizations should realize it is not quite as simple as just being able to receive and send business documents electronically.

Organizations have to research and understand what motivates and de-motivates companies and decision-makers. Making informed decisions based on a foundation of knowledge and sound reasoning will determine the success of the business.

Organizations must learn and understand the enabling and restraining forces behind the adoption of e-Business.

The impact of Interrelationships between drivers and inhibitors on adoption

Apart from understanding the influence of these factors on the intent to adopt it is important to assess the nature and extent of the interrelationships between drivers and inhibitors.

These interrelationships and their effects on decision-making are the most significant determinants for adoption of e-Business. They dictate how the key drivers and inhibitors influence the attitude of decision-makers. When assessing the interrelationships companies will discover their main drivers and inhibitors.

The two most important relations to evaluate are Readiness - Costs - Benefits and Pressure - Costs - Benefits.

1) Readiness - Costs – Benefits

Companies that have a high level of Organizational Readiness in terms of information technology need only low investments to gain high benefits.

2) Pressure - Costs – Benefits

Companies that experience high competitive pressure and/or pressure from trading partners are more likely to invest to obtain or maintain high indirect advantages - benefits - opposed to other firms.

These interrelations show that Readiness and Pressure are key drivers and impediments of the intent to adopt while Costs and Benefits form the main constraints to decision-making behavior.

This analysis leads to the conclusion that without pressure companies feel no need to look at implementing e-Business and without some degree of Enterprise Maturity organizations will not be able to respond to pressure. As such a minimum level of pressure and readiness is needed and required to establish a positive attitude to pursue or reject adoption.

Determine the maturity of the Enterprise Architecture of the firm

Upon exploring the effects of interrelationships on decision-making organizations will find Organizational Readiness the main factor influencing the intent to adopt. Organizational Readiness refers to the level of technology currently incorporated into business processes.

For determining the readiness of an organization companies need to assess the maturity of their current Enterprise Architecture. The Enterprise Architecture provides the framework for achieving interoperability within the enterprise and across enterprises.

Interoperability is the ability of information systems to seamlessly exchange data between enterprises, to process and understand the meaning and purpose of exchanged data, and to enable business processes and software applications to interact.

There are different forms (types) of interoperability that strengthen the capabilities of the Enterprise Architecture elements. Two such types of interoperability are directly related to elements of the Enterprise Architecture:
* Information Interoperability – Information Architecture – is the ability to exchange information in a uniform manner across multiple organizations as such that the precise meaning of exchanged information is understandable by separately developed applications.

* Business Interoperability – Business Architecture – is concerned with establishing business relationships, aligning and streamlining business processes, reviewing and revising working procedures, and setting up and formalizing cooperation agreements.

The other type of interoperability, Technical Interoperability, relates to the system and integration architectures. Technical Interoperability is concerned with the connectivity of systems and applications for the purpose of exchanging information with focus on the conveyance of data, not on its meaning.

These key Enterprise Architecture elements and Interoperability types form the base criteria for the maturity level classification scheme, called the e-Business maturity ladder. The maturity ladder contains five maturity levels and provides insights as well as guidance on the future direction in e-Business, including realization of benefits.

technological and business domain of their Enterprise Architecture. These domains encompass three main types of interoperability which determine for the greater part how ready the organization is:
* Business processes - process interoperability relates to the Business Architecture.

* Information - data and semantic interoperability relates to the Information Architecture.

* Systems and applications - technical interoperability relates to the Application Architecture.

Additionally there is the level of integration already supported by the enterprise - the Integration Architecture - consisting of Enterprise Application Integration and Inter-Enterprise Integration. Integration describes to what extent connections are implemented internally between different systems and externally with trading partners, suppliers and customers.

Together these types of interoperability and levels of integration form the base criteria for the maturity level classification scheme, the e-Business Maturity Ladder. The e-Business Maturity Ladder contains five maturity levels and provides insights as well as guidance on the future direction in e-Business, including realization of benefits.

Again the maturity of the Enterprise Architecture provides the foundation for Organizational Readiness and forms the basis for responding to External Pressure.

The base criteria for classifying the maturity are:
1. Business Architecture
2. Information Architecture
3. Application (System) Architecture
4. (Internal) Integration Architecture
5. (External) Integration Architecture

Guidance on future direction

Organizations looking for guidance need to understand that firms on different maturity positions deal differently with adopting e-Business given that some strategies lead to full enablement of their trading partner community reaping high benefits whilst others do not.

The Organizational Readiness of the enterprise forms the starting point for determining the appropriate approach to adopting e-Business. Organizations should prepare to understand the opportunities and challenges arising from the strengths, weaknesses and shortcomings of their technological maturity. Companies should also assess the organizational readiness and willingness of their trading partners.

The positions of organizations on the e-Business Maturity Ladder holds implications and possibilities for targeting e-Business. Most important aspects are the level of technology currently incorporated into business and administrative processes and the adaptive power of the enterprise architecture.

Companies with greater technological maturity and sophistication are better prepared than less mature enterprises. Normally these companies can reap higher benefits – lower investments and faster savings – as they have a larger number of trading partners in reach. Often they only need to strengthen their ability to communicate and collaborate by leveraging the interoperability and integration capabilities of their systems and applications. These companies should strive to attain full enablement of their trading partners by providing multiple communication and collaboration channels as part of a multi-channel approach.

A typical multi-channel approach builds on the logic that electronic business documents – structured files containing data – can be transformed into any format and presented / communicated via several means, including paper and mail, whilst processing of unstructured files is also supported via scanning and OCR techniques.

Companies that have a high technological readiness and adhere a multi-channel strategy are better prepared to reach all of their trading partners as can be seen hereafter.

These companies are ready to enable e-Business with all of their trading partners also those who still work with paper.

The state of technological readiness of firms depends on the maturity of their enterprise architecture. Higher maturity levels have significant and positive impact on adoption of e-Business since they require none or low investment to engage in cross-enterprise communication and collaboration.

Yet the adaptive power of enterprise architectures may enable less mature companies to achieve positive results at reasonable costs. An adaptive dynamic enterprise architecture builds on design principles such as modularity, componentization, reusability and standardization that permit firms to rapidly increase their maturity level.

However companies not necessarily need to invest in increasing their maturity if all of their trading partners have a lower maturity level. Depending on the maturity of their trading partners companies could even sustain

The Organizational Readiness level of the enterprise forms the starting point for determining the most appropriate and cost-effective approach to adopting e-Business.

Organizations should prepare to understand the opportunities and challenges arising from the strengths and weaknesses of their current technological maturity when determining their future direction. The current position on the e-Business Maturity Ladder incorporates certain implications and possibilities.

Apart from their own internal technological readiness companies should carefully evaluate their external environment and take into account the technological capabilities of their trading partners.

In general companies with greater technological maturity and sophistication can reap higher benefits for they have a larger number of trading partners in reach than the less mature enterprises. These companies should leverage the interoperability and integration elements of their systems and applications to enable multi-channel network connectivity and interaction.

The multi-channel approach builds on the concept that electronic documents – structured files containing data – can be transformed into any format and presented or communicated via several means, including paper and mail, while processing of unstructured data is also supported using scanning and OCR techniques.

When customers or suppliers are able to send and receive business documents in any format using any means they can reach all of their trading partners almost in real-time.

Understanding the factors driving and inhibiting infusion

In that respect companies should take into account the readiness of their trading partners.

While adoption refers to the actions taking by a single firm it is important to realize that adoption by several firms, customers or suppliers, brings real value. Greater diffusion or “wide-spread adoption” of e-Business delivers higher benefits and a better Return on Investment.

Forming an attitude toward adoption

Once decision-makers understand the position of their company and their partners they are able to define their goals and ambitions.

“Awareness of what is and understanding of what is possible leads to envisioning where to be!”

Tags van Technorati: e-Invoicing,e-Business

Last update: 26-11-2011

Simplify Electronic Invoicing with the help of Adobe

2009-10-16T17:58:00.000+02:00

A few months ago, during the CEN/ISSS meeting in Brussel, the scenario below was presented as a solution to enable Electronic Invoicing for SME's.

The scenario is based on provisions that are currently available to companies such as XML message standards and readable document formats (PDF, Word, Open Document). When organizations want to establish Electronic Invoicing with all of their trading partners they are obliged to maintain two different formats: a data file and a readable image. The presented scenario is not going to make it easier for participants because senders and receivers need to take into account the capabilities of their partners.

For realizing general adoption, a message exchange environment is needed that enables all companies to participate whatever their maturity level and capabilities. This technical environment should ensure that all trading partners can reach each other regardless of the message standards being used.

Extending the reach is not only about connectivity but also about being able to process the content of an invoice as an image or as data.

The solution for this issue is a multi-purpose exchange standard, an XML Data Package that contains a readable image of the invoice as well as the document data. The exchange standard requires a technical platform for generating the XML Data Package at the sending side and processing the data at the receiving side. Apart from that a “reader” for viewing the image is required for companies that are not yet able to process the data automatically in their financial applications.

There are potentially two solutions available that can be used as the basis for the multi-purpose exchange standard:
- the Adobe XDP (XML Data Package) format

- the OASIS Open Document format.

Both formats are XML-based containers that are able to support all of the available international data exchange standards. The solution of Adobe has already been implemented for exchanging documents. Adobe wrote a white paper, “Using Intelligent PDF to support compliant eInvoicing solutions” to explain their solution approach.

The Open Document format is also an XML container and supported by several Open Standards minded companies. A working example based on the Open Document format is not yet available.

Although both formats lend themselves perfectly for realizing the multi-purpose exchange approach there still is much work to do before the multi-purpose exchange standard can be processed and transmitted by everyone.

On the weblog of Adobe you can watch a video that explains the power of their intelligent PDF forms. During the video they also indicate that every international message standard can be used as the basis for data storage.

Tags van Technorati: electronic data interchange,HR-XML,UBL,e-Invoicing,e-Business

Last updated: 27-11-2011

Vereenvoudig Elektronisch Factureren met de hulp van Adobe

2009-10-16T17:51:00.000+02:00

Een aantal maanden geleden werd tijdens de CEN/ISSS bijeenkomst in Brussel het onderstaande scenario voorgesteld als de oplossing om Elektronisch Factureren voor het MKB toegankelijk te maken.

Het scenario gaat uit van de voorzieningen waarover bedrijven vandaag kunnen beschikken zijnde XML berichtstandaarden en leesbare documentformaten (PDF, Word, Open Document). Wanneer organisaties Elektronisch Factureren met al hun handelspartners willen realiseren zijn ze verplicht om twee verschillende formaten te ondersteunen: een gegevensbestand en een leesbare afbeelding. Het wordt hierdoor niet eenvoudiger omdat verzenders en ontvangers rekening moeten houden met elkaars mogelijkheden.

Voor het realiseren van algehele adoptie is een berichtenuitwisselingsomgeving benodigd waaraan alle bedrijven ongeacht volwassenheid en mogelijkheden kunnen deel nemen. Deze technische omgeving moet ervoor zorgen dat alle handelspartners elkaar kunnen bereiken onafhankelijk van gebruikte berichtstandaarden.

Het vergroten van bereik gaat niet alleen over connectiviteit maar eveneens over voorzieningen om de inhoud van een factuur als een afbeelding of als gegevens te verwerken.

De oplossing voor deze problematiek is een multi-purpose exchange standaard, d.w.z. een XML Gegevens Container waarin zowel de leesbare factuur als de gegevens liggen opgesloten. Deze exchange standaard vereist een technisch platform voor het genereren van de XML Gegevens Container aan de verzendende kant en het verwerken van de gegevens aan de ontvangende kant. Daarnaast is een “lezer” benodigd voor bedrijven die niet in staat zijn om de gegevens automatisch te verwerken in hun financiële systemen.

Er zijn twee potentiële oplossingen beschikbaar die als basis kunnen dienen voor deze multi-purpose exchange standaard:
- het Adobe XDP (XML Data Package) formaat

- het OASIS Open Document formaat.

Beide formaten zijn gebaseerd op XML containers die in staat zijn om ale beschikbare internationale berichtstandaarden te ondersteunen. De oplossing van Adobe is reeds op een aantal plaatsen geïmplementeerd voor de uitwisseling van documenten. Adobe heeft de werking van deze oplossing beschreven in een white paper “Using Intelligent PDF to support compliant eInvoicing solutions”.

Het Open Document formaat is eveneens een XML container en wordt ondersteund door bedrijven die hun vertrouwen hebben uitgesproken voor Open Standaarden. Een werkend voorbeeld op basis van Open Document is nog niet voorhanden.

Niettegenstaande het feit dat beide standaarden zich uitstekend lenen voor het realiseren van deze multi-purpose benadering moet er nog veel gebeuren voordat de multi-purpose exchange standaard door iedereen verwerkt en verstuurd kan worden.

Op de weblog van Adobe kunt u een videoopname bekijken waarin de kracht van intelligente PDF formulieren worden toegelicht. Tijdens deze video wordt eveneens verteld dat elke internationale berichtstandaard als basis voor de gegevensopslag gebruikt kan worden.

Tags van Technorati: electronic data interchange,HR-XML,UBL,e-Invoicing,e-Business

Laatste update: 27-11-2011

Is het MKB klaar voor elektronisch zakendoen?

2009-09-22T12:25:00.000+02:00

Het vraagstuk “Waarom komt elektronisch zakendoen / factureren niet van de grond ?” houdt mij al geruime tijd bezig.

Op 28 januari 2009 heeft de Europese Commissie het voorstel - COM(2009) 21 - tot wijziging van de BTW Richtlijn geadopteerd onder voorbehoud dat alle lidstaten de bepalingen aannemen uiterlijk op 31 december 2012. Als één van de eersten heeft Nederland de administratieve verplichtingen en factureringsverplichtingen op het gebied van de omzetbelasting geactualiseerd.

Met name de regels voor elektronisch factureren zijn sterk vereenvoudigd met het Beleidsbesluit van 12 februari 2009, nr. CPP2009/263M, Stcrt. nr. 32

Het uitgangspunt van de vereenvoudigde regels is “equal treatment of paper and electronic invoices” of “gelijke behandeling van papieren en elektronische facturen”. Dit resulteert in twee belangrijke wijzigingen:
- de vormgeving en implementatie van oplossingen voor elektronisch factureren wordt aan marktpartijen overgelaten waardoor de wijze van opmaak en versturen van de elektronische factuur vorm- en middelvrij kan plaatsvinden

- de ondernemer is niet verplicht om de aanvaarding van de elektronische factuur door zijn afnemer vast te leggen in zijn administratie

De vereenvoudiging van deze regels vindt plaats omdat een brede acceptatie en toepassing van elektronisch factureren belangrijk is voor het bedrijfsleven. De versoepelde regels gelden alleen voor belaste prestaties die in Nederland plaatsvinden.

Met het vereenvoudigen van de regels rondom elektronisch factureren verwachtte iedereen dat bedrijven massaal aan de slag zouden gaan. Niets is minder waar, de interesse in elektronisch factureren is weliswaar toegenomen maar grootschalige implementaties blijven achterwege.

Nu de technische en fiscaal / juridische drempels zijn aangepakt heeft bij het bedrijfsleven onduidelijkheid en onzekerheid toegeslagen.

Het blijft gissen maar een aantal redenen waarom e-Zakendoen niet van de grond komt zijn:

- de belangen van marktpartijen en de Overheid
Alle aandacht van de Overheid gaat uit naar Elektronisch Factureren richting de Overheid, natuurlijk omdat aan de ontvangende kant de meeste besparingen te realiseren zijn. De Overheid zou zich moeten richten op Elektronisch Bestellen en Factureren zodat alle deelnemers kunnen genieten van de voordelen.

- de Standaarden - UBL en UN/CEFACT - en Open Source gereedschappen
De standaarden - OASIS UBL en UN/CEFACT - zijn gratis beschikbaar en in de Open Source wereld zijn voldoende gereedschappen aanwezig om een B2B platform te realiseren.

Zie: Transformatie van een UBL Invoice naar een OAGI Invoice met ChainBuilder ESB IDE

De Overheid heeft gekozen voor UBL , de OASIS Universal Business Language. Daar is de Overheid besluitvaardig te werk gegaan en zal het niet aan liggen wordt geroepen. Echter het is noodzakelijk dat Nederland tot duidelijke afspraken komt over de gegevens die wel of niet moeten worden meegegeven in een bericht en de bijbehorende processen. Dan kan men daarop de structuur (semantiek en syntax) van het bericht afstemmen en een subset definiëren die door iedereen gebruikt moet / kan worden.

Dat niet volstaan kan worden met slechts het selecteren van een berichtstandaard toont de pilot Elektronisch Bestellen en Factureren voor Inhuur van personeel van de Belastingdienst aan. De Belastingdienst koos voor de berichtstandaard HR-XML SIDES, de SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) standaard. Samen met de Belastingdienst hebben de deelnemers aan de pilot hard moeten werken om tot afstemming van de processen en afronding van de berichtspecificaties te komen. Dit heeft uiteindelijk op 20 mei 2009 geresulteerd in opname van de standaard op de lijst met open standaarden van de Overheid.

De Overheid had er goed aan gedaan om tijdens het Congres e-Factureren voor het MKB de beschrijving van de Nederlandse UBL - Factuur te presenteren. Het opstellen van deze beschrijving is op zich niet meer zo moeilijk als men weet dat om ons heen genoeg voorbeelden en specificaties beschikbaar zijn (NESUBL, UBL die door de Belastingdienst wordt gebruikt, ...).

Zie ook mijn bloart: Transformatiedefinities voor de elektronische factuur

- de overvloed aan aanbieders en de verscheidenheid aan benaderingen:
De voornaamste reden waarom e-Zakendoen niet van de grond komt in Nederland zou te wijten kunnen zijn aan het grote aantal aanbieders van en de verscheidenheid aan oplossingen die worden aangeboden.

Daarnaast is de beïnvloeding van de markt door de verschillende marktpartijen de laatste jaren sterk toegenomen.

De Overheid stimuleert dit verschijnsel door voor beantwoording van complexe vragen over e-Factureren (technisch, functioneel of juridisch/fiscaal) het bedrijfsleven door te verwijzen naar Billing Service Providers. De vraag rijst meteen hoe het dan met objectiviteit van deze providers is gesteld en of bedrijven de juiste antwoorden krijgen in het licht van hun situatie.

- onduidelijkheid over het fiscaal toezicht (Horizontal Monitoring) van de belastingdienst
De Belastingdienst richt zich de komende jaren op Horizontaal Toezicht en laat het aan de bedrijven over om aantoonbaar te maken dat zij het proces van e-Factureren onder controle hebben. Het is voor bedrijven moeilijk om precies in te schatten wat dan van hen verwacht wordt en waar ze moeten aan voldoen.

Het is verstandig te streven naar een situatie waarbij de Belastingdienst de controle op transacties in eigen hand neemt zonder bedrijven hiermee lastig te vallen. Naast Horizontaal Toezicht dus controle op de achtergrond van Taxable transacties, zelfs over de landsgrenzen heen. Op Europees niveau zien we soortgelijke initiatieven om Tax fraude tegen te gaan.

Wel moeten dan een aantal randvoorwaarden worden ingevuld. Zo moet(en) de Belastingdienst(en) toegang krijgen tot de transacties die hebben plaatsgevonden bij bedrijven.

Met de ontwikkelingen op het gebied van XAF , SBR en SAF-T is in elk geval de basis gelegd waarmee deze informatie ter beschikking gesteld kan worden. De Belastingdienst zal duidelijke keuzes moeten maken voor de toekomst.

- volwassenheid bedrijven en flexibiliteit oplossingen
Het feit dat niet alle bedrijven volwassen genoeg zijn om nu in e-factureren te stappen is een belangrijke factor om rekening mee te houden. Deze bedrijven moeten over de streep gehaald moeten worden. Dit kan door het aanbieden van alternatieve voorzieningen zoals dat ook in Denemarken gebeurt: scan-straten, ... maar eveneens intelligente document-formaten zoals Adobe XDP en ODF kunnen daarbij helpen.

Dit zijn voorzieningen die het voor deze bedrijven mogelijk maken om in beperkte mate te participeren.

Samenvattend zijn een aantal initiatieven nodig die het voor de Belastingdienst mogelijk maken om transacties beter te controleren en fraude te identificeren ALSOOK het voor alle bedrijven mogelijk maken deel te nemen aan elektronisch factureren. Zie: The new approach for bringing adoption of e-Invoicing by SMEs to the next level ! voor een aantal mogelijke benaderingen.

- een openbare informatiesnelweg met digitale handtekeningen van de Overheid
Het voorstel om via de Kamer van Koophandel digitale handtekeningen te verstrekken is in een aantal landen op een vergelijkbare wijze gerealiseerd:
- in Mexico kunnen bedrijven naar de overheidsbalie stappen en aangeven dat ze elektronisch willen gaan factureren. Binnen een aantal minuten hebben ze een certificaat en kunnen ze starten op het overheidsnetwerk.

- in Denemarken kunnen alle partijen gebruik maken van de Deense SOA Infrastructuur, een platform dat nu in Europa als basis is genomen voor de ontwikkeling van de PEPPOL infrastructuur (Pan European Public Procurement OnLine).

Hoe staat het met de belangen van bedrijven?
Wat mij betreft zouden bedrijven zich moeten verenigen in een platform dat zorg gaat dragen voor hun belangen. Er is behoefte aan een platform en discussieforum waarin alle bedrijven vrijwillig en gratis kunnen deelnemen, dat het beste voor heeft met e-Zakendoen in Nederland en waar bedrijven terecht kunnen voor beantwoording van hun vragen.

Tags van Technorati: HR-XML,UBL,e-Invoicing,e-Business

Last update: 3-12-2011

A practical Implementation Framework for managing e-Business projects

2009-07-23T08:01:00.000+02:00

The implementation of Electronic Business (Electronic Ordering and Invoicing) influences the strategic position of companies. It enables organizations to communicate faster and more efficient with their trading partners. As such they become valuable partners for medium-sized and large companies that are already trading electronically, as well as for those considering making the leap into e-Business (e-Ordering and e-Invoicing).

Although there are many software solutions and service providers available companies should realize that implementing e-Business is still a considerable endeavor and should not be done 'overnight'.

The implementation of e-Business requires companies to align processes and information flows across inter-enterprise business partners. Therefore a good understanding of these (inter-) enterprise business processes, data exchange standards, communication and integration architectures, and last but not least legal and fiscal regulations is crucial. Furthermore companies should structure their implementation of e-Business as a global project, establish a shared vision on the future e-Business model and agree upon the implementation approach.

Organizations need a proven methodology to guide their implementation project from inception to onboarding. Such an e-business implementation methodology emerged in recent years from acquired knowledge and real lessons learned upon completing e-Business projects. The methodology is a framework that can be applied to all e-Business implementation projects irrespective of the type of business. The focus of the methodology is on creating a series of value-adding successes by taking small manageable steps aimed at enhancing the knowledge and confidence of the organization in e-Business.

The e-Business Implementation Framework consists of 7 stages:
- Vision Study (V.S.)
- Feasibility Study (F.S.)
- Start Up (S.U.)
- Initiate (I.P.)
- Execute (E.P.)
- Close (C.P.)
- Operate

In addition the framework provides ready-to-use project templates and practical guidelines.

Companies can go through the stages and execute the steps that are appropriate with respect to their personal situation. It is advised to go at least through the 7 stages and validate whether the desired deliverables are present in the company.

Vision Study
Before jumping on the bandwagon organizations need a better understanding of the available e-Business distribution models and solutions. Moreover it is imperative for companies to determine a broadly-shared vision on e-business. This vision should reflect the core values and common beliefs of the organization and present the aspirations and strategic direction for the future of the company.

As a first step organizations need to identify and bring together the main decision-makers from all departments and business units. These stakeholders are jointly responsible for defining the vision statement of the company. This task imposes a huge challenge upon participants and demands for an open and collaborative workspace where people are free to express their opinions.

A one-day vision workshop is an excellent way to establish an open and inspiring dialogue between stakeholders. Stakeholders will have to perform a variety of task-oriented activities to arrive at a strong vision statement. The outcome or deliverables of the vision workshop are:
- understanding of e-Business concepts
- overview of core values and common beliefs
- list of preferred e-Business models
- broadly-shared vision statement

The process of building a vision statement starts with learning to know e-Business concepts and understand the difference between business services and exchange services with respect to purchase-to-pay and order-to-cash processes. This knowledge and understanding enables stakeholders to determine their current position and identify their desired future model(s).

Working towards a broadly-shared vision requires stakeholders to align the values and beliefs of different organizational units that have their own identity and behavior. The stakeholders representing these units will have to set aside their differences and come up with one agreed set of core values and common beliefs. These values and beliefs should be formulated in the best interest of the company and its business partners.

During the process participants are encouraged to share the perspectives and experiences of their departments and to elaborate on their thoughts and ambitions. This open minded and collaborative spirit leads to creative and innovative ideas bringing out the best in people resulting in a list of preferred e-Business models.

At the end of the workshop a broadly-shared and sustainable vision naturally emerges from the collective mind-set of all stakeholders. Once the vision statement is formalized the stakeholders should determine the final list of preferred models and solutions, and define the goals (expectations) and objectives of the company with respect to e-Business.

The deliverables from the workshop provide the foundation and direction for the remaining activities in the Vision Study such as analyzing the maturity of the company.

After the Vision Workshop organizations need to get a better understanding of their Enterprise Architecture. This knowledge enables organizations to identify the models and solutions that they find most suitable for their company.

The Enterprise Architecture comprises two important domain areas that require further investigation:
- Business Domain
- ICT Landscape

Some organizations have already a clear view on these domain areas and only need to leverage their available knowledge. Others still have to investigate and describe their Enterprise Architecture.

With respect to e-Business these investigations will be high level with a strong focus on the core capabilities and consist of:
- Desk Research: the available information is studied and questions are prepared for the interview sessions.

- Interviews: architects and managers are interviewed to gather more information about the domain elements.

- Reporting: high level diagrams, process flows and models are assembled.

The core capabilities, called Foundation Capabilities, which form part of each domain, are:

- Business Domain
1) Organization
The organizational entities that operate and are responsible for the business processes, including governance and security. management teams, staff positions, roles, functions, competences, knowledge and skills are important to identify across the enterprise and trading partners, the external business environment.

2) Processes
The Business Processes that generate and support the flow of information and goods or services between two or more partners in a value chain. These are mainly Purchase-to-Pay and Order-to-Cash processes including sub-processes such as transport and tax reporting. Identifying the different processes and procedures as well as responsibilities is important.

3) Locations
The geographical location of business units and organizational entities e.g. Distribution Centers, Sales Offices and Manufacturing Plants.

[4) Governance]

[5) Security]

- ICT Landscape
1) Technology (Infrastructure)
The enabling technology that supports the operation of the processes and applications.

2) Information (Data and Standards)
The information architecture is about data & semantic interoperability. The data that is flowing trough the processes to accomplish the business functions and the standards used to support the information flows.

3) Applications (Systems)
The applications that enable the business processes to operate efficiently and handle the storage and retrieval of information.

The Enterprise studies are all about:
- What (data and entities)
- How (processes or functions)
- Where (locations and networks)
- Who (people)
- When (timing)
- Why (motivation).

Answers on these questions help in establishing a clear view on the maturity of the Enterprise Architecture and form the basis for determining the possible alternatives in which the organization can evolve with regards to e-Business initiatives.

These investigations can be executed by Enterprise Architects or Independent Technology Consultants. In preparation of the Maturity Assessment Workshop they will prepare the findings of the domain studies and draft two or more strategies to present and discuss.

Maturity Assessment Workshop
The Assessment Workshop should result into stakeholders understanding the current position of their organization and agree upon the next steps.

During the workshop all participants have to formalize the maturity level of the company, define and agree upon the improvements they would like to achieve in the domain areas.

Depending on the maturity level of the company and the clarity of the company's position, opposed to their partner’s, different routes are possible.

The stakeholders will have to indicate the routes to be explored more in depth during the Feasibility Study.

Feasibility Study
The decision for going for e-Business is based on the financial gains (benefits) and the costs for implementing the suggested program or solution. Moreover the decision depends on the business rationale for undertaking the project as expressed in the Business Case.

The objectives of the Feasibility Study are to identify the impact of selected business models and solutions on the Enterprise Architecture (Impact Analysis) and to determine the costs and benefits of the different scenario's (Cost & Benefit Analysis). The main deliverable of the Feasibility Study is the Business Case.

The role of the Business Case is that of a communication tool to facilitate proper decision making by the target stakeholders. The Business Case serves as the primary document for decision-making and should provide evidence that the project is a good investment for the company. The format and size of the Business Case are irrelevant, instead brevity and clarity are more important.

The Business Case should justify:
- Why a project should be undertaken ?
- Why a company should invest in the project ?
- Why the project represents a worthy expenditure of the company's funds

The Business Case should be correct, concise and unbiased. The target audience of the Business Case are busy executives. The following elements should be included in a Business Case:
- Executive or Project Summary
- Objectives of the Project
- Stakeholders
- Alternatives and Preferred Approach/Solution
- Expected Benefits
- Costs
- Risk Assessment
- Basic Plan of work and timeline

For e-Business projects a Cost & Benefit Analysis (CBA) is more useful than an ROI Analysis because CBA attempts to quantify both tangible (quantitative) and intangible (qualitative) costs and benefits.

The Business Case for e-Business builds mostly on quantitative savings such as lower costs for printing and mailing, increased data quality and reduction of processing time. These are tangible benefits that people can assess before and after the implementation.

Intangible benefits should be kept separately from tangible benefits and weighed differently. Apart from that one should develop a Business Case taking into account the financial culture of a company. In some companies including intangible benefits in the Business Case is just inappropriate and should not be done.

The costs of e-Business projects depend largely on the chosen e-Business model and the maturity level of the company. The Impact Analysis help organizations shed some light on their maturity and help them in developing their personal roadmap.

The total costs for an e-Business roadmap contains:
- Cost of investigation and studies

- Initial costs for establishing the solution

- Cost of onboarding management

Qualitative benefits from process improvements or compliancy with future external business requirements are hard to translate into financial savings or earnings. However when such benefits are made financially they can play an important decision factor and therefore should be taken into account.

For example:
- Being ready for e-Business, in several trade relations, becomes an obligation. The potential loss can be significant for companies.

- e-Business models can help in strengthen the brand name (digital branding), extend customer experience and increase sales opportunities.

The Project Mandate and the Business Case are the most important deliverables of the Feasibility Study. They will determine the next steps of the project.

In most e-Business projects there are a few options:
1) No valid Business Case (There are no savings at all or the return on investment is too long).

2) Start an R.F.I to obtain more information about available solutions and costs.

3) Start an e-Business integration project with one or more partners

4) Connect to an e-Business network operator.

Starting an R.F.I. is an investigation or consultancy project which eventually leads to an implementation project. The main goals however are to learn more about the available business solutions and providers to be better prepared for defining a roadmap.

Starting up an e-Business project
When starting an e-Business project organizations should first appoint the Project Board Executive (Project Director) and a Project Manager. Both will be responsible for the success of the project and adoption of the results by the organization.

Organizations need to know that managing e-Business projects requires extensive knowledge of inter-enterprise business processes, international standards, business -to-business integration systems, legal and fiscal regulations. Moreover good understanding of supply chain management principles as well as strong communication and collaboration skills are essential.

In many companies sales and client management take the lead in starting these kinds of projects and provide the Project Director. The Project Director is fully accountable and responsible for the success and has the power to make all decisions.

When searching for a Project Manager look for Business Consultants that keep up with the ongoing innovations in the e-Business domain and with the developments at the level of the European Commission and local government. Opt for Business Consultants that have been involved in earlier stages. They already possess extensive knowledge of the processes, data, systems and organization.

As the first step the Project Owner and the Project Manager should carefully identify the senior decision makers to make up the project board. Most of these decision makers will have participated in the vision workshop and are convinced of the necessity of the project. However designing the Project Management Team Structure requires also involving stakeholders that question the need of the project.

Project Managers are advised to set up a Reference Team, which acts as a reference control board and is able to validate the impact of proposed changes on operation. The Reference Team consists of operational team leaders whom will support adoption of the project results. They will also need to take away the doubts of certain stakeholders.

It is also good and beneficial to install a Quality Assurance Team to monitor the quality of deliverables. When the team is headed by the manager accounting and/or human resource management they can also ensure budget and resourcing issues are adequately managed in a timely manner reducing uncertainty and eliminating responsibility discussions. As an example: Negotiations and discussions about availability and rates of resources should not be a task of the Project Manager instead Resource Management should take care of these. However Project Managers may not neglect these because they are responsible for the budget(s).

Based upon above considerations a typical Project Management Team structure looks as follows:

Please stay tuned more will follow in the next coming months after the holidays

Tags van Technorati: e-Business

Last updated: 26-11-2011

Are European companies ready for managing inter-enterprise business processes ?

2009-07-22T08:17:00.000+02:00

The last years businesses have experienced processes and information exchanges becoming more and more integrated and inter-related. Globalisation of activities is pushing companies to implement collaborative solutions to support their inter-enterprise business processes.

The growing adoption of Service Oriented Architectures and the advent of Business Ecosystems requires companies to re-consider their core competences. Investments in building these kind of complex communication platforms are huge while innovation is going fast these days. A number of risks that most companies are not willing to take. Instead they will increase the continuing need to focus on core business processes and will try to outsource as much as possible non-business specific functionality.

While the dividing line between internal and external processes and business data is blurring there are best practices emerging based on innovative integration technologies. The concept of Open Source is driving innovation and transformation of ICT solutions through global collaboration where Open Standards play an important role in speeding up adoption. Making innovation work is one of the important aspect of strategic business development in the world of today.

In the coming years Open Source is going to dictate what tools Businesses are going to use to support and manage their business processes. At the same time the distinction between Business-to-Business Collaboration and Integration Platforms and ERP systems will vanish. Since these systems will emerge into Collaborative and Intelligent Process and Information Management Solutions. Modularity and componentisation will be the keywords and provide an answer to the question "How to implement these Digital Business Ecosystems and leverage investments in existing ERP and integration systems?".

Especially in the integration world several Open Source oriented Companies are establishing modular component-based platforms that integrate easily with web based solutions such as Salesforce.com.

The questions in the near future are about global Business Process & Intelligence Platforms for managing (inter-) enterprise business processes ?

Some of the Open Source solutions I have looked at during the last years fall in the categories:
- Open Source ERP systems
- Open Source Business-to-Business SOA Integration Tools
- Open Source Business Intelligence Tools

Open Source ERP systems
- Open For Business Project (Apache OFBiz) from the Apache Software Foundation.

OFBIZ is an Open Source enterprise automation software solution including: Open Source ERP, Open Source CRM, Open Source E-Business / E-Commerce, Open Source SCM, Open Source MRP and Open Source CMMS/EAM.

- JFire from NightLabs GmbH, a German company.

JFire is an Enterprise Resource Planning and Customer Relationship Management system and one of the most innovative and mature Open Source ERP solution available on the market. The JFire application server runs under JBoss and JFire uses an Eclipse based Client for accessing the server-based software.

Open Source Business-to-Business Integration Tools
- FUSE ESB from Progress Software, formerly a IONA Technologies product.

Progess FUSE contains an ESB (based on Apache ServiceMix), Message Broker (based on Apache ActiveMQ), Service Framework and Mediation Router. All of these components are based on Software from the Apache Software Foundation. The FUSE Integration Designer is an Eclipse-based tooling for Open Integration.

Progess Software is the worldwide leader in application middleware and SOA infrastructure (Progress Sonic ESB) and provides one of the most reliable and flexible integrated business application platforms available, Progress OpenEdge.

- Talend Open Data Solutions
Talend Data Integration leverages the open source model to make data integration available to all types of organizations, regardless of their size, level of expertise or budgetary constraints. Talend Open Studio includes native connectors for SAP and Oracle, integrates with Salesforce.com and supports data synchronisation between Microsoft Dynamics AX solutions.

- ChainBuilder Visual Enterprise Integration Solution from Bostech Corporation

Bostech provides healthcare organisations an extensible, scalable enterprise integration solution that integrates together enterprise and supply chain applications running on disparate hardware platforms and programming environments. A robust graphical development environment provides the perfect way to visually create the integration flow.

- Apache Stonehenge Incubator project

The most interesting new Apache Software Foundation incubator project is Apache Stonehenge. The aim of the Stonehenge project is to develop a set of sample applications to demonstrate seamless interoperability across multiple underlying platform technologies by using currently defined W3C and OASIS standard protocols. By having a set of sample applications, with multiple language and framework implementations will become a useful and important part of the SOA landscape. The project team consists of WSO2, Progress, Microsoft, Red Hat (probably JBoss related) members.

WSO2, the OxygenTank , has developed the WSO2 Enterprise Service Bus (ESB) based on the Apache Synapse ESB and Carbon. Carbon is a composable SOA framework based on the Eclipse Equinox OSGi container.

What is a composable SOA platform? Its a platform where when you add new types of service, you can instantly do many things: secure them, try them out, configure logging, caching, throttling, statistics. Its a platform where every piece of metadata and configuration is stored consistently in a metadata Registry, with full versioning. So when you add new components and features, they fit into your SOA Governance model. Its a platform where you can mediate any service in a consistent way, without having to run a separate costly ESB. And its a platform where the administration UI seamlessly grows and extends to support just the function you need to know and work with.

Paul Frematle , CTO of WSO2, writes about WSO2 Carbon on his weblog

Open Source Business Intelligence Tools
- SpagoBI and Spagic from Engineering Ingegneria Informatica S.p.A.

SpagoBI is the unified Free Platform for the development of Business Intelligence solutions at enterprise level while Spagic is a SOA Enterprise Integration Platform composed by a set of visual tools and back-end applications to design develop and manage SOA/BPM solutions. Spagic provides out of the box SOA/ESB and BPM capabilities to end users/developers through its graphical environment. SpagoBI Studio is the new development environment based on Eclipse IDE. It allows the developer to design and maintain all the analytical documents.

What do these solutions have in common ?
What is very interesting is that all of these solutions have a few things in common:

- Community-driven solutions that are freely accessible for training and analysis purposes and have a high degree of stability and maturity.

- Based on Java and using Eclipse as the preferred development environment. In some cases they use Eclipse as a Rich Client (JFire) or they use Eclipse as the Development Environment for Integration Flows (Chainbuilder, FUSE Integration Designer, SpagoBI

- Based on components of the Apache Software Foundation such as Apache ServiceMix.

Apart from that most European Member States as well as Businesses have adopted Open Source solutions. Especially Open Source CRM solutions and Content Management systems are implemented on a large scale. Think about Sugar CRM and Alfresco.

Are Businesses prepared for this paradigm shift ?
Will Businesses be prepared for this paradigm shift that is facing us next week, next month or next year and are they able to collaborate across countries and jointly approach the market with innovative ideas and solutions ?

Tags van Technorati: e-Business,ERP,CRM,eclipse

Last update: 26-11-2011

The new approach for bringing adoption of e-Invoicing by SMEs to the next level!

2009-07-20T16:43:00.000+02:00

Regulatory requirements for Electronic Invoicing will change with the advent of the measures aimed at further simplifying, modernizing and harmonizing the VAT invoicing rules. The foundation of the proposal is based on “equal treatment of paper and electronic invoices” in a technologically neutral way by removing the conditions for an Advanced Electronic Signature (AES) and Electronic Data Interchange (EDI).

While in the world of electronic agreements and contracts the need for electronic signatures is apparent the reasoning is that e-Invoicing is part of a larger process where every process step contributes to authenticity and integrity of the trade transaction. Nevertheless many Member States will continue to believe these guarantees can only be provided by electronically signed e-invoices.

Therefore removing the requirement to guarantee the authenticity of origin and integrity of content by means of pre-defined technological solutions, such as EDI and Electronic Signatures, is the most challenging from a political and governmental perspective. It requires a “paradigm shift” in thinking about audit management processes and strategies by Tax Authorities.

Apart from that increasing the use of e-Invoicing requires more than simplification of VAT invoicing rules. Although standardization efforts in Europe are huge the progress of standards bodies is slow with respect to data exchange standards. In response new initiatives emerge from humble beginnings, underpinned by new technologies, with potential to grow into creatures of substance and significance. The a priori standard for e-Invoicing, UN/CEFACT, starts loosing ground due to the growing need for inclusion of all types of companies, the rigidity and slowness of development, and the increased adoption of the Universal Business Language (UBL) as the European data exchange standard.

Although everyone is entitled to their own opinion creating the next wave of e-Invoicing requires re-alignment of views and goals. Hence there are two fundamental questions to answer:
- What is understood by the term “Compliant e-Invoicing”?

- What do SME's and large companies need to jump on the bandwagon of e-Invoicing?

What is Compliant e-Invoicing ?
One such definition comes from the CEN/ISSS and Fiscalis e-Invoicing Compliance Guidelines as expressed in the section “e-Invoicing Basics Introduction”. Compliant e-Invoicing is about auditability of invoicing processes, verification whether VAT obligations are met and whether the invoice is an accurate reflection of sales and purchases.

Many people believe that e-Invoicing is the first step towards full automation of the end-to-end-trade process. Talking about “Compliant e-Business (Electronic Business)” is more appropriate in view of drafting the rules for the near future.

What do SME’s need to adopt e-Invoicing ? It should be clear that e-Invoicing for SME’s and for large companies requires more than simplification of VAT invoicing rules. There is a need for a multi-purpose exchange standard that enables companies to participate regardless whether they are able to process the invoice data automatically in their financial system.

Such a multi-purpose exchange standard should incorporate a readable image and processable data in one packaged container.

Bringing adoption of the new VAT directives to the next level
The CEN/ISSS e-Invoicing Workgroup Phase II Task Group 2 on Compliance recently presented their e-Invoicing Compliance Guidelines. The CEN/ISSS Task Group 2 and the Fiscalis e-Audit Project Group are paving the way for harmonization of VAT - Compliant e-Invoicing processes.

The principles in “the Guidelines” stimulate the use of a single coherent Business Control Framework (BCF) - Tax Control Framework (TCF) - across Europe. The aim is to attain a sufficient degree of auditability and legal compliance of e-Invoicing from a Tax perspective and to provide a solid foundation for performing tax audits in situations where e-Invoicing solutions are used.

The Guidelines provide practitioners a perfect instrument for self-regulation and self-certification of processes and technologies that are used to ensure invoices are reliable. Primarily enabling organizations to prove that invoices are processed and stored correctly within their individual spheres of governance and liability.

However, if well-understood, “Compliant e-Invoicing” is not about auditing e-Invoicing solutions or Service Providers but about auditability of invoicing processes and fraud prevention by validating whether VAT transactions are accurately administered (paid and deducted). e-Invoicing is part of the total Purchase-To-Pay and Order-To-Cash cycle and orders, deliveries and receipts need to be registered for legally valid transactions.

For most companies the three-way match at the end of their cycle provides means to control the integrity of the content and the authenticity of origin.

The focus of the recommendations should therefore have been more on the auditability and validation of VAT transactions from a Tax Authority’s perspective instead of on auditability of e-Invoicing solutions and Service Providers.

Currently Tax Authorities lack functionality and information to validate whether tax deducted and tax paid are correct and therefore force companies to guarantee authenticity and integrity. Reducing fraud is only possible if Tax Authorities are able to validate sales and purchases, deliveries and receipts, as well as the related invoice and tax transactions between the different involved parties.

Bringing adoption of the new VAT directives to the next level requires a mind shift of Tax Authorities, internal and external Tax Auditors, Businesses and Solution / Service Providers. This “paradigm shift” in thinking about Tax audit management processes and strategies has an impact on all stakeholders.

They all need to consider and establish a new “Compliant e-Business (e-Invoicing) approach” with less focus on the processes and technologies used (technologically neutral) but more on the end-to-end-trade process.

The foundation of the new Compliant e-Business approach is based on two important concepts:
- e-Invoicing is part of a larger process
- a multi-purpose exchange standard

e-Invoicing is part of a larger process
Study of the Purchase-to-Pay (P2P) and Order-to-Cash (O2C) processes with respect to legal and auditability requirements, arising from VAT, manifest that one important step, the exchange of trade related transactions to Tax Authorities, is missing. Based on practical experience with implementing electronic ordering and invoicing architectures a few ideas evolved. These ideas need further widespread elaboration and buy-in from stakeholders to define strategies for development and realization.

Looking at the Purchase-to-Pay (P2P) and Order-to-Cash (O2C) processes e-Invoicing is the last step before payment takes place.

All these steps contribute to proving the authenticity and integrity of the trade transaction to involved business partners. Reporting VAT to Tax Authorities at current is not a part of the end-to-end-trade process in most European countries. As such from a Tax Authority's viewpoint trade transactions are difficult to follow and validate.

The future of the new VAT directives requires re-defining the position and importance of e-Invoicing in view of the total trade process. New ways of reporting, processing and validating tax-related transactions as part of the total trade process are required. These new ways of working should provide trust to all parties and be easy to implement once standards and procedures are in place.

The new Compliant e-Invoicing approach is based on the act of reporting all financial Tax related transactions from the General Ledgers and Sub-ledgers of Suppliers and Customers in a timely manner to Tax Authorities. The data exchange standards for reporting tax related financial data already exists and are implemented in some European countries. However there is no commonly accepted standard across Europe. SAF-T and XBRL-GL are data standards that qualify for the goal of reporting the related transactions.

The end-to-end-trade process flow will include one of these standards for reporting of transactions to Tax Authorities including corrections made as result of disputes.

Establishing the new Compliant e-Invoicing approach will require all stakeholders to join forces and work together on extending Business and ICT architectures for inclusion of Tax Authorities.

In the Business domain the focus should be on administrative and process-oriented elements. Governments and Businesses will have to ensure that Tax reporting is adequately embedded in policies and laws. Most work has to be done in the ICT domain to ensure technology, information and applications support the new flow of information. All involved parties face significant investments in infrastructures, application systems and exchange standards.

However adoption of e-Invoicing in Europe with a view to the future advent of electronic business will only become successful when Tax Authorities have a clear and complete view on trade transactions. They will gain more control and better understanding of businesses. Moreover the technology drift of e-? will come to an end and businesses will applaud for the transparency in the end-to-end-trade process.

A multi-purpose exchange standard
At current when organizations want to establish e-Invoicing with all their trading partners they will have to send two types of documents: a data message and a readable image. This will introduce additional complexity at both sides because companies will have to deal with the different capabilities of their receiving and sending trading partners.

Global adoption of e-Invoicing requires a business and technical environment that enables all types of companies to participate regardless their capabilities and maturity.

The technical environment must provide reach to all their business partners irrespective of data exchange standards. Providing reach is not about connectivity but about being able to process the invoice content as an image or as data.

The multi-purpose exchange standard is an XML Data Package that contains a readable image and document data. The exchange standard requires a technical platform for generating the XML Data Package at the sending side and processing the data at the receiving side. Apart from that a reader for viewing the image is required for companies that are not able to process the data automatically in their financial applications.

There are potentially two solutions available that can be used as the basis for the multi-purpose exchange standard:
- the Adobe XDP (XML Data Package) format

- the OASIS Open Document format.

Both formats are XML-based containers that are able to support all of the available international data exchange standards. Although Adobe is much further in providing a total working solution, Open Document is based on an Open and Collaborative Community supported by several Open Source minded companies.

Still there is much work to do to ensure these solutions fully support the processing and transmission of the multi-purpose exchange standard.

Building the new Compliant e-Invoicing approach
Establishing the new Compliant e-Business (e-Invoicing) approach requires all stakeholders to support the development of Governmental and Business ICT architectures for reporting, processing and validating the tax related transactions.

These efforts include:
- a data exchange standard for tax related transactions based on SAF-T or XBRL-GL

- a European-wide infrastructure for the communication and storage of tax related transactions including Business Intelligence functionality for analyzing transactions reported by businesses across Europe

- interfaces for generating the data exchange messages from data stored in the General Ledgers and Sub-ledgers from the financial and ERP systems of Suppliers and Customers

Data Exchange Standard based on SAF-T or XBRL-GL
Compliant e-Invoicing will be valid for all types of invoices for sales and purchases of goods or services.

Compliant e-Invoicing in the Staffing Industry where the focus is on delivery of services by hourly workers looks as follows:

Compliant e-Invoicing for non-product and product related (B.O.M.) goods and material looks as follows:

European-wide infrastructure
European Member States have to design and implement an ICT architecture that supports the exchange of trade related tax data between Tax Authorities of different Member States. Conceptually there are a few scenario's for realizing such a collaborative infrastructure. These range from totally centralized to decentralized service oriented architectures.

1) a central European Tax reporting and Business Intelligence platform including:
- standardized connections for Businesses to provide tax related transaction data based on the European-specific data exchange standard via a web-enabled portal or data exchange services such as EDI

- a central data warehouse for storage of reported tax related transaction data

- Business Intelligence functionality for Authorities and Businesses to analyze, validate and when needed correct stored information

2) a decentralized country-based architecture including:
- country-specific standards and connections for Businesses to provide tax related transaction data

- decentralized local data warehouses for storage of reported tax related transaction data

- a Business Intelligence solution based on a service oriented architecture that enables analysis and validations of transactions across all Country-specific data warehouses

Conclusions
As many of us realize e-Invoicing is just the first step towards full automation of the supply chain. Only when the latter is accomplished all parties involved will realize the return on investment pursued.

Tax Authorities and/or the CEN/ISSS Work Group should launch a new Task Group in phase 3 that is going to formalize a standard for Tax reporting and define / develop European-wide functionality for processing the tax related transaction data by all Member States as such that they are able to validate cross-company transactions.

Tags van Technorati: e-Business,e-Invoicing,electronic data interchange,HR-XML,UBL

Last updated: 26-11-2011

A glimp into the future of e-invoicing

2009-04-14T23:24:00.000+02:00

a glimp into the future of electronic invoicing

View more presentations from danga

Vision on electronic invoicing (business) in the future
The most important theme on the agenda of companies and government bodies at this moment is electronic invoicing. Many companies see electronic invoicing as an instrument to realize cost savings and to improve the socially responsible undertaken - image. Not always will electronic invoicing lead to cost savings but generally it is assumed it will.

My advice is to conduct a thorough investigation of the impact on the organization, systems, applications, processes and information. Such a study should provide a view on the vision on electronic invoicing within the company and deliver information for drawing up the Business Case. Do not forget Electronic Invoicing is part of the end-to-end trade process (Electronic Business). The study will have to mind the overall trade process including purchase-to-pay and order-to-cash.

In addition Electronic Business refers to Exchange Services (exchange of messages) between customers and suppliers. An activity that takes place in the Exchange Domain, the domain area with focus on interoperability and not on the purchase and sales process.

Based on several investigation and implementation projects combined with extensive study of technological developments and innovative business concepts a vision emerged on the future of Electronic Business, more specific Electronic Invoicing.

“My vision on Electronic Invoicing is of an electronic business highway located in the cloud above us.”

My vision on Electronic Invoicing is of an electronic business highway in the cloud above us. Emerging technologies and growing electronic business networks are shaping the future of Electronic Business into an open an intelligent information service highway wherein Electronic Invoicing fits as a tiny little exchange instance that enables smart and fast reach to connected partners.

Actually I mean that intelligent instances on the electronic business highway make it possible to exchange information and establish processes to work together with others that are also using the highway. Companies will focus more and more on the reason of their existence and move core-functions like generate and send, receive and process invoices to the outside or transfer to third parties whom are specialized therein.

The electronic business highway will become a shielded area of the Internet or another IP-network comparable to Internet telephony (Voice over IP). The electronic business highway will be an open and for everyone accessible instance that is in no way identical to the Value Added Network (VAN) from the EDI age.

Three possible scenario's for the emergence of the electronic business highway
It is my expectation that the emergence of the electronic business highway will follow the same scenario's as developed by the World Economic Forum for the Digital Ecosystem. The Digital Ecosystem is about the digital space - the convergence between IT, Telecommunications, Media and Entertainment - where users evolve from mere consumers to active participants and governments face major policy and regulatory challenges.

Three scenarios are developed to gain a better understanding of the possible outcomes of the Digital Ecosystem in the near future. These scenarios deal with answers around two critical questions that influence the realization and adoption of the electronic business highway.

Firstly, will social and economic value creation be industry controlled and led, or organic and community-led. Secondly, will the digital business environment evolve toward a more open or closed system.

To the year 2015 three possible roads will be followed to arrive at the Digital Ecosystem:

1) Safe Havens describes a digital world in which the industry plays an important role and responds by vertically integrating to create secure walled environments that provide all digital services and is based on closed standards.

2) Middle Kingdoms describes a digital world in which consumers, governments and forward-looking businesses push for interoperability, enabling the emergence of a Digital Ecosystem dominated by intermediaries that effectively connect users to like-minded individuals and highly specialized suppliers that can best meet their needs. In the middle of the space between consumers and suppliers lie the kingdom where the power lies.

3) Youniverse describes a digital world in which the rise of organic grassroots communities as powerhouses of economic value turns traditional business thinking on its head. This leads to the rise of new organizational structures and to digital experiences that are highly personalized. This digital world will mainly be based on common standards and open systems. The line between users and producers will be further blurred as open source supporting software and collaborative community structures become more sophisticated.

Who is going to build the electronic business highway ?
The electronic business highway will evolve from safe havens to middle kingdoms whereby governments, communities and/or market sectors will play an important role in the realization of the superhighway. It is clear that in the coming years not everyone need to start building its own electronic business highway but that one umbrella highway will emerge to which every enterprise and existing electronic business (invoicing) network (e-hub) can connect.

It will still take several years before we are that far but this highway will surely be established. Currently suppliers of e-business (invoicing) networks already are confronted with questions from customers to connect trading partners that are not on their network.

Much attention arise for the phenomenon roaming that a number of players in the domain area define as “Roaming is interconnecting networks to provide real cross border reach, in a way that an operator can reach another operator’s users directly, nationally and internationally”.

In other words realizing the interoperability between the e-business (invoicing) networks, the régime of fees that form the basis for the usage of each others services / networks and the way the taxation takes place to the customer / client. Universal reach for clients is one of the most important drivers to realize interoperability between networks and will ultimately lead to a network of networks AND something or someone will in time grab the role of super administrator.

When are you ready for the electronic business highway ?
Many around us have presumably been thinking about going for gmail, yahoo-mail or live-mail abandoning their own e-mail server. A number of companies will take this step in the coming years. In my opinion the predominant argument is “why pull in complexity when others can do it better and cheaper”. I believe that in the near future G-invoicing or Y-invoicing or M-invoicing has much possibility to be successful. Yahoo, Google and Microsoft have the power-to-execute and are able to realize the dream of the electronic business highway.

Why pull the complexity of Electronic Invoicing into your own organization and systems when the only goal you have is “send, receive and process invoices” ? Electronic Invoicing is non-intrusive, in fact the invoicing process will not be hampered, and around us there are strong players that made Electronic Business their core-competence. Perhaps you ask yourself when you will be ready for Electronic Invoicing and where you stand at this moment. The evolution path of Electronic Business (e-Business) provides a notion on the growth and future of Electronic Invoicing.

“Technology is shaping the future e-invoicing world” and demands a growing understanding of technology, standards, data security and control. It should be clear to everyone that Electronic Business goes through a shift from “tightly coupled to loosely coupled systems” .

From left below to right above Electronic Business evolves from Traditional to Synchronization.

1) Traditional: phone, fax, EDI and paper
Paper is still the most important medium for the transmission of an invoice while e-mail has taken up a strong position for the exchange of product information and order data. However the amended European regulations will strongly stimulate the use of e-mail in the next coming years.

Electronic Data Interchange, in the last years became synonym for the exchange of documents via Value Added Networks based on non-XML standards such as EDIFACT and ASC X12. Especially international companies and certain industry sectors have embraced EDI in the past although this not always leaded to the desired success. Nevertheless Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport (EDIFACT) is still heavily employed in the automotive and retail industry.

2) Communication: e-mail, online web presentment
Invoices - like other documents - will be transmitted using e-mail in PDF or other format but at the same time Electronic Invoice Presentment solutions are further being implemented. These solutions enable us to present invoices in HTML format in a personalized environment. In addition it is possible to download the invoice in different formats. The said means of communication distinguish themselves in the way the invoice is offered to the customer. When using e-mail the invoice is send to the customer - push-mechanism - while when using online presentment a pull-oriented approach is followed. The customer receives a notification message, e-mail or sms, when there is an invoice available that can be downloaded.

3) Integration: XML standards and web-oriented architectures
The rise of the eXtensible Markup Language (XML) drifted the world of Electronic Business more apart. This seems a contradiction to those that scream XML is the Esperanto of the future. However the different industry-specific XML-based vocabularies that have been developed (OAGI, UBL, PIDX, CIDX, RosettaNet, ...) the past years lead to the well-known interoperability question, the lack of information (data) interoperability. These XML-vocabularies define business information-elements in the context of the industry as such that everyone can understand and process them. The XML-language takes care of defining the structure and the industry-specific methodology for modeling and representing the semantics, the meaning of the information elements.

In the EDIFACT era industry-specific subsets were developed to further restrict the number of data elements. The basis for these subsets is/was the EDIFACT syntax and semantics as defined in the EDIFACT directories (libraries).

The XML-vocabularies on the other hand are based on different methodologies (semantics) and have different structures (syntax). Ultimately these create the luxury problem that most companies wrestle with, “the business standards dilemma”. Enterprises are not able to make a choice between the multitude of standards.

Standardization is one of the biggest hurdles for global adoption of Electronic Business (invoicing) but not the end of Electronic Business. The interoperability question is in fact about systems and people not having a common understanding of the meaning of the underlying data because there is no shared grammar and library on which the meaning is based.

A few international initiatives are started that should lead to one universal grammar library:
- The UN/CEFACT Core Components Technical Specification (CCTS) is a syntax-neutral methodology for the development of a common set of semantic building blocks of information-elements. The Core Components Technical Specification is based on the ISO Standard 150000-5 (ebXML Core Components Technical Specification ebCCTS). More information can be found on the website of SAP, the driving force behind the CCTS, under Message Definition Languages.

- The Open Group Universal Data Element Framework (UDEF) is a method for categorizing information-elements by means of an alphanumeric key (tag) and assigning a simple name to an element.

Those initiatives will not directly solve the interoperability question because none of these will be implemented on short notice in all the available XML-vocabularies. The luxury problem will continue to exist for a while.

4) Collaboration: a process-centric approach stimulated by business processes that interact using standardized B2B protocols containing message-formats, transport protocols and business process management components.

This stage of Collaboration where companies apply all kinds of integration to realize Electronic Business goes through interconnected networks. Especially the e-business (invoicing) networks that support the exchange of messages between trading partners constitute the most important link in this stage.

5) Synchronization: pure peer-to-peer networks that have no central control and where data gets replicated. Further away in the future Ecosystem oriented architectures will evolve. This stage in the evolution path will not obtain the required level of maturity in the next few years to enable major adoption.

What influence do distribution models have ?
The last years several distribution models emerged or were identified by institutions. For simplicity I will identify four models whereby the difference is mostly based on the position of the trading partners.

1) Seller Direct Model
In this model the seller is the dominant party and makes the invoice available to customers via an online presentment environment, web-portal, in different formats (EDI, XML, CSV, PDF, ...). Invoices can also be transmitted in PDF format via e-mail.

The model is most appropriate from the perspective of the seller because of the opportunity to tighten the connection with customers (vendor lock-in), at the same time the seller can recommend more products and services (cross- and up selling) and strengthen its brand name. Moreover the invoice has the same look-and-feel as the paper invoice.

2) Buyer Direct model
In this model the buyer is the dominant party and forces the supplier to enter or deliver the invoice via the online environment or via EDI / XML.

The model is most appropriate from the perspective of the buyer because of the opportunity to tighten the connection with suppliers (buyer lock-in) and reduce the administrative burden when the seller delivers the invoice in a standardized format in the online environment. When this online environment is integrated with the financial system the buyer is able to automatically process the invoice. More benefits can be achieved if the sellers retrieve the purchase orders from the same online environment and also confirm delivery dates and pricing.

The choice for one of these distribution models is partly determined by the bargaining or market power, and the desired wish of flexibility of involved parties. When the power is concentrated in the begin of the supply chain, on the selling side, the result will most often be a Seller Direct model while a dominating customer result in a Buyer Direct Model. Both models benefit from a limited number of standards and transport protocols, leading the highest possible interoperability.

Soon or later both customers and suppliers are confronted with the digital spaghetti architecture.

This structure evolves from the growing number of point-to-point connections and requires increasing efforts to connect new trading partners.

The Seller and Buyer Model in time will not increase the reach of trading partners and certainly not when buyers and sellers are faced with strong dominating partners. For most small and medium-sized companies, but also for dominating buyers and sellers willing to establish electronic business the Consolidator Model is the best fit and less intrusive.

3) Consolidator model
In the consolidator model a third party, a service provider, facilitates the exchange of documents between sellers and buyers providing various exchange services among web-enabled presentment environments and all kind of methods and standards for exchanging messages.

This model is most appropriate for small and medium-sized companies because the provider takes the complexity of different electronic standards out-of-their hands. There is a one time costs for connecting to the network of the consolidator and a transaction or monthly fee for the use of the service depending on the agreements made.

The main advantage for enterprises lies in the speed of connecting a large group of partners that already use the network of the consolidator. Especially when the service provider is running an extensive network of companies in the same market sector. Such an e-business (invoicing) network can be decisive in the choice of a service provider.

A provider who understands the problems in an industry sector is able to respond faster and provide additional services closely related to the business domain. For example in the world of Telecommunications and Utilities (energy, water,waste) Expense Management Solutions will add significant value to connected users.

The increasing number of e-business (invoicing) networks requires extra efforts from these network operators (consolidators) to ensure reach of trading partners over these networks. This gave rise to the networked environments (multiple connected hubs). The networked environments enable hub-owners to respond quickly to requests for exchanging messages with partners that use another network.

The network operators are now facing the same challenges that originally, not so long ago, gave birth to the e-business (invoicing) networks and are still the main reasons for their existence. E-business (invoicing) networks need to ensure widespread interoperability and interconnectivity to better serve - and keep on serving - senders and receivers.

Main aspects to address are cross-network addressing and routing, (message) content standards and transformation rules (format conversion), authenticity of origin and integrity of content. Answers are needed for questions such as how can a sender and receiver be uniquely identified, which message standard or grammar will be used as the common library, and how to ensure authenticity of origin, integrity of content and security.

Currently e-business (invoicing) network providers are tackling these questions by establishing bilateral agreements to ensure interoperability and interconnectivity. The Hub Alliance, an affiliation of Business-to-Business e-Trading Service Providers (or 'hubs') who have implemented a ground breaking initiative to interconnect different hubs ensuring that electronic trading is easier for all the hub users. Participants are a few of the big players in Europe: Certipost, Basware, Burns Business Exchange, Liaison, Causeway and Asite.

The Alliance was established to enable hub-to-hub interoperation and to encourage the wider use of electronic messaging between businesses. Members are currently prohibited from charging additionally for documents that are processed between hub members. Message standards, communications protocols, service levels and responsibilities are all defined by the membership and are intended to be as broad as possible to encourage the ease and speed of interconnectivity.

4) Four Corner model
The last model is the Four Corner model where the banking world will take care of the exchange of invoices between customers and suppliers. The already mentioned benefits of a consolidator apply and additionally banks provide possibilities to directly issue the payment of an invoice. There is not yet a working example of this model but it probably will not take years.

Mapping the distribution models on the evolution path ?
Now that the distribution models passed the revue let us look on how these models are plotted on the evolution path.

Some valuable and informative business and technological considerations to take into account.
Small, medium-sized and large companies should carefully investigate the business models and technologies of available solutions and service providers. The current e-business (invoicing) service providers are coming from many different backgrounds. Some players literally are involved in the gaming industry like B2Boost, the leader in transaction management.

Others rolled into the game of e-business and e-invoicing because paper-based invoices in the future are no longer an option:
- Output & Document Management Solution providers: StreamServe, Bringing Documents to Life, and Bottomline Technologies.

- Document & Information Logistics companies: TNT Post, the Dutch mail and logistic company, Certipost, the former Belgian Post company and Itella Corporation, formerly the Finland Post Corporation.

Even companies that have been providing B2B and EDI solutions for ages are Jumping on the Bandwagon of the e-business (invoicing) networks: Axway, Tie Commerce and SEEBURGER.

What all of these players have in common is that during the past years they developed solutions for solving the lack of interoperability between their clients with the objectives to reduce the amount of spaghetti. These solutions are based on different architectures, standards and types of software.

Two architectural approaches are generally followed:
1) Firstly, the use of a Common Information Model as the backbone for the solution.

The standards and models from clients are transformed into the common information model in the middle which is mostly based on a proprietary standard. Data is stored in a relational database or in an XML file system or database.

2) Secondly, the digital spaghetti structure is transferred into the solution

The existing point-to-point connections between trading partners are restated in the solution. There is no common information model and the power resides in the transformation capabilities of the underlying software. For each information flow between supplier and customer two transformation mappings are developed.

Not the most cost effective and efficient approach to solve the lack of interoperability between trading partners. As long as these providers can live up to their promises and ensure 100% client satisfaction this approach will work.

Will standardization solve the business standards dilemma ?
Once again it is a misunderstanding that XML is the solution, the Esperanto of the future. Some people even say XML is just plain text and does nothing. XML was created to structure, store and transport information. The XML-language takes care of defining the structure, the syntax, and the industry-specific methodology for modeling and representing the semantics, the meaning of the information elements.

The biggest challenge for all of us is solving the lack of interoperability between XML-based vocabularies and EDI libraries. True global electronic data interoperability requires more than an XML-based vocabulary.

For establishing global electronic collaboration and information exchange there must be a common understanding of the underlying data, the semantics of business information elements should be based on a standardized grammar, commonly available for everyone.

Many industry consortia and standardization committees have defined specific XML-based vocabularies. All of these vocabularies are based on different methodologies for representing the semantics of the business information elements. As such similar information elements in vocabularies are designed and named differently. This makes it hard to automatically translate these elements from one vocabulary to the other instead a mapping definition is required.

Due to the many XML-based vocabularies this becomes difficult and expensive, often identified as the business standards dilemma.

Standardization of the Content is not the breaking stone. It is not about speaking the same language but about understanding what we speak. Therefore standardization should focus on grammar, transformation rules and tools as such that both humans and machines are able to understand and work with it.

Initiatives that have been launched are:
- the UN/CEFACT Core Components Technology Specification (ISO 15000-5 ebCCTS)
- the Open Group Universal Data Element Framework

Adoption and incorporation of the UN/CEFACT CCTS methodology is agreed upon by most international standards but real cross-use of core components is not yet visible. Furthermore the UN/CEFACT CCTS is becoming a bit too complex with the extensive object-oriented approach propagated by the UN/CEFACT standardization committee.

Nevertheless it is the best initiative available at this moment and when the focus is brought back to the right perspectives, simply grammar, things will work out fine. The best architecture for an e-business (invoicing) network solution that has no problem with the business standards dilemma in the communication with other networks looks as follows:

This will also be the underlying architecture framework for the electronic business highway.

Will the electronic business highway fulfill the interoperability requirements ?
First of all it is imperative that the electronic business highway provides access to all sending and receiving trading entities and allows for inclusion of different e-business (invoicing) network providers.

Moreover there are common and open technology standards needed for message content and transport protocols including transformation and/or format conversions. These could best be based on a shared grammar and library such as the UN/CEFACT Core Components Technology Specification. These standards should be globally available to everyone without restriction and cost, or for a reasonable fee, 'en principe' no enterprise should feel excluded.

On top of these requirements enterprises need a smooth transition path from their existing integration approach to the new vibrating driving-experience on the electronic business highway. This demands ease of use, the ability to accommodate different existing and new solutions and free choice of service provider.

The road to Middle Kingdoms requires 'government' policies promoting innovation and competition, measures to encourage the industry to voluntarily contribute their best technology and to participate in the development of open standards.

Governments on a pan-European and international level with support of international standardization committees need to develop Common User Identifiers for addressing that are portable across Europe, similar to telephone numbers, open and independent from a service or network need to be developed. Two initiatives to mention are: the OASIS Customer Information Quality Technical Committee (OASIS CIQ TC) and the eGreen Pages Association.

The OASIS CIQ TC develops a set of XML specifications for defining, representing, interoperating and managing “PARTY (Person or Organization) CENTRIC INFORMATION” that are truly open, vendor neutral, industry and application independent, and importantly “Global” (ability to represent international data formats such as different types of party names and addresses used in 241+ countries).

Basware and Itella Information Oy are establishing a centralized directory containing messaging profiles and electronic addresses of ebusiness partners used for automated discovery and pairing of partners and routing of messages. The Open Initiative for Global Address Book in B2B Messaging - eGreen Pages - will be run by an open, non-profit e-invoicing operator association.

Is there a Business Case for e-business (invoicing) ?

Stay on board, more will come in a few days

Tags van Technorati: electronic data interchange,UDEF,EDIFACT,Interoperability Frameworks,UBL

Last update: 26-11-2011

XMind, social brainstorming en mind mapping software

2009-01-31T16:27:00.000+01:00

XMind is een Open Source gereedschap voor Social Brainstorming en Mind Mapping. Social Brainstorming wordt mogelijk gemaakt via de online service Share.XMind.net. XMind is een product van de software leverancier XMind LTD waarvan Brian Sun oprichter en CEO is.

XMind is beschikbaar onder twee Open Source licenties: de Eclipse Public License v1.0 (EPL) en de GNU Lesser General Public License v3 (GPL). Verder is er een commerciële versie verkrijgbaar. Deze commerciële versie XMind Pro beschikt over een aantal gevorderde functies waaronder audio recording, online zoeken, presentatie modus, Gantt perspectief voor project management en milestone tracking.

Zowel de Open Source als de commerciële versie voorzien in online delen (share) en bespreken (collaborate) van Mind Maps via XMind Share. Anders dan Open Source gebruikers kunnen XMind Pro gebruikers bepalen wie toegang krijgt tot hun online mind maps.

XMind is in staat om mind maps ontwikkeld in FreeMind (0.8 of 0.9) en MindJet MindManager te importeren. Naast het importeren biedt XMind de mogelijkheid om mind maps te exporteren. In tegenstelling tot FreeMind ondersteund XMind slechts een beperkt aantal export-formaten waaronder HTML en Image. FreeMind ondersteund ondermeer HTML, PDF, PNG, JPG en Open Office Writer. Daardoor is FreeMind beter geschikt als hulpmiddel voor het documenteren van mind maps in combinatie met andere office-gereedschappen. De commerciële versie van XMind ondersteunt eveneens PDF, Word en Powerpoint.

Installeren van XMind
Download de laatste versie van Eclipse Classic (versie 3.4 of later) van de website van Eclipse.

Open het menu Help > Software Updates... en selecteer het tabblad Available Software.

Klik op de knop Manages Sites... en klik op de knop Add....

In het dialoogscherm Add Site geef de locatie van de update site op:
Location = http://www.xmind.net/xmind/updates/xmind3_for_eclipse/

Klik daarna twee maal op de knop OK.

Vink de optie XMind for Eclipse aan en klik op de knop Install.

Klik op de knop Next, accepteer de licentievoorwaarden en klik op de knop Finish.

Na installatie van de XMind plugins zal Eclipse opnieuw opgestart worden.

Aanmaken van een mind map
Wat u voorafgaande dient te weten is dat XMind met workbooks en sheets werkt waarbij een workbook meerdere sheets kan bevatten. Meer informatie over XMind functionaliteit kunt u vinden onder de menu-optie Help in Eclipse, onder de optie XMind Help, maar eveneens op de online XMind Help Center.

Start Eclipse.

Wanneer het Java Perspective wordt geopend ga naar het menu Window en selecteer de menu-optie Open Perspective > Other. In het dialoogscherm Open Perspective selecteer de optie Mind Mapping.

Open het menu File voor het aanmaken van een XMind workbook.

Selecteer de menuoptie New > Other.

In het dialoogscherm open de node Mind Mapping en selecteer één van de opties:
- Mind Map Workbook
- Mind Map Workbook (Template)
- Mind Map Workbook (untitled)

Selecteert u de Mind Map Workbook optie dan kunt u direct een workbook aanmaken en opslaan waar u dat wilt op het uw computer.

Met de Mind Map Workbook (Template) optie kunt u een vooraf gedefinieerde template selecteren. Door het gebruik van templates kunnen bepaalde structuren die u vaker gebruikt vooraf gedefinieerd worden. Standaard komt XMind met een aantal vooraf gedefinieerde templates die zijn opgeslagen met de extensie .XMT
* Default Mind Map template
* Fishbone Chart
* Flow Chart
* Project Management (spreadsheet)

Let op: Als u XMind installeert via de Eclipse update manager dan worden deze templates niet geïnstalleerd.

De Mind Map Workbook (untitled) optie maakt automatisch voor u een workbook aan met een door XMind gegenereerde naam.

Selecteer deze optie voor het aanmaken van een nieuw workbook.

XMind kent 4 topic types:
* Central Topic: Elke mind map heeft een centraal onderwerp dat altijd automatisch wordt aangemaakt bij de kreatie van een workbook. Het is niet mogelijk om een mind map aan te maken zonder een centraal onderwerp. De tekst in het blok Central Topic wordt standaard als de default naam van het XMind bestand gebruikt wanneer u de workbook bewaard.

* Main Topic: een main topic is het eerste niveau onder het centrale onderwerp.

* Floating Topic: een floating topic kan overal op de map geplaatst worden onafhankelijk van andere topics en hoeft geen directe relatie met het centrale onderwerp te hebben. Het kunnen losstaande gedachten zijn die u wilt vastleggen.

* Subtopic: de subtopics worden gebruikt om meer detailsgegevens vast te leggen en kunnen alleen worden toegevoegd aan main topics en main floating topics.

Wanneer u een workbook aanmaakt verschijnt in het midden een rechthoek met het central onderwerp (central topic). Als u het Central Topic aanklikt dan ziet u rechtsonder onder de tab Properties met de properties Structure, Text, Shape en Line verschijnen. Deze laatste drie properties spreken voor zich.

Met het property Structure kunt u het Topic Type van uw mind map wijzigen. U heeft keuze uit heel wat types waaronder de eerder genoemde types plus een organigram en een boomstructuur.

Importeren van FreeMind mind maps
Open het menu File en selecteer de menuoptie Import.

In het Import dialoogscherm open de node MindMap en selecteer de optie FreeMind.

Klik op de knop Next om verder te gaan.

Klik op de knop Browse en ga op zoek naar een FreeMind mind map op uw computer. Ik ga de FreeMind map die ik heb opgesteld voor het vastleggen van de Product Breakdown Structure van het project Elektronisch Bestellen en Factureren importeren.

Wanneer er reeds een workbook bestaat kunt u aangeven dat de mind map tijdens het importeren toegevoegd mag worden aan de bestaande workbook of dat een nieuw workbook aangemaakt moet worden. Als er nog geen workbook is wordt automatisch een nieuw workbook aangemaakt.

Vink onder “Append Imported Sheet To” de optie The current workbook aan en klik op de knop Finish.

Wanneer ik de FreeMind mind map “Product Breakdown Structure.mm” importeer wordt een sheet met de naam EBF_Belastingdienst toegevoegd aan het workbook1 dat ik eerst had aangemaakt.

Rechts onderaan ziet u een schuifbalk waarmee u in- en uitzoomen, met het min- en plusteken. Naast het plusteken zit de knop waarmee de actuele afmeting van de mind map kunt selecteren.

Als u met uw muis op de naam van de sheet gaat staan zal een verkleinde weergave verschijnen van de mind map zoals die is geïmporteerd.

U kunt het workbook ook vergroten door met uw muis dubbel te klikken op het tabblad met de workbook naam. Mijn mind map is vrij groot en daarom heb ik deze uitgesplitst.

Bewaar nu de workbook via het menu File > Save As. Zoek een folder waarin u de workbook wilt opslaan en geef een naam aan het bestand (project-eb-f-belastingdienst). Deze naam ziet u later bovenaan het tabblad verschijnen.

Klik op de knop Save.

Mijn algemene conclusie
XMind is een oplossing voor Mind Mapping en biedt interessante opties zoals de mogelijkheden om informatie als een spreadsheet en losstaande topics op te nemen in een mind map. Wat verder handig is dat u meerdere Work Sheets (mind maps) kunt definëren onder één Workbook of bestand. Daardoor kunt u al de mind maps die horen bij een bepaald onderwerp of project bundelen in één workbook-bestand.

Verder kunnen Mind Maps vanuit de oplossing met één druk op de knop geupload worden naar de online server van XMind waar deze dan met anderen gedeeld kunnen worden.

Het voordeel dat XMind daarnaast heeft is dat door de Eclipse plug-in benadering de oplossing uitgebreid kan worden met andere Eclipse functionaliteiten zoals ProjectKoach voor het plannen van projecten. Hierover zal ik binnenkort meer vertellen.

Tags van Technorati: eclipse,mind mapping

Last update: 26-11-2011

Open Source ERP - CRM Oplossingen

2009-01-14T16:49:00.000+01:00

De laatste jaren ben ik een aantal sterke Open Source ERP en CRM oplossingen uitgebreid aan het bestuderen. Het aanbod van oplossingen is vrij groot en dat betekent veel werk aan de winkel.

- OpenCRX
Application Server: J2EE Application Server
Database(s): MySQL
Language:
Reporting: Persistence:

- Sugar CRM
Application Server: J2EE Application Server
Database(s):
Language:
Reporting:
Persistence:

- opentaps (based on OFBIZ)
Application Server: J2EE Application Server
Database(s):
Language:
Reporting:
Persistence:

- HiperGate
Application Server: Apace Tomcat
Database(s): MySQL
Language:
Reporting:
Persistence:

Functionaliteit:
* Contact Management
* Project Management
* Corporate Communication
* Shared Documents
* e-shop / invoicing / stock control

- vtiger
Application Server: Apace web server
Database(s): MySQL
Language: PHP
Reporting:
Persistence:

Functionaliteit:
* Sales Force Automation
* Activity Management
* Inventory Management
* e-mail integration
* Marketing Automation

- compiere
Application Server: Apace web server
Database(s): MySQL
Language: PHP
Reporting:
Persistence:

Functionaliteit:

Tags van Technorati: ERP,CRM

Last update: 26-11-2011

Installatie van XAMPP onder Windows

2009-01-04T19:51:00.000+01:00

Wanneer u een Apache HTTP Server met MySQL en PHP wilt installeren op uw computer dan kunt u de all-in-one package XAMPP van de Apache Friends downloaden. De Apache Friends is een project geïnitieerd in de lente van 2002 door Kai 'Oswald' Seidler en Kay Vogelgesang. Het project Apache Friends richt zich op de promotie van de Apache web server door het aanbieden van een geconfigureerde en eenvoudig te installeren Apache distributie met de naam XAMPP.

De volledige XAMPP distributie bevat naast de Apache web server ondermeer een aantal standaard software-componenten zoals PHP & PEAR, Perl, phpMyAdmin, OpenSSL, MySQL, SQLite. Naast een volledige distributie van XAMPP is er eveneens een lichte versie, XAMPP Lite, bestaande uit Apache, PHP, MySQL, phpMyAdmin, OpenSSL en SQLite.

Het voornaamste doel van de Apache Friends was om ontwikkelaars snel vertrouwd te maken met de wereld van de Apache web server. Voor commerciële of productiedoeleinden is XAMPP daarom minder geschikt met name omdat weinig aandacht is besteed aan beveiligingsaspecten. Zo is ondermeer niet voorzien in een wachtwoord voor de MySQL administrator en is de MySQL daemon toegankelijk via het netwerk. Met de XAMPP Security Console kunt u wel wachtwoorden voor de MySQL administrator en de XAMPP directory instellen alsook de authentificatie voor PhpMyAdmin.

Er zijn vier versies/distributies van XAMPP beschikbaar:
- XAMPP voor Linux
- XAMPP voor Windows
- XAMPP voor Mac OS X
- XAMPP voor Solaris

Het grote voordeel van XAMPP is dat u alleen één van deze distributies hoeft te downloaden en uit te pakken naar een folder op uw computer. Daarna kunt u XAMPP opstarten zonder dat u verder een installatieroutine moet uitvoeren.

De Windows distributie bestaat uit Apache, MySQL, PHP + PEAR, Perl, mod_php, mod_perl, mod_ssl, OpenSSL, phpMyAdmin, Webalizer, Mercury Mail Transport System for Win32 and NetWare Systems v3.32, Ming, JpGraph, FileZilla FTP Server, mcrypt, eAccelerator, SQLite, en WEB-DAV + mod_auth_mysql.

Meer informatie over de installatie van XAMPP voor Windows kunt u terugvinden op de website van de Apache Friends. Klik daarvoor bovenaan de webpagina op de knop XAMPP en selecteer de optie XAMPP for Windows of ga rechtstreeks naar de webpagina XAMPP-Windows

Installatie van de XAMPP voor Windows
Download XAMPP via de webpagina XAMPP for Windows.

Open het zip-bestand en kopieer de folder xamp naar de folder C:\ProgramFiles\.

Wanneer u XAMPP in deze folder installeert moet u nog het bestand setup_xampp.bat uitvoeren. Dit programmaatje zorgt ervoor dat alle paden in de configuratie worden goedgezet. Standaard wordt ervan uitgegaan dat XAMPP onder C:\ is geïnstalleerd.

Let op: Wanneer u reeds een MySQL server hebt draaien is het verstandig om deze te verwijderen. Ik heb geprobeerd XAMPP te installeren met een bestaande MySQL server maar het opstarten van MySQL geeft dan zoveel problemen dat het beter is om de bestaande te verwijderen.

Ga nu naar de folder waarin u XAMPP hebt geïnstalleerd en start het bestand xampp-control.exe.

Het XAMPP Control Center geeft een overzicht van de geïnstalleerde modules en maakt het mogelijk om deze individueel op te starten. Als eerste zal ik de Apache web server starten door op de knop Start te klikken naast de module Apache.

Wanneer de Apache web server wordt gestart krijgt u waarschijnlijk het verzoek van Windows om blokkering van de verbinding op te heffen. Nadat de Apache web server is gestart open een webbrowser en ga naar de URL: http://localhost/.

U ziet nu de XAMPP startpagina.

Klik onderaan op de taal van uw keuze en u gaat naar de webpagina XAMPP for Windows. Hier kunt u de status van de Apache web server opvragen via de optie Status in de linkerkolom.

Start nu de MySQL server via de XAMPP Control Center.

Ga naar de XAMPP Control Center en klik op de knop Start naast de module MySQL voor het starten van MySQL.

Ga naar uw webbrowser en klik opnieuw op de knop Status. U zult nu zien dat MySQL is geactiveerd.

Via de XAMPP Security Console kunt u de veiligheidsinstellingen van uw XAMPP installatie controleren. De onderdelen van uw installatie die worden gecontroleerd zijn:
- de XAMPP beheeromgeving / directories
- het wachtwoord van de MySQL administrator (hoofdgebruiker - root)
- het wachtwoord van de PhpMyAdmin
- de FTP server
- PHP server
- POP3 server

Ga naar uw webbrowser en klik op de knop Security en bekijk de 6 onderdelen van uw XAMPP installatie. U kunt vanuit de Security Console het wachtwoord voor de MySQL administrator en de XAMPP directory intellen alsook aangeven welke verificatiemethode (http of cookie) gebruikt moet worden om de identiteit van de PhpMyAdmin gebruiker te controleren (authentificatie).

Zorg eveneens voor de installatie van een goede Firewall voordat u XAMPP als productieomgeving gaat gebruiken.

Websites waar u meer adviezen kunt vinden zijn ondermeer:
Op de website van WHELP vindt u meer adviezen over het installeren van XAMPP.

Alteratieve all-in-one Apache distributies
Naast XAMPP is er eveneens een andere volledige Apache distributie beschikbaar voor Windows: - WampServer bestaande uit Apache, MySQL en PHP.

Tags van Technorati: web servers

Last update: 29-11-2011

Installeer een Apache Web Server op uw computer

2009-01-01T12:12:00.000+01:00

Reeds een aantal jaren maak ik gebruik van een WordPress weblog (blogsome.com). Het is een vrij stabiele omgeving maar biedt niet alle functionaliteit van WordPress. Daarom heb ik besloten om over te stappen op een andere provider. Deze provider biedt naast WordPress ondermeer een Content Management System (CMS) en een webshop.

Dat maakt het interessant omdat ik recent de vraag kreeg te onderzoeken welke Open Source webshops en ERP/CRM applicaties draaien onder een Apache HTTP Server en deze te evalueren. Het doel is om een portfolio van Business applicaties samen te stellen voor kleine en middelgrote bedrijven.

Een zoektocht op het internet heeft heel wat ERP/CRM en webshop toepassingen opgeleverd die ontwikkeld zijn in PHP waaronder:
- Blue ERP van het bedrijf Mitja uit Australië. Kenmerkend is dat deze ERP applicatie draait onder eGroupWare.

- project ERP is een ERP applicatie ontwikkeld voor eGroupWare

- CK-ERP welke eveneens onder eGroupWare draait

- ComUnion ERP

- FrontAccounting

Het aantal webshop dat ontwikkeld zijn met PHP is eveneens uitgebreid:
- PrestaShop eCommerce Solution

- eZ Publish eCommerce

Gelijktijdig met het installeren en bekijken van de laatste versie van WordPress ga ik deze toepassingen uitgebreid bestuderen en beschrijven. Voordat ik echter hiermee kan starten moet ik een Apache HTTP Server installeren. De installatie van de Apache HTTP Server en andere aspecten die daarbij komen kijken zal ik hieronder verder toelichten.

Downloaden van Apache HTTP Server
Ga naar de website van de Apache HTTP Server Project en download de laatste stabiele versie (op dit moment versie 2.2.11). De Apache HTTP Server Software is beschikbaar in een aantal versies voor Windows: Win32 Source versie, Win32 Binary without crypto en Win32 Binary including OpenSSL 0.9.8i (MSI Installer).

Installatie van Apache HTTP Server Win32 Binary
De binaire versie zonder cryptografie ga ik installeren. Dubbelklik op het installatiebestand voor het openen van het welkom-scherm.

Klik op de knop Next en in het dialoogscherm License Agreement accepteer de licentievoorwaarden.

In het volgende scherm krijgt u meer uitleg over de Apache HTTP Server.

Klik op de knop Next en vul de volgende velden in:
Network Domain:
Server Name: 127.0.0.1 of localhost
Administrator's Email Address

Vink de optie for All Users ... aan en klik op de knop Next.

Hint: Wanneer u for All Users aanvinkt onder Windows XP dan zal Apache automatisch starten als Windows opstart en in de achtergrond beschikbaar zijn.

Selecteer in het dialoogscherm Setup Type de optie Custom en klik op de knop Next.

Als u het Setup Type Custom selecteert kunt u in het volgende scherm aangeven in welke directory de software geïnstalleerd moet worden.

Ik heb de directory aangepast via de knop Change en het pad C:\ProgramFiles\Apache Software Foundation\Apache2.2\ opgegeven.

Klik op de knop Next en u bent klaar om de installatie te starten.

Klik op de knop Install.

U kunt nu de voortgang van de installatie volgen.

Wanneer de installatie klaar is klik op de knop Finish.

Onder Windows zal Apache nu automatisch gestart worden zoniet ga naar Start -> Programma's -> Apache HTTP Server 2.2.3 -> Control Apache Server -> Start Apache in Console.

Start nu een web browser en controleer of Apache draait door de URL: http://localhost/ in te voeren. Als alles goed gaat krijgt u de melding It works in uw browser.

In de system tray van uw computer ziet u het ikoon Apache Service Monitor. Met de Apache Service Monitor kunt u ondermeer de Web Server stoppen en starten.

Aanpassen van de directory (document root) voor al de server-bestanden
Standaard worden alle documenten opgeslagen in de directory C:\ProgramFiles\Apache Software Foundation\Apache2.2\htdocs\. De folder htdocs is de document root voor al de server-bestanden. Dit is de plek waar de HTML-bestanden en (later) de PHP-bestanden worden opgeslagen zodat deze door de web browser gezien kunnen worden.

Deze directory kunt u in het configuratiebestand httpd.conf wijzigen naar de directory waar u de bestanden wilt hebben . Het configuratiebestand kunt u vinden in de directory C:\ProgramFiles\Apache Software Foundation\Apache2.2\conf\.

Zoek in het configuratiebestand de regel met DocumentRoot “C:/ProgramFiles/Apache Software Foundation/Apache2.2/htdocs” en verander dat in DocumentRoot “C:/DataFiles/apache-server”.

U moet eveneens zorgen dat de rechten van deze directory goed staan anders krijgt u de melding You don't have permission to access / on this server apache documentroot wanneer u Apache opnieuw opstart en naar de URL: http://localhost/ gaat.

Instellen toegangsrechten tot de document root
De default access voor de directory / is gedefinieerd voor alle bestanden in de directory-structuur in het configuratiebestand. De toegang is standaard geblokkeerd voor alle bestanden via de regel.

Voor de nieuwe document root (DocumentRoot “C:/DataFiles/apache-server”) moet u de rechten juist instellen als volgt:

Belangrijk is het toekennen van volgende autorisaties aan de document root:
Order deny,allow
Allow from all

Wijzigen index.html bestand welke getoond wordt
Kopieer nu het bestand index.html van de directory C:\ProgramFiles\Apache Software Foundation\Apache2.2\htdocs\ naar de document root folder en wijzig de inhoud van het bestand. Vervang de tekst It works! door de tekst Apache Server directory.

Vervolgens moet u Apache herstarten via Start > Programma's > Apache HTTP Server 2.2.11 > Control Apache Server > Restart.

Wanneer u Apache opnieuw opstart en naar de URL: http://localhost/ gaat krijgt u de nieuwe tekst te zien.

Andere alternatieve Web Servers
Er zijn naast Apache HTTP Server een aantal alternatieve web servers die u zou kunnen overwegen.

- Lighttpd (“lighty”) is oorspronkelijk ontwikkeld door de Duitse MySQL programmeur Jan Kneschke

Tags van Technorati: ERP,CRM,apache software,web servers

Last update: 3-12-2011

Is Electronic Invoicing taken hostage by technology companies ?

2008-12-19T09:42:00.000+01:00

The European Commission on 28 January 2009 adopted a proposal to change the VAT Directive 2006/112/EC (from 28 November 2006) with respect to the invoicing rules. The European Commision published a communication on the technological developments in the field of electronic invoicing (COM/2009/20).

The aim of the proposal is to increase the use of electronic invoicing, reduce burdens on business, support small and medium sized enterprises (SMEs) and help Member States to tackle fraud. This publication includes also measures aimed at further simplifying, modernizing and harmonizing the VAT invoicing rules.

The proposed changes for electronic invoicing are:

- Treat the transmission of paper and electronic invoices equally by removing the conditions for advanced electronic signatures (AES) and electronic data interchange (EDI).

- Notification and acceptance by the receiver of the invoice and Tax Authorities is no longer required instead normal commercial practice will apply.

- Period of storage: Common storage period of 6 years within Europe for VAT invoices.

- Format of storage: Paper invoices may be converted into electronic form for storage purposes. Storage of invoices in original format is no longer required.

- Place of storage: No conditions for the place of storage other than that the invoice must be available without undue delay. The invoice should no longer be online available when held outside the Member State of the supplier or customer.

- Notification of the place of storage: Notification is no longer required.

- Date of supply of an Intra-community transaction = date of chargeability of tax, date when the tax is due to Treasury. The invoice should no longer contain the date of supply but instead the date when the tax is due.

- The invoice has to be issued before the 15th of the month following the date of supply.

The requirements imposed on the authenticity of origin and integrity of content of the invoice are changed by this proposal. The Dutch government adopted the proposal in less than a few weeks after announcement. Just in time for us to tell the Dutch Tax Authorities that we were not going to implement the advanced digital signature for the project Electronic Ordering and Invoicing with the Dutch Tax Authorities which went live in July of 2008.

Going for a technology-neutral solution is the fastest path to adoption of electronic invoicing in Europe. The last year several organizations raised seriously questions on the usage of advanced digital signatures as implemented by most European countries.

1) The Fiscal Committee of the European Tax Advisers - Confédération Fiscale Européenne (CFE) - expressed themselves clearly about the requirement of sophisticated encryption methods for both electronic invoicing and archiving. In their Opinion Statement on VAT formalities from 26 September 2008 - Review of the existing legislation regarding invoicing - they replied on the European Commission's online consultation to ascertain the view of businesses on the existing legislation on VAT invoicing.

“The CFE expresses its major concern about the requirement of sophisticated encryption methods such as for example advanced electronic signatures, for both the electronic invoicing and electronic archiving. There is no evidence that such encryption procedures are necessary.

Complex national encryption requirements imposed on the issuers of invoices are totally useless when the VAT is due from the customer, rather than the supplier, which is the position with many international or intra-community supplies.”

2) The European Association of Craft, Small and Medium-Sized Enterprises aisbl (UEAPME), the European SME umbrella organization, incorporates 83 member organizations from 36 countries consisting of national cross-sectorial SME federations, European branch federations and other associate members, which support the SME family.

The UEAPME replied on the European Electronic Invoicing (EEI) Final Report, the findings of the European Expert Group on E-Invoicing, with the following statement: “There is no need for onerous security measures when it comes to the authenticity and integrity of e-invoicing, particularly when businesses can prove that proper internal control processes are in place. Therefore, equal treatment of paper invoices and einvoices relates foremost to authenticity and integrity. As the experience in practice shows, e-invoicing is used most in those countries which treat paper and e-invoices the same when it comes to integrity and authenticity.”

See document Taskforce reply to EEI Draft Recommendations from 22 September 2008.

Internal business controls, if properly implemented, should be a sufficient reassurance to tax. Although an electronic signature is a method to prove authenticity of origin and integrity of content, the issuance of e-invoices should not trigger the obligation of an electronic signature if authenticity of origin and integrity of content can also be proved by other means.

3) The Expert Group on E-Invoicing advised to eliminate the usage of the advanced digital signature:

“The Expert Group envisages a ‘ Model Contract for secure Data Exchange’ as the ‘legal solution’ capable of promoting wider use of e-invoicing by SMEs (in addition to a standard cross-industry ‘basic’ e-invoice and a major role of banks). The ‘Model Contract‘ would not prescribe digital signature but define other ‘simpler’ methods of ensuring an ‘acceptable’ level of authenticity and integrity of the documents exchanged.”

The Communication from the Council to the Commission on the technological developments states: “There is at present no single business-friendly technology to support e-invoicing throughout the EU that satisfies both large and small businesses and has full support of all tax authorities. Moreover, there is no clear prospect of a suitable technology-based solution encompassing the needs of all parties in the next few years. Thus technology should not be relied upon to improve the take up of e-invoicing. “

The Expert Group on E-Invoicing set up by Commission Decision states in an open letter to the Commission: “Any solution to e-invoicing should be technology-neutral as a matter of principle.”

Finally, one cannot formulate it better than done by the Finish Information Society in 2005: “It is all about Trust and Confidence. The first difference of the opinion usually springs from the very attitude towards trust and confidence. In Finland, generally speaking, the initial attitude is trust and confidence with the parties being dealt with, unless otherwise proven. In a number of countries, on the other hand, the starting point is that the opposing parties are all crooked – or at least subject to justified suspicion – therefore security and auditing systems must be on fail proof level. This difference in opinions creates really major differences in demands also for electronic invoices.”

Bo Harald, Chairman EU Commission Expert Group on E-Invoicing, says in his video-statement “there are 238 billions reasons - to begin with ... but we are highjacked by technology companies”. See the e-Business News Channel for the video-statement of Bo Harald.

WE ARE HIGHJACKED BY TECHNOLOGY COMPANIES.

Electronic Invoicing - 238 bilion reasons - to begin with...
Bo Harald

Lesson learned from examinations and investigation of the legal and fiscal regulations and evolution over the past months is that there is no way back from here. The fastest path for adoption of electronic invoicing is a technology-neutral solution where at current there is no place for continuation of the advanced digital signature.

When more countries adopt this proposal towards the 1st of January 2013 the issues of authenticity of origin and integrity of content will have to be embedded in financial systems, procedures and reconciliation of cross-country tax reporting / declarations. Business Control will become the keyword and it is up to us to deal with it.

Tags van Technorati: e-Invoicing,Government,electronic data interchange

Last update: 26-11-2011

Wordt Elektronisch Factureren gegijzeld door technologie bedrijven?

2008-12-19T09:20:00.000+01:00

In recente onderzoeken naar Elektronisch Factureren worden een aantal belemmeringen geïdentificeerd voor de invoering van Elektronisch Factureren waaronder de perceptie van complexiteit, onduidelijke wetgeving en afwezigheid van standaarden. Als grootste belemmering voor de adoptie en het gebruik van Elektronisch Factureren wordt onduidelijke wet- en regelgeving gezien.

Alhoewel de wet- en regelgeving sterk is aangepast de laatste jaren blijft het gevoel aanwezig bij velen onder ons. Vooral grensoverschrijdend factureren lijkt niet van de grond te komen en dit zou voornamelijk te wijten zijn aan deze wet- en regelgeving.

Wordt dit alles nu veroorzaakt door een onduidelijke wet- en regelgeving of door de wijze waarop hier invulling aan gegeven is door diverse partijen waaronder de Europese Overheid en de verschillende lidstaten. Een belangrijk knelpunt voor de adoptie van (grensoverschrijdend) elektronisch factureren is de regelgeving rondom het gebruik van de elektronische handtekening.

Waaruit bestaat de regelgeving rondom de Elektronische Handtekening?
Eind 1999 verscheen de Europese Richtlijn 1999/93/EG betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen. Volgens deze richtlijn zijn elektronische handtekeningen gelijkgesteld aan handtekeningen op een papieren drager vooropgesteld dat aan bepaalde betrouwbaarheidseisen is voldaan. De richtlijn schrijft het rechtsgeldig maken van elektronische handtekeningen in de Europese lidstaten voor.

De Richtlijn onderkent twee soorten elektronische handtekeningen:
- de gewone elektronische handtekening waaronder wordt verstaan een handtekening in de vorm van elektronische gegevens die gekoppeld is / wordt aan andere elektronische gegevens en waarmee de identiteit van een persoon (afzender) vastgesteld kan worden. Denk hierbij aan een e-mailbericht waarin persoonsgegevens staan of een gescande handtekening is gebruikt. Het intoetsen van een pincode of wachtwoord voor het bevestigen van een elektronische transactie is eveneens een gewone elektronische handtekening.

- de geavanceerde elektronische handtekening waaronder wordt verstaan een handtekening die op unieke wijze aan de ondertekenaar is verbonden, het mogelijk maakt de ondertekenaar te identificeren, tot stand is gekomen met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden, en op zodanige wijze aan de gegevens of het elektronische bestand waarop zij betrekking heeft is verbonden dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

In Nederland is de Wet Elektronische Handtekeningen (WEH) per 21 mei van kracht gegaan evenals het Besluit elektronische handtekeningen. Verder is een artikel toegevoegd aan het Burgerlijk Wetboek voor de Wet Elektronische Handtekeningen: “Een elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, indien de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens werden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval.”

De Wet Elektronische Handtekeningen hanteert naast de hierboven beschreven eisen voor de geavanceerde elektronische handtekening de volgende twee kwaliteitseisen bedoeld om de veiligheid te vergroten (zoals ook voorgeschreven door de Europese Richtlijn):
- de handtekening is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat afgegeven door een certificatiedienstverlener die voldoet aan de eisen voor gekwalificeerde certificaten, in Nederland voldoet aan de eisen gesteld in de Telecommunicatiewet

- de handtekening is gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen

En let op: Alleen als de elektronische handtekening, naast de eisen van de geavanceerde handtekening ook aan bovenstaande kwaliteitseisen voldoet, dan heeft de elektronische handtekening per definitie dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.

Echter hier brengt de Europese Richtlijn enige nuancering aan:
De Europese Richtlijn zegt wel dat een elektronische handtekening geen rechtsgeldigheid mag worden ontzegd en dat zij niet als bewijsmiddel in gerechtelijke procedures kan worden geweigerd louter op grond van het feit dat:
de handtekening in elektronische vorm is gesteld, of
- niet is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat, of
- niet is gebaseerd op een door een geaccrediteerd certificatiedienstverlener afgegeven certificaat, of
- z? niet met een veilig middel is aangemaakt.

Als aanvullende regelingen zijn tevens de regeling elektronische handtekeningen en de beleidsregel aanwijzing certificatieorganisaties van kracht geworden. De wet elektronische handtekeningen is in feite een opsomming van wijzigingen in het Burgerlijk Wetboek en de Telecommunicatiewet.

Wat zijn de gevolgen van deze Europese Richtlijn voor Elektronisch Factureren?
Enerzijds heeft deze richtlijn Elektronisch Zakendoen in een versnelling gebracht. Het gaat niet alleen om Elektronisch Factureren maar betreft het volledige scala van business transacties, gaande van contractering tot / met facturering.

Voorheen waren elektronische facturen alleen rechtsgeldig (goedgekeurd door de Belastingdienst) wanneer gebruik gemaakt werd van Electronic Data Interchange, meerbepaald de procedures van verwerking van het bericht garanderen dat voldaan is aan de authenticiteits- en integriteitseisen.

Anderzijds heeft de richtlijn een technologische ontwikkeldrift veroorzaakt bij leveranciers van oplossingen voor elektronische handtekeningen en bij certificatiedienstverleners.

De Belastingdienst beschouwt nu het gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening als één van de goedgekeurde methoden voor elektronisch factureren. Daarmee kan eenduidig de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van een elektronische factuur gewaarborgd kan worden.

Waarom voldoet de digitale handtekening !
- Authenticiteit van Herkomst waarborgen:
De digitale handtekening zorgt ervoor dat de ontvanger van een bericht vertrouwen kan (mag) hebben in de afzender omdat de ontvanger het bericht alleen kan lezen (verifieren en decoderen) met de publieke sleutel (public key) van de afzender. De afzender tekent het bericht met een geheime sleutel (private key).

- Integriteit van de Inhoud waarborgen:
Zowel de afzender als de ontvanger van een bericht willen zekerheid dat de inhoud van het bericht niet gewijzigd is tijdens het transport (communicatie). De digitale handtekening krijgt een controlegetal, berekend met cryptografische technieken, van het oorspronkelijk bericht. Bij ontvangst van het bericht kan door het opnieuw uitvoeren van deze berekening gecontroleerd worden of de inhoud gewijzigd is tussen verzending en ontvangst.

Maar welke problemen veroorzaken deze Geavanceerde Elektronische Handtekeningen?
Elke Europese lidstaat heeft invulling gegeven aan de genoemde Europese Richtlijn voor wat betreft het gebruik van de gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Als gevolg daarvan worden de elektronische handtekeningen niet grensoverschrijdend geaccepteerd. Dat heeft met regelgeving (geen centrale geaccrediteerde certificatiedienstverleners) en techniek (landelijke technologische benadringen).

Wat we nu zien is dat het niet mogelijk is om een factuur van de ene lidstaat naar de andere te sturen zodanig dat voldaan is aan gestelde eisen wanneer gebruik wordt gemaakt van geavanceerde elektronische handtekeningen.

Wat gaat op korte termijn veranderen binnen Europa op het gebied van de Elektronische Handtekening?
De vraagstelling is niet alleen wat er gaat veranderen maar waardoor deze veranderingen plaatsvinden?

Een aantal partijen stellen de constructies die door de meeste lidstaten in leven zijn geroepen rondom het gebruik van de Elektronische Handtekening ter discussie. Tussen de regels door valt op te maken dat bedrijven zich hieraan uberhaupt niet hoeven te houden. De Europese Richtlijn had reeds een nuancering opgenomen over de rechtsgeldigheid van de Elektronische Handtekening.

Met betrekking tot de procedures en eisen gesteld aan het waarborgen van de authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud van een elektronische factuur zijn recent een aantal uitspraken gedaan die vragen oproepen bij het gebruik van (geavanceerde) digitale handtekeningen zoals gepropageerd door de meeste Europese landen.

1) De koepelorganisatie van Europese belastingadviseurs, de CFE Confederation Fiscale Europeenne, heeft zich duidelijk uitgesproken over de verregaande encryptieeisen in relatie tot de TAX / VAT regels.

In een Opinion Statement Review of the existing legislation regarding invoicing from 26 September 2008 wordt het volgende standpunt ingenomen ten aanzien van elektronische handtekeningen op de factuur.

The Opinion Statement is a reply on the European Commission’s online consultation to ascertain the view of businesses on the existing legislation on VAT invoicing.

Therefore the CFE expresses its major concern about the requirement of sophisticated encryption methods such as for example advanced electronic signatures, for both the electronic invoicing and electronic archiving. There is no evidence that such encryption procedures are necessary.

2) UEAPME - the European Association of Craft, Small and Medium-Sized Enterprises aisbl, de overkoepelende Europese organisatie van het midden- en kleinbedrijf, waarvan het MKB-Nederland deel uitmaakt en bestaat uit 70 zusterorganisaties uit de overige lidstaten heeft zich uitgesproken over de bevindingen van de Europese Expertgroep voor E-Invoicing (European Electronic Invoicing EEI).

There is no need for onerous security measures when it comes to the authenticity and integrity of e-invoicing, particularly when businesses can prove that proper internal control processes are in place. Therefore, equal treatment of paper invoices and einvoices relates foremost to authenticity and integrity.

3) De Expert Groep E-Invoicing adviseren om het gebruik van de digitale handtekening te vermijden:

The Expert Group envisages a ‘ Model Contract for secure Data Exchange’ as the ‘legal solution’ capable of promoting wider use of e-invoicing by SMEs (in addition to a standard cross-industry ‘basic’ e-invoice and a major role of banks). The ‘Model Contract‘ would not prescribe digital signature but define other ‘simpler’ methods of ensuring an ‘acceptable’ level of authenticity and integrity of the documents exchanged.

Afsluitend :
Eén en ander kan niet beter onder woorden worden gebracht als door de Finse Information Society recent gebeurde: met name waar gaat het nu eigenlijk over : Trust and Confidence

The first difference of the opinion usually springs from the very attitude towards trust and confidence. In Finland, generally speaking, the initial attitude is trust and confidence with the parties being dealt with, unless otherwise proven. In a number of countries, on the other hand, the starting point is that the opposing parties are all crooked – or at least subject to justified suspicion – therefore security and auditing systems must be on fail proof level. This difference in opinions creates really major differences in demands also for electronic invoices.

Belangrijker nog is de videopresentatie van iemand die ECHT weet waarover het gaat, Bo Harald voorzitter van de European Electronic Invoicing Expert Group:

WE ARE HIGHJACKED BY TECHNOLOGY COMPANIES.

Electronic Invoicing - 238 bilion reasons - to begin with...
Bo Harald

Tags van Technorati: e-Invoicing,Government,electronic data interchange

Last update: 26-11-2011

SAP neemt de UN/CEFACT Core Components als basis voor WARP 10

2008-10-06T22:19:00.000+02:00

De SAP medewerkers Mark Crawford en Gunther Stuhec hebben de voorbije twee jaar hard gewerkt aan de ontwikkeling van een nieuw modelleer- en transformatiegereedschap gebaseerd op de UN/CEFACT Core Components Specification (CCTS).

Beide heren zijn actief betrokken bij de UN/CEFACT en de CCTS: Gunther is de voorzitter van de UN/CEFACT Techniques and Methodologies Group (TMG) en voorzitter van het project team verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de CCTS standaard. Mark is de voorzitter van de UN/CEFACT Applied Technologies Group (ATG), de projectverantwoordelijke voor de UN/CEFACT Naming and Design Rules Specification en het Core Components Harmonization Project.

In het verlengde van hun waardevolle bijdrage aan de UN/CEFACT hebben zij de Core Components Specification als basis genomen voor het ontwerpen van een modelleer en transformatiegereedschap met de werknaam SAP CCTS Modeler Warp 10. De architectuur van Warp 10 is gebaseerd op SAP NetWeaver en biedt zowel integratie en uitbreiding van de SAP Global Data Types (GDT's) als transformatie naar ieder ander logisch data model ongeacht de gegevensbron.

De SAP CCTS Modeler Warp 10 is ontworpen met als doel het verminderen van de ontwikkel- en integratieinspanningen van data modellering en mapping. Het gereedschap richt zich voornamelijk op het vereenvoudigen van de inspanningen voor het bouwen van transformatiedefinities. Daarbij wordt ondersteuning geboden voor het automatisch genereren van transformatiemappings tussen verschillende standaarden op basis van industrie, internationale standaard, berichttype en doel van het bericht.

De SAP CCTS Modelere Warp 10 is een web-gebaseerd gereedschap met repository waarin data structuren, modellen en mapping definities zijn opgeslagen.

Vrij recent (9 juli 2008) is door Gunther Stuhec de Community Advisory Group (CAH) 12 Business Data Interoperability opgericht met als doel het nieuwe prototype van CCTS Modeler Warp 10 een beetje dichter bij het grotere publiek te brengen. De vraag is of het publiek wel interesse heeft in een propriëtair online gereedschap. Het aantal deelnemers en activiteiten aan deze community is vrij beperkt wat meestal geen positief teken is.

Voor het realiseren van integratie tussen bedrijfsprocessen en -systemen is het van groot belang dat een oplossing wordt gevonden voor het interoperabiliteitsvraagstuk. De kern van het vraagstuk is het ontbreken van informatieinteroperabiliteit tussen bedrijfsondersteunende systemen. Al jaren is het één van de beperkende factoren in de realisatie van inter-enterprise collaboratieve bedrijfsprocessen en gegevensuitwisseling. Zoals ik in mijn bloart Hoe lossen we het interoperabiliteitsvraagstuk op ? beschrijf zijn er reeds verschillende benaderingen ontwikkeld maar geen is momenteel voldoende volwassen om als uitgangspunt te dienen.

Ik geloof dat het bedrijfsleven behoefte heeft aan een Open Gemeenschappelijke Intelligente Oplossing die de brug slaat tussen al deze initiatieven en geaccepteerd wordt door de deelnemers in het integratie-speelveld. Daarbij valt te denken aan standaardisatieinstellingen, overheden tot leveranciers van oplossingen zoals SAP maar eveneens Open Source Communities zoals Eclipse.

Tags van Technorati: electronic data interchange,UDEF,CCTS,Government,Interoperability Frameworks

Last update: 26-11-2011

De ABILITIES Interoperability Bus

2008-09-09T12:38:00.000+02:00

Het project “Application Bus for InteroperabiLITy In enlarged Europe SMEs” (ABILITIES) is/was een onderdeel van het Sixth Framework programma van de Europese Commissie. Het project was gestart in januari 2005 en kende een looptijd van 2 jaar. Het project had als voornaamste doel het onderzoeken, ontwerpen en ontwikkelen van oplossingen voor het verbeteren van de interoperabiliteit in het bestel-tot-facturatie proces (order-to-invoice procurement cycle).

Ik zal hierna het ABILITIES project verder toelichten maar voor meer informatie kunt u terecht op de website ViewZone.org onder ABILITIES.

Het ABILITIES project richtte zich op de Interoperabiliteit tussen kleine en middelgrote bedrijven in de minder ontwikkelde landen en de minder technologie gedreven industriesectoren. Bedrijven en partners uit Duitsland, Hongarije, Slovenië, Rusland, Lithouwen, Roemenië, Turkije en Italië waren betrokken.

Analyse van de problematiek van Enterprise Interoperabiliteit leidde tot de identificatie van twee focusgebieden - interoperabiliteitslagen (interoperability levels):
- de ontwikkeling van een innovatieve architectuur voor de realisatie van Interoperabiliteit met ondermeer intelligente adaptieve bedrijfsdocumenten en integratie van state-of-the-art languages en standaarden voor Business Process Management en Service Orchestration

- de definitie van Intelligente en Adaptive UBL bedrijfsdocumenten voor de kleine en middelgrote bedrijven in het uitgebreide Europa

Het voorstel was om een gemengde architectuur te ontwikkelen die voor uitwisseling van documenten de voordelen combineert van message-based Service Oriented Architectures en van intelligente systemen.

Functionaliteit van ABILITIES
De ABILITIES architectuur voorziet in een aantal functies waarmee de onafhankelijkheid en autonomie van elke deelnemer wordt gegarandeerd.

Ondermeer volgende functies zijn voorzien:
- Configuration Module (Module voor de configuratie van samenwerking)
Voor de communicatie tussen bedrijven zijn de gegevens van de inkooporder en het definiëren van specificaties van goederen en diensten belangrijk. Wanneer standaard samenwerkingsverbanden of -configuraties niet meer volstaan of ontoereikend zijn dan kan met deze functie gedefinieerd worden in welke gevallen een sessie gestart moet worden tussen twee bedrijven voor het afhandelen van openstaande kwesties.

- Negotiation Rules Engine
Elk bedrijf kan haar algemene regels vastleggen en de speciale regels die gelden voor sommige partnerbedrijven.

- Process Designer
De applicatie ondersteunt het ontwerpen en beheren van bedrijfsprocessen via een Process Designer Module.
Via deze module kunnen procesmodellen gedefinieerd, onderhouden en grafisch weergegeven worden.

- Collaboration Configuration Manager
Via de Configuration Manager kunnen partijen verschillende vormen van samenwerking inregelen en inplannen.

Het hart van de ABILITIES architectuur
Het hart van de ABILITIES architectuur is de ABILITIES Interoperability Bus (AIB), gerealiseerd op basis van een Open Source Enterprise Service Bus (ESB). Alle componenten die de interoperabiliteit tussen samenwerkende bedrijven ondersteunen worden gekoppeld aan deze ESB zoals aangegeven in onderstaande figuur.

Een ESB heeft als voornaamste taken Messaging, Transformation en Routing. Daarvoor beschikt een ESB over drie centrale eigenschappen:
1) een Message Oriented Middleware (MOM),
2) connectiviteit gebaseerd op Web Services
3) XML- en SOAP-Messaging and Routing

Voor de Enterprise Service Bus is in het ABILITIES project uitgegaan van Apache ServiceMix. Apache ServiceMix is een Enterprise Service Bus (ESB) die de functionaliteit van Service Oriented en Event Driven Architectures combineert.

Belangrijk gegeven is dat het ABILITIES project uitgaat van de OASIS UBL specificaties voor het uitwisselen van bedrijfsdocumenten tussen afzender en ontvanger. Daarmee bevestigd UBL nogmaals vrij algemeen geaccepteerd te zijn als berichtenstandaard binnen Europa.

Volgens de informatie die ik verder kon vinden heeft het ABILITIES project niet geleid tot een oplossing die daadwerkelijk in gebruik genomen is. De opgedane kennis en ervaring wordt wel weer in andere projecten ingezet en/of toegepast ondermeer door het Software Research & Development Center van de Middle East Technical University (METU) in Turkije.

Het architectuurconcept van ABILITIES zou naar mijn mening in de Open Source wereld opgepakt en verder uitgewerkt kunnen worden. Een combinatie met ChainBuilder van BosTech zou tot iets moois kunnen leiden.

Hint: Op de website van CORDIS (Community Research & Development Information Service) kunt u meer informatie vinden over projecten die uitgevoerd worden binnen het Sixth Framework programma van de Europese Commissie.

Tags van Technorati: enterprise service bus,Government,interoperability frameworks,UBL

Last update: 3-12-2011

Is de Inter Enterprise Buziness Hub de toekomst ?

2008-08-30T00:13:00.000+02:00

In 2005 heb ik de implementatie van Elektronisch Bestellen en Factureren begeleid tussen twee bedrijven voor een leverancier van diensten. Het doel was om de verkoop- en inkoopprocessen van beide partijen te integreren gebruikmakende van elektronische gegevensuitwisseling op basis van internationale standaarden.

Het verzoek was uitgegaan van de klant omdat deze door elektronische verwerking van facturen aanzienlijke besparingen kon realiseren. De klant had de implementatie en het beheer volledig uitbesteed aan een intermediair, een aanbieder van Electronic Ordering en Invoice Presentment via het Web.

In mijn bloart Definitie Elektronisch Factureren schets ik de voornaamste uitvoeringsvormen van Elektronisch Factureren in Nederland. Het model dat door de klant werd geïmplementeerd was het Buyer Direct Model waarbij de webgebaseerde oplossing en de integratie met de systemen (klant en leveranciers) door de intermediair werden geleverd.

Het was gedurende deze implementatie dat ik mij bewust werd van het interoperabiliteitsvraagstuk. Nog tijdens het project ben ik gaan nadenken over een andere benadering voor het realiseren van Business-to-Business (Elektronisch Zakendoen) tussen meerdere bedrijven. Conceptueel was het voor mij vrij snel duidelijk dat de bedrijfswereld het beste gebaat was bij een combinatie van Business-to-Business Integratie en Web Presentment waarbij gebruik gemaakt wordt van een gemeenschappelijk informatie model en open standaarden.

Waar gaat het naartoe met Business Integratie ?
Met de sterke opkomst van op diensten gerichte architecturen (Service Oriented Archtectures) leek het mij zinvol om een gedegen onderzoek uit te voeren naar de marktontwikkelingen en de visies van analisten. Heel veel presentaties, onderzoeksverslagen, scripties en thesissen zijn de revue gepasseerd. Interessant was de presentatie “Constructing Software for Service Oriented Architecture” van Jean-Jacques Dubray uit 2004. Ondertussen is een hernieuwde versie met de titel “An Introduction to SOA” beschikbaar op de website www.ebpml.org. In de presentatie wordt een overzicht gegeven van de ontwikkeling van Connectiviteit en Business Integratie over de afgelopen 30 jaar. Forrester en Gartner hebben de voorbije jaren deze grafiek verder aangevuld met hun visie op Business Integratie. Service Oriented Architectures spelen daarin eveneens een belangrijke rol maar beide analisten hebben een eigen kijk op de toekomst zoals ik hierna zal toelichten.

Forrester ziet de Business Service Hub (BSH) een belangrijke plaats innemen in het integratie landschap. Forrester gaat uit van een gelaagde integratiestrategie (layered integration strategy) bestaande uit vier integration layers:
- process (BPM)
- presentation (Portals)
- application (ESB, EAI)
- data (ETL)
De Business Service Hub is een intermediair die on-demand integratiediensten levert waaronder Messaging, Routing, Transformation, Partner Management en Business Acitivity Monitoring (BAM). De Business Service Hub richt zich vooral op bedrijfsoverschrijdende transacties.

Gartner pleit voor de Worldwide Grid en Enterprise Nervous Systems (ENS). De Grid is een wereldwijd computernetwerk samengesteld uit Enterprise Nervous Systems, sub-netwerken. Het is een semantische en procesgerichte infrastructuur waarbinnen interacties tussen bedrijven plaatsvinden. Elk bedrijf beschikt over een eigen Enterprise Nervous System.

Welke conceptuele benadering is ontstaan ?
Gaandeweg is een concept ontstaan met de werknaam “Inter Enterprise Buziness Hub (IEBH)”. De “Inter Enterprise Buziness Hub” is een conceptuele benadering voor het bereiken van Business Integratie. Het kan gezien worden als een partner- en standaardenonafhankelijke universele communicatiepoort met business partners, waaronder klanten, leveranciers, overheid, vervoerders en financiële instellingen. Het voornaamste doel is het koppelen van bedrijfsprocessen en informatiestromen over de grenzen van bedrijven heen door middel van een intermediair platform.

Het concept is vooral een antwoord op de traditionele point-to-point manier van elektronische gegevensuitwisseling. Het streven is om eveneens een antwoord te geven op het interoperabiliteitsvraagstuk.

Essentieel in het concept zijn:
- Verscheidenheid aan connectiemogelijkheden
- Gegevensuitwisseling gebaseerd op Internationale Open Standaarden
- Common Informatie Model (CIM)
- Centrale opslag van alle verwerkte gegevens
- Gegevens toegankelijk voor iedereen via het Web

Het uitgangspunt is dat het concept met verschillende softwaregereedschappen en leveranciers gerealiseerd kan worden.

Het concept kan het beste gerealiseerd worden binnen een Consolidator Model maar andere modellen zijn niet uitgesloten. Alleen zal de functionaliteit dan beperkt blijven tot een 1-op-n relatie. Bedrijven kunnen wel hun bestaande architectuur als basis nemen.

Met welke softwaregereedschappen en leveranciers kan het concept gerealiseerd worden ?
Teneinde het concept gerealiseerd te krijgen heb ik de verschillende softwaregereedschappen op de markt geïnventariseerd en onderzocht. Met enkele aanbieders hebben architectuursessies plaatsgevonden om te komen tot een betere definitie van de eisen gesteld aan de functionaliteit. Dat heeft geleid tot een lijst met vereisten t.a.v. functionaliteit die ondersteund moet worden:
- Business Process Management (BPM) & Orchestration
- Business Activity Monitoring (BAM)
- Trading Partner Management & Enablement (onboarding)
- Connectors voor het verzorgen van de connectiviteit tussen bron en bestemming
- Adapters voor het verzorgen van de connectiviteit met applicaties
- Service Oriented Architecture (SOA)

Een aantal leveranciers en softwaregereedschappen waarmee het concept gerealiseerd kan worden zijn:
Commerciele oplossingen:
- Sun Microsystems Java Composite Application Platform Suite (Java CAPS)
- Axway Synchrony Suite
- SAP
- Oracle

Open Source oplossingen
- JBoss & XAware
- OpenESB & XAware
- Apache ServiceMix & Chainbuilder

Hoe ziet het concept eruit ?
In volgende presentatie wordt het concept van de Inter Enterprise Buziness Hub uitgebreider toegelicht.

Inter Enterprise Buziness Hub Slideshare

View more presentations from Danny Gaethofs

Welke uitdagingen zijn er nog ?
De grootste uitdaging ligt echter nog steeds in het transformatiedomein. De Inter Enterprise Buziness Hub zal geen implementatievereenvoudiging opleveren wanneer de ontwikkeling van transformatiedefinities volledig handmatig moet blijven gebeuren.

Een belangrijke vraag daarom dient nu en in de toekomst beantwoord te worden: Hoe kunnen standaarden getransformeerd worden gebruikmakende van een intelligente benadering.

Ik heb hier de laatste maanden heel veel onderzoek naar gedaan. Er zijn een aantal benaderingen mogelijk:
- de UN/CEFACT Core Components Technical Specification (CCTS)
- Universal Data Element Framework (UDEF)

Over bovenstaande benaderingen heb ik al geschreven in mijn bloarts Hoe lossen we het interoperabiliteitsvraagstuk op ? en Transformatiedefinities voor de Elektronische Factuur.

Een andere benadering waar vanuit Europees perspectief in tal van projecten aan gewerkt wordt is Semantic Based Transformation. Hierover zal ik binnenkort nog verder berichten.

Hoever staat het met commerciële toepassingen van deze concepten ? SAP, één van de grootste sponsors van de UN/CEFACT CCTS werkt aan een modelleer en transformatiegereedschap met de werknaam SAP CCTS Modeler Warp 10. SAP is vrij ver gevorderd in het beantwoorden van de door mij zojuist opgeworpen vraag.

De architectuur van Warp 10 is gebaseerd op SAP NetWeaver en biedt zowel integratie en uitbreiding van de SAP Global Data Types (GDT's) als de transformatie naar ieder ander logisch data model ongeacht de gegevensbron. Meer hierover in mijn bloart SAP CCTS Modeler Warp 10, modelleer en transformatiegereedschap. Ik zal binnenkort meer in detail ingaan op SAP Warp 10. Meer informatie kunt u vinden op de Collaboration Workspace van SAP onder Business Data Interoperability.

De nabije toekomst zal uitwijzen hoe het integratielandschap in de komende jaren ingevuld gaat worden. Interoperabiliteit staat op de agenda van internationale gemeenschappen en overheden.

Business Integratie blijft een dynamisch domeingebied en wordt heel sterk beïnvloed door de technologische ontwikkelingen.

Tags van Technorati: electronic data interchange,enterprise service bus,UDEF,UBL,Interoperability Frameworks

Last uypdate: 3-12-2011

XAware data integratie met een service georiënteerd tintje

2008-08-23T14:31:00.000+02:00

Het bedrijf XAware, Inc. is opgericht door Bill Miller (CTO) en Kirstan Vandersluis (Chief Science Officer) in 1999 en gevestigd in Colorado Springs, USA en heeft een dataintegratie gereedschap ontwikkeld voor de realisatie en ondersteuning van een Service Oriented Architecture (SOA).

XAware ondersteunt enkele belangrijke industriestandarden waaronder ACCORD (Insurance Data Standards - ACORD XML & EDIFACT), HL7 (Healthcare) en zowel SWIFT als IFX (Interactive Financial eXchange - Finance).

Sinds November 2007 is de XAware Suite als Open Source Data Integratie Oplossing vrij beschikbaar onder de GPL v2 licentie. De XAware Suite bestaat uit een ontwikkelomgeving, de XAware Designer, en een run-time machine, de XAware Engine. Naast deze componenten kent XAware Adapters en Connectors die zorgdragen enerzijds voor de logische connectiviteit met de applicaties en anderzijds voor de logische en technische connectiviteit tussen de bron en bestemming.

De voornaamste componenten van de XAware Suite zijn in het plaatje hieronder weergegeven:

De XAware Designer is een Eclipse plug-in waarmee web services en dataintegratie oplossingen gebouwd, getest en in gebruik genomen kunnen worden. Het is een grafisch visueel ontwikkelgereedschap voor het ontwikkelen en deployen van op XML-gebaseerde diensten in de vorm van metadata bestanden zoals BizDocuments, BizComponents en BizDrivers.

De XAware Engine is een J2EE applicatie die deployed kan worden op applicatieservers waaronder Oracle, SUN, JBoss en WebSphere maar eveneens op webservers zoals Tomcat, Microsoft IIS en Apache. De XAware Engine beschikt over een modulaire architectuur die is gerealiseerd bovenop het Java/J2EE Spring Framework en in staat is om hoge transactievolumes te ondersteunen.

De XAware Connectoren en Adapters verzorgen de connectiviteit met applicaties of back-end systemen en leveren de interface-technologiën die applicaties gebruiken voor het verkrijgen van toegang tot op XML-gebaseerde diensten. Hierbij moet u ondermeer denken aan de connectiviteit met relationele databases, transformatie van gestructureerde en ongestructureerde bestanden van bron naar bestemming, de verbinding met messaging queues en mainframe of ERP integratie.

Download en installatie van de XAware Suite De totale XAware Suite, bestaande uit de Designer en de Engine, kunt u downloaden als een All-In-One pakket. Het All-In-One pakket bevat eveneens een JBoss applicatieserver, een Java run-time omgeving (JRE 1.5) die nodig is om XAware te kunnen draaien en een Apache Derby met voorbeelden van use cases en scenario's.

Ga naar de website van XAware, xaware.org en klik op het menu Downloads. Download nu het XAware All-In-One pakket (+500MB) voor uw besturingssysteem. Wanneer u het installatiebestand met extensie EXE download dan hoeft u na de download enkel de excutable op te starten en de installatieinstructies te volgen.

Na installatie is onder uw lijst met programma's de XA-Suite 5.0 met de XA-Designer en XA-iServer aangemaakt.

Wanneer u de XA-Designer opstart zult u de eerste maal gevraagd worden de folder op te geven voor uw werkruimte. Accepteer de voorgestelde folder of maak een nieuwe folder aan voor uw werkruimte. Meer hierover in mijn bloart Aanmaken van een specifieke workspace in Eclipse.

Openen van het Eclipse XAware perspectief
Wanneer Eclipse is opgestart zorg er dan voor dat het XAware perspectief geopend is.

- Ga naar het menu Window en open de menuoptie Open Perspective

- Selecteer de menuoptie XAware perspective

Aan de linkerkant van het scherm ziet u het Project navigatiegedeelte en aan de rechterkant ziet u de Palette met alle beschikbare componenten. Het werkgebied in het midden van het scherm is de plek waar de BizView en XML bestanden worden geopend en getoond.

Onderaan links bevindt zich het scherm waarin het executieprofiel van een BizView bestand getoond wordt. Rechts daarvan wordt informatie getoond gerelateerd aan het geopende bestand of bestanden in het werkgebied. Hier ziet u verschillende tabbladen waaronder de Log View, de Execution Results View, de Properties View, de Component Catalog View en de Problems View.

Tags van Technorati: data mapping tool,eclipse,enterprise service bus

Last update: 26-11-2011

Tux Paint, Open Source tekenprogramma voor kinderen

2008-08-22T15:02:00.000+02:00

Aangezien mijn kinderen in de leeftijd zijn dat zij gebruik beginnen maken van computers en van het internet ben ik regelmatig voor hen op zoek naar educatieve programma's. Tevens wil ik hen enthousiast maken voor Open Source Software. Daarom kijk ik vooral naar software die beschikbaar is onder een Open Source licentie en waarvan ook de broncode gedownload kan worden.

Tux Paint is een gratis tekenprogramma voor kinderen tussen 3 en 12 jaar dat hieraan voldoet. Tux Paint wordt ontwikkeld door vrijwilligers wereldwijd en is gratis beschikbaar onder de GNU General Public License. Lead Developer en Designer is Bill Kendrick, eigenaar van het bedrijf New Breed Software. Tux Paint draait onder verschillende besturingssystemen waaronder Windows (incl. Tablet PC), Mac OS X, Linux, FreeBSD en NetBSD. Het programma draait zelfs onder Citrix® en Windows Terminal Services en op handheld computers.

Tux Paint is in gebruik bij verschillende scholen in de wereld van België tot in de Verenigde Staten.

Tux Paint combineert een handige gebruikersinterface met geluiden en uitdagende humoristische mascotte die de kinderen richting geven tijdens het gebruik van het

Downloaden en installeren U kunt Tux Paint downloaden van de website tuxpaint.org maar u kunt ook de Tux Paint CD bestellen bij CafePress

Selecteer de versie voor uw besturingssysteem.

Tux Paint komt in twee delen: het Tux Paint programma en de verzameling van stempels.

Download beide installatieprogramma's.

Na het downloaden start achtereenvolgens de programma's tuxpaint-0.9.20b-win32-installer.exe en tuxpaint-stamps-2008.06.30-win43-installer.exe.

Volg de installatieinstructies.

Opstarten Tux Paint
Ga naar Start > Alle programma's > Tux Paint en selecteer de optie Tux Paint (Windowed).

Wanneer u Tux Paint opstart krijgt u direct de beschikking over een lege canvas en een verscheidenheid aan tekengereedschappen. Aan de linkerkant van het canvas staan de hulpmiddelen en aan de rechterkant staan bij het hulpmiddel horende knoppen.

De hulpmiddelen kunt u activeren door de knop van het betreffende hulpmiddel dat u wenst te gebruiken aan te raken met uw muis. Tussen de hulpmiddelen vindt u ook de knoppen Terugwijzigen, Opnieuw doen, Nieuw, Opslaan, Openen en Stoppen.

Wanneer u een hulpmiddel selecteert ziet u aan de rechterkant de verzameling knoppen eveneens veranderen. Kiest u het hulpmiddel stempel dan ziet u daar een overzicht verschijnen van stempels. Het overzicht bestaat uit een grote verzameling van dieren. Het grappige is dat wanneer u één van deze dieren aanklikt u het geluid van het dier en de naam van het dier te horen krijgt.

Wist u al welk geluid een pinguïn maakt ? Nee zorg ervoor dat het volume van uw luidsprekers openstaat en het niveau van Tux Paint voldoende luid staat. Het niveau kunt u instellen met de volumebalk onder de stempels.

Zoek nu de pinguïn op in de lijst met stempels en klik op de stempel. Voor bijna elk dier is het geluid aanwezig. Een handige manier om kinderen vertrouwd te maken met dieren en met hun geluiden. Volwassenen raken natuurlijk snel uitgekeken op Tux Paint maar ik beveel het toch aan voor kinderen rond de leeftijd van 4 tot 6 jaar.

Tux Typing en Tux Math
Naast Tux Paint zijn er nog Tux Typing en Tux Math Command.

Spelenderwijs proberen deze programma's kinderen kennis van rekenen en van typen bij te brengen.

Als u deze programma's wilt uitproberen ga dan naar de betreffende website, klik op de knop download en download de versie van het installatieprogramma voor uw computer en besturingssysteem.

Dubbelklik daarna op het installatieprogramma en volg de instructies.

Ik heb deze programma's één voor één uitgeprobeerd en ze zijn prachtig. Vooral de intromuziek van Tux Typing moet u horen.

Spelen met Tux Typing en Tux Math
Via het menuscherm van Tux Typing kunt een aantal opties instellen waaronder de taalcode en kunt u eveneens de lijst met woorden waarmee gewerkt wordt onderhouden.

Tux Typing en Tux Math presenteren de gebruiker een scherm waar letters of rekenformules naar beneden dwarrelen. Door de letters in te tikken of het juiste antwoord te geven op de rekenformules kunnen punten verdiend worden. De gebruiker met de hoogste score - vanzelfsprekend - wint natuurlijk.

Tux Typing is vergeleken met Tux Math rijker aan variaties maar u moet het zelf maar eens proberen.

Ik wens u veel plezier met Tux en laat even weten wat uw kinderen van Tux vinden.

Tags van Technorati: open source,desktop tools

Last update: 3-12-2011

Open Source Screen Capture gereedschappen

2008-08-21T10:07:00.000+02:00

Al sinds begin 2005 gebruik ik het gratis Screen Capture gereedschap MWSnap van Mirek Wojtowicz. Alhoewel de laatste versie van MWSnap dateert van Juli 2002 is de aangeboden functionaliteit meer dan voldoende.

Ik gebruik MWSnap als hulpmiddel voor het maken van screenshots van afbeeldingen die ik dan weer verwerk ik handleidingen en mijn weblog artikelen.

MWSnap biedt gebruikers een aantal functies:
1) een aantal standaard capture - opname mogelijkheden
- een vaste rechthoek
- een vrij te selecteren rechthoek
- een dialoogvenster
- het volledige bureaublad
- initiëren met sneltoetsen

2) een aantal edit functions - bewerkingsfuncties
- transformeren (spiegelen, omkeren, links roteren, rechts roteren)
- inlijsten:
- toevoegen van cursors

3) extra functionaliteit
- System Tray Launcher
- Automatisch opslaan
- Geluiden bij opname
- Undo / Redo
- Herhalen laatste schermopname

Ik heb de laatste jaren gezocht naar Open Source Screen Capture gereedschappen die eveneens deze functies bieden. De voorbije week heb ik een aantal Screen Capture gereedschappen gevonden. Het mooie is dat deze gereedschappen in verschillende talen (Java, C#) ontwikkeld zijn waardoor een gebruiker een keuze kan maken.

- JShot is ontwikkeld in Java door Attila Magyar (Zeroflag) uit Hongarije.

- ZScreen is ontwikeld in C# door BrandonZ

- Greenshot

Een lijst van Screen Capture gereedschappen kunt u terugvinden op mijn website onder de menuoptie Links, categorie Desktop Tools.

Tags van Technorati: screen capture

Last update: 26-11-2011

ZScreen, het gratis en platformonafhankelijke screen capture en upload gereedschap

2008-08-18T12:52:00.000+02:00

ZScreen is een Screen Capture gereedschap ontwikkeld in C# door BrandonZ en gratis beschikbaar onder de GNU General Public License (GPL) Versie 2 licentie.

Met ZScreen kunt u screenshots maken van het volledige scherm, een actief scherm of een selectie van het scherm. Het is zelfs mogelijk om een screenshot te maken van een context menu, wat met sommige Screen Capture gereedschappen niet kan. Wanneer u ZScreen opstart wordt deze automatisch geladen in de system tray en kunt u met de rechtermuisknop het ZScreen context menu oproepen. Via het context menu krijgt u toegang tot een aantal menufuncties waaronder het bekijken van de verschillende instellingen.

Het is niet mogelijk om via het context menu afbeeldingen vast te leggen. ZScreen maakt gebruik van sneltoetsen die u zelf kunt instellen op het moment dat u ZScreen installeert of later door het instellingenscherm te openen vanuit het context menu.

Downloaden en installeren van ZScreen
U kunt het installatieprogramma van ZScreen downloaden van de website code.google.com/p/zscreen. Ga naar de website en selecteer de optie downloads. Selecteer dan de laatste versie van het Setup programma.

Sla het bestand (ZScreenSetup-abcd.exe) op in een folder van uw keuze en ga daarna naar deze folder.

Dubbelklik op het bestand en volg de installatieprocedure.

Na het opstarten van ZScreen wordt het scherm met instellingen geopend waar u alle benodigde instellingen kunt bekijken en aanpassen.

ZScreen Instellingen
Het scherm met instellingen bestaat uit een aantal tabbladen waarmee u het gebruik en functioneren van ZScreen naar uw hand kunt zetten.

Wanneer u onder het tabblad Basis op het ikoon van ZScreen klikt wordt de documentatie geopend. Hier kunt u meer informatie terugvinden over de verschillende instellingen en het gebruik van ZScreen.

Onder het tabblad Basis kunt u de taal van de gebruikersinterface definiëren en de bestemming van de screenshot vastleggen:
- Klembord (Clipboard)
- Bestand (File)
- FTP
- ImageShack

Via het tabblad Bestand Instellingen kunt u aangeven in welke folder afbeeldingen (tijdelijk) opgeslagen moeten worden. Standaard worden alle afbeeldingen in deze folder opgeslagen ongeacht of u deze bewerkt met een tekenprogramma of naar een FTP server upload. In het laatste geval kunt u hier wel aangeven of de afbeelding na het uploaden uit deze folder verwijderd moet worden.

Standaard wordt ZScreen geïnstalleerd met voorgedefinieerde Automatic Naming Conventions en Picture Quality. U kunt de naamgeving en kwaliteit die ZScreen moet gebruiken voor het vastleggen van afbeeldingen aanpassen. Zelf heb ik het bestandsformaat aangepast van PNG naar JPG omdat dit het formaat is dat ik het meest gebruik. Voor de naamgeving kunt u twee conventies instellen: (1) voor het maken van een screenshot van het Actieve Scherm en (2) voor het maken van een Verkleind /Volledig Venster.

Het is eveneens mogelijk om ZScreen zo in te stellen dat u tijdens het maken van een screenshot de naam van het bestand kunt aanpassen. Een instelling die wel handig is omdat de naamgeving van ZScreen vrij cryptisch is, voorbeeld SS-18.08.2008-11.31.10AM.

Voor het weergeven en aanpassen van de afbeelding kan ZScreen gebruik maken van een tekenprogramma. Standaard is het gebruik van een tekenprogramma niet geactiveerd. U kunt zelf instellen welk tekenprogramma u wilt gebruiken of u kunt gewoon MS Paint selecteren. Dit dient u wel te doen alvorens u een afbeelding vastlegd. Ga daarvoor naar het tabblad Image Software Instellingen en selecteer MS Paint of voeg uw tekenprogramma toe.

Maken van screenshots
ZScreen geeft u de mogelijkheid om een deel van het scherm te selecteren, vast te leggen en te publiceren. Publiceren wil zeggen dat u uw screenshot kunt uploaden naar een FTP server, een Image Hosting server (ImageShack) of opslaan als een bestand.

ZScreen maakt gebruik van sneltoetsen voor het vastleggen van screenshots. Deze sneltoetsen kunt u zelf instellen onder het tabblad Sneltoetsen. Ik heb de sneltoetsen als volgt ingesteld zodat deze overeenkomen met de instellingen van MWSnap:
- Actieve scherm: Shift+Control+W, voor het maken van een screenshot van het openstaande actieve venster

- Verkleind screenshot: Shift+Control+A, voor het maken van een screenshot van een geselecteerd deel van een venster

- Volledige scherm: Shift+Control+D, voor het maken van een screenshot van het volledige venster

Conclusies
ZScreen waarschuwt u niet waneer u een screenshot hebt gemaakt. Alleen wanneer u een tekenprogramma hebt gekoppeld aan ZScreen of de optie Prompt for File Name hebt aangezet kunt u zien dat een screenshot wordt vastgelegd. Het onbreken van geluiden is één van de enige beperkingen van ZScreen.

Verder biedt ZScreen alle functies die nodig zijn waaronder sneltoetsen en het tonen van de screenshot. Met een ander tekenprogramma dan MS Paint is het mogelijk om cursors en andere tekens toe te voegen aan de gemaakte screenshot.

De ondersteuning voor sneltoetsen en de mogelijkheid om eveneens screenshots te kunnen maken van context menu's zijn wel de voornaamste redenen waarom ZScreen mij aanspreekt.

Hierna zal ik aangeven welke functionaliteit aanwezig is:
een aantal standaard capture - opname mogelijkheden
- een vaste rechthoek: niet aanwezig
- een vrij te selecteren rechthoek: aanwezig
- een dialoogvenster: aanwezig
- onderdelen van het venster: niet aanwezig
- het volledige openstaande scherm: aanwezig
- het volledige bureaublad: niet aanwezig

- initiëren van screenshot met sneltoetsen: aanwezig

een aantal edit functions - bewerkingsfuncties
- instellen van tekenprogramma: aanwezig

- transformeren (spiegelen, omkeren, links roteren, rechts roteren): afhankelijk van tekenprogramma
- inlijsten: afhankelijk van tekenprogramma
- toevoegen van cursors: afhankelijk van tekenprogramma

extra functionaliteit
- System Tray Launcher: aanwezig
- Automatisch opslaan: aanwezig
- Geluiden bij opname: niet aanwezig
- Undo / Redo: afhankelijk van tekenprogramma
- Herhalen laatste schermopname: niet aanwezig

Tags van Technorati: screen capture

Last update: 18-08-2008

JShot, het gratis en platformonafhankelijke screen capture en upload gereedschap

2008-08-16T13:39:00.000+02:00

JShot Screen Capture is ontwikkeld in Java door Attila Magyar (Zeroflag) uit Hongarije.

JShot geeft u de mogelijkheid om een deel van het scherm te selecteren, vast te leggen en te publiceren. Publiceren wil zeggen dat u uw screenshot kunt uploaden naar een FTP server, een Image Hosting server (ImageShack) of kunt verzenden naar uw Instant Messaging partner (Skype, MSN). JShot kent echter geen sneltoetsen waardoor het niet mogelijk is om een screenshot te maken van een context menu.

JShot beschikt eveneens over teken- en bewerkingsfunctionaliteit waaronder het aanbrengen van cursors of andere vormen (lijnen, tekst) op uw afbeelding. JShot maakt daarvoor gebruik van het tekenprogramma dat standaard aanwezig is of dat u instelt via het configuratiescherm.

Helaas is er nog geen documentatie of helpfunctie beschikbaar en zult u wat moeten experimenteren om met JShot te leren werken. Echter in een mum van tijd hebt u wel begrepen hoe één en ander werkt. Ik zal hierna een aantal basis functies toelichten.

Downloaden en installeren van JShot
U kunt JShot downloaden van de website JShot.info via het hoofdmenu. Klik op de link Download en in het download scherm selecteer de versie voor uw besturingssysteem (Windows, Linux of ander platform).

Sla het bestand jshotinstall.exe (of jshotinstall.jar voor Linux) op in een folder van uw keuze.

Ga naar de folder waar u het bestand hebt opgeslagen en dubbelklik op het bestand.

Volg de installatieprocedure. Tijdens de installatie moet u de licentie overeenkomst (geen open source licentie) accepteren en aangeven in welke folder u JShot wilt installeren. U kunt tijdens de installatie van JShot eveneens de plugin's voor ImageShack en Skype selecteren.

JShot beschikt momenteel nog niet over een plugin-manager, deze is in ontwikkeling, maar optionele plugin's kunnen wel handmatig worden toegevoegd in een eigen folder onder de directory plugins. Een plugin bestaat uit een .jar-bestand, plugin.xml met daarin de beschrijving en een optionele lib-folder.

Wanneer u JShot voor de eerste maal opstart wordt de configuratie wizard geopend waarin u geadviseerd wordt om uw configuratieinstellingen te controleren en een uploader profiel aan te maken.

In het scherm met configuratieinstellingen kunt ondermeer instellen in welk formaat uw afbeeldingen opgeslagen moet worden en welke look-en-feel u wilt hanteren.

JShot maakt het mogelijk om afbeeldingen te uploaden naar een FTP server, ImageShack, Skype, Twitter, Picasa, Dropbox of Minus. Daarvoor maakt JShot gebruik van een uploader plugins die afzonderlijk geïnstalleerd moeten worden. U kunt zelf een uploader plugin ontwikkelen als deze nog niet beschikbaar is voor uw omgeving.

Maken van screenshots
JShot kunt u op twee manier openen: als applicatie en in de system tray.

Als u de applicatie hebt geopend kan u een screenshot maken van een volledig venster via de toetsen CTRL + E of de Menu Optie Picture > Recapture. Wanneer u JShot hebt geopend in de system tray kunt u de gewenste screenshot maken via het context menu. Klik voor het openen van het context menu met uw rechtermuisknop op het JShot ikoontje in de system tray en selecteer de screenshot die u wilt maken.

JShot biedt u een aantal mogelijke screenshots aan via het context menu:
- het volledige scherm (whole screen)
- actieve schermdelen (widget)
- het openstaande scherm (active window)
- de desktop - bureaublad (desktop)
- de taskbar (taskbar)

- de vijfde mogelijkheid - Wanneer u dubbelklikt op het JShot ikoontje in de system tray kunt u een rechthoekig venster selecteren voor het maken van een screenshot. Er verschijnt op het scherm de melding Drag your mouse to select a portion of the screen.

Conclusies
Na wat experimenteren kan ik voorlopig de volgende conclusies trekken. JShot biedt heel wat voorzieningen voor het aanpassen van uw screenshots. Dit komt met name omdat JShot gebruik maakt van een tekenprogramma dat u zelf kunt instellen. Standaard is MS Paint ingesteld als tekenprogramma maar dit kunt aanpassen aan uw eigen voorkeur. >/p>

JShot sneltoetsen maar u zult deze zelf moeten definiëren onder het context menu > options > hotkeys.

JShot kan op twee manieren geopend kan worden:
- in de system tray
- als afzonderlijke applicatie

Helaas kan in de laatste modus alleen maar een screenshot van een volledig venster gemaakt worden.

Welke functionaliteit is aanwezig:
een aantal standaard capture - opname mogelijkheden
- een vaste rechthoek: niet aanwezig
- een vrij te selecteren rechthoek: aanwezig
- een dialoogvenster: aanwezig
- onderdelen van het venster: niet aanwezig
- het volledige openstaande scherm: aanwezig
- het volledige bureaublad: aanwezig

- initiëren van screenshot met sneltoetsen: niet aanwezig

een aantal edit functions - bewerkingsfuncties
- instellen van tekenprogramma: aanwezig

- transformeren (spiegelen, omkeren, links roteren, rechts roteren): afhankelijk van tekenprogramma
- inlijsten: afhankelijk van tekenprogramma
- toevoegen van cursors: afhankelijk van tekenprogramma

extra functionaliteit
- System Tray Launcher: aanwezig
- Automatisch opslaan: niet aanwezig
- Geluiden bij opname: aanwezig
- Undo / Redo: afhankelijk van tekenprogramma
- Herhalen laatste schermopname: aanwezig

Tags van Technorati: screen capture

Last update: 26-11-2011

Wordt UBL, de elektronische communicatiestandaard in Europa ?

2008-07-18T11:40:00.000+02:00

In september 2001 is op voorstel van een aantal leden van OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) waaronder Sun Microsystems, Commerce One, SAP en Boeing de OASIS Universal Business Language Technical Committee (UBL TC) opgericht. Het voornaamste doel van de UBL TC, voorgezeten door Jon Bosak (Sun Microsystems), was / is het ontwikkelen van een gratis bibliotheek van gestandaardiseerde elektronische op XML gebaseerde bedrijfsdocumenten.

De ontwikkeling van UBL is gestart gedeeltelijk als reactie op de veelheid en verscheidenheid aan XML standaarden / bibliotheken voor elektronische handel maar eveneens om de toegankelijkheid van elektronische handel te vergroten. UBL moet elektronisch zakendoen voor kleine en middelgrote bedrijven mogelijk maken en de basis leggen voor de wereldwijde overgang van traditioneel zakendoen naar elektronische handel.

De OASIS Universal Business Language (UBL) is gebaseerd op de XML Common Business Language xCBL versie 3.0 van Commerce One. Commerce One nam in 1999 het bedrijf Veo Systems over en kwam zo in het bezit van de Common Business Language (CBL) technologie. Deze technologie is door Commerce One verder uitgebreid en omgedoopt tot xCBL om de relatie met XML te identificeren. De XML Common Business Language (xCBL) is een verzameling van XML bouwstenen en een raamwerk voor de ontwikkeling van herbruikbare XML berichten. xCBL richt zich op documenten en transacties ter ondersteuning van de internationale elektronische handel. Commerce One heeft de versie 3.0 van xCBL ingebracht in de OASIS UBL Technical Committee als startpunt voor de ontwikkeling van UBL.

Op70 version) vrijgegeven aan het publiek voor review waarna in november 2004 de eerste officiële versie van UBL, release 1.0, na drie jaar ontwikkeling werd uitgebracht. Twee jaar later, november 2006, werd UBL 2.0 uitgebracht en als formele standaard geaccepteerd door OASIS.

De Universal Business Language maakt gebruik van XML Schema's voor het beschrijven van gestandaardiseerde bedrijfsdocumenten. Een XML Schema Definitie Document (XSD) beschrijft de structuur van een XML document. UBL 2.0 ondersteunt 31 bedrijfsdocumenten (document types) en voor elk document is een XSD Schema opgesteld.

Verschil tussen UBL 2.0 en UBL 1.0
Een belangrijk verschil tussen UBL 2.0 en de voorgaande releases is het gebruik van een getrapt (twee-fase) validatiemodel. Tijdens het verwerken van een UBL bericht moet de structuur en het juist gebruik van gestandaardiseerde codes worden gevalideerd. UBL maakt gebruik van internationaal gestandaardiseerde codelijsten, verzameling van toegestane waarden, die worden uitgegeven en onderhouden door standaardisatieinstellingen, waaronder ISO (landencodes) en UN/CEFACT (valutacodes, eenheidsmaten, taalcodes). Codelijsten kunnen ook gebruikt worden voor het vastleggen van afgesproken waarden tussen twee of meer handelspartners.

In de voorgaande releases werden de verzameling toegestane waarden of codes rechtstreeks vastgelegd in de XML Schema's van de bedrijfsdocumenten en kon validatie van structuur en codes gelijktijdig uitgevoerd worden. In UBL 2.0 worden de codelijsten vastgelegd in afzonderlijke configuratiebestanden en kan een getrapt validatieproces gevolgd worden. Hierdoor is het mogelijk om verschillende versies van een codelijst te hanteren per situatie. Zo kan per bedrijf waarmee zaken gedaan wordt een andere versie van een codelijst gehanteerd worden.

UBL 2.0 schema's ondersteunen het gebruik van een getrapt validatie proces dat schematisch als volgt wordt weergegeven en bestaat uit twee stappen (fasen):

- Stap 1: Controle op structuur, data typing en vocabulary via UBL XSD bestanden en een generieke XSD validator
- Stap 2: Controle op het juist gebruik van waarden uit de codelijsten via UBL XSLT bestanden en een generieke XSLT processor. In deze stap vindt validatie van internationaal gestandaardiseerde codes plaats via de standaard UBL 2 .xsl bestanden en validatie van trading-partner specifieke codes via de customized .xsl bestanden.

Hoe staat het met het gebruik van UBL voor elektronisch zakendoen
Wereldwijd is UBL in gebruik als de elektronische berichtenstandaard voor elektronisch zakendoen tussen bedrijven en overheden. Binnen Europa lopen een aantal landen voorop in de ontwikkeling van een elektronische communicatiestandaard voor elektronisch zakendoen tussen bedrijven en overheden.

Denemarken (National IT and Telecom Agency)
Denemarken heeft de invoering van elektronisch factureren vrij rigoureus aangepakt. Vanaf 1 februari 2005 mogen overheidsinstellingen in Denemarken - dit werd zo vastgelegd in de wetgeving - alleen facturen van leveranciers accepteren in een elektronisch formaat, de OIOXML Electronic Invoice. De OIOXML (Open public Information Online XML) Electronic Invoice is de Deense XML-standaard voor de elektronisch factuur gebaseerd op de eerste versie van UBL release 0.7. Voor meer informatie: OIOXML Electronic Invoicing.

Bedrijven kunnen op een aantal manieren facturen aanleveren:
1) via het aanmaken en verzenden van een elektronische factuur vanuit het fakturatiesysteem via de elektronische postbus van een Value Added Network (VAN).

2) via een Read-In Bureau die zorgdraagt voor het scannen en converteren van een papieren factuur naar het elektronische formaat en het verzenden van deze elektronische factuur naar de juiste overheidsinstelling via een Value Added Network.

3) via het handmatig invoeren van de factuur in een Internet Invoice Portal die zorgdraagt voor het aanmaken van de factuur in het elektronische formaat en het verzenden van deze elektronische factuur naar de juiste overheidsintelling via een Value Added Network

Schematisch ziet dit er op hoofdlijnen als volgt uit:

De Deense overheid stelt volgende eisen aan de informatie in de factuur:
- het gebruik van de EAN locatiecode voor identificatie van de klant is verplicht en de klant moet de EAN code verstrekken tijdens het plaatsen van de order
- een referentie naar de inkooporder of bestelling is verplicht
- een referentie naar de persoon die de order heeft geplaatst is verplicht
- interne identificatiecode van de klant is verplicht als deze verstrekt werd tijdens het plaatsen van de order

Let op: Denemarken maakt vooralsnog geen gebruik van de OIOUBL Invoice. De OIOUBL standaard wordt wel aanbevolen voor het uitwisselen van elektronische catalogi en inkooporders. OIOUBL is gebaseerd op UBL release 2.0 (Voor informatie: Online OIOUBL Documentation)

Noord-Europa
Northern European Subset (NES) is een intiatief dat voortvloeit uit de samenwerking tussen enkele Noord-Europese landen op het gebied van e-commerce en e-procurement. Onder aanvoering van Denemarken hebben vertegenwoordigers van de Noord-Europese landen Denemarken, Zweden, Noorwegen, Ijsland, Finland en van het Verenigd Koninkrijk begin 2007 een werkgroep opgericht voor het ontwikkelen van een Noord-Europese Subset (Northern European Subset (NES)) van op UBL 2.0 gebaseerde documenten.

De NES organisatie heeft de Universal Business Language (UBL) geselecteerd als de Open berichtenstandaard - met op dit moment de meeste potentie - voor het realiseren van grootschalige e-commerce en e-procurement handelstransacties tussen overheden onderling en bedrijven, zowel grensoverschrijdend (cross-border) als nationaal (domestic).

Het NES project richt zich niet op het uitvoeren van implementaties maar heeft als voornaamste doel zorgdragen voor het tot stand komen van een gezamelijk platform voor e-procurement.

De belangrijke resultaten van het NES project zijn:
- Profielen die bedrijfsprocessen en scenario's beschrijven uitgaande van UBL voor handelstransacties
- Berichtdefinities gebaseerd op een gemeenschappelijke subset (deelverzameling) van UBL handelsdocumenten
- Handleidingen en codelijsten
- Validatiegereedschappen

De aangesloten landen zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering en coördinatie van implementaties. De laatste versie van NES is op 11 juli 2007 vrijgegeven en kunt u terugvinden onder de rubriek Documents op de website van NES. Al het materiaal van NES is gepubliceerd onder de Creative Common license.

Zweden
In Zweden loopt het project Single Face To Industry (SFTI). Het is een alles-in-één e-procurement standaard waarmee het bestel- en facturatieproces tussen handelspartners wordt ondersteund. Voor het bestelproces is sinds juni 2010 de CEN/BII Basic Order de aanbevolen standaard voor de publieke sector

Duitsland
In Duitsland is deze maand de German Localization Subcommittee (DELSC) samengesteld. Deze gaat zich buigen over de realisatie van een Duitse UBL Data Dictionary.

Spanje
CODICE is het Spaanse overheidsinitiatief voor het ontwikkelen van een verzameling elektronisch documenten gebaseerd op UBL voor de ondersteuning van het aanbestedingsproces. Vereenvoudigd zijn er drie processtappen die worden ondersteund: aankondigen of bekendmaken, aanbieden en gunnen.

De specificaties van de CODICE standaard zijn terug te vinden op de website contrataciondelestado.es.

ABILITIES
Het Europees project “Application Bus for InteroperabiLITy In enlarged Europe SMEs”, kortweg ABILITIES, is gestart begin 2006 en heeft een looptijd van 2 jaar. Het voornaamste doel van het project is het onderzoeken en ontwikkelen van een architectuur gebaseerd op UBL voor de ondersteuning van e-commerce transacties tussen kleine en middelgrote bedrijven (SMEs) voornamelijk in de minder ontwikkelde landen.

ABILITIES voorziet in drie interfaces:
- een Web portaal
- een GUI voor mobiele toegang
- een interface voor legacy systemen gebaseerd op web services

U.S. Department of Transportation (USDOT) Electronic Freight Management (EFM) initiatief
Het Electronic Freight Management (EFM) initiatief richt zich op de promotie en evaluatie van innovatieve e-business concepten. Het is een Research & Development project dat gesponsord wordt door de U.S. Department of Transportation (USDOT). De Electronic Freight Management (EFM) is geïmplementeerd op basis van de Freight Information Highway (FIH) architectuur. De FIH is een innovatieve non-propriëtaire service-georiënteerde architectuur voor de ondersteuning van de coördinatie tussen bedrijfsprocessen en veilige real-time gegevensuitwisseling.

Het EFM maakt gebruik van gestandaardiseerde berichten gebaseerd op UBL waaronder Advance Ship Notice, Dispatch Advice, Receipt Advice en Transportation Status.

Meer projecten en initiatieven staan op stapel en hierover zal ik later berichten.

Tags van Technorati: electronic data interchange,UBL,EDIFACT,UN/CEFACT,CEN/BII Government,enterprise service bus

Last update: 3-12-2011

Definitie Elektronisch Factureren

2008-07-17T16:39:00.000+02:00

In opdracht van het Forum Standaardisatie is een onderzoek uitgevoerd naar de stand van elektronisch factureren in Nederland. (Zie Eindrapport e-Factureren en standaarden voor e-invoicing in Nederland). Voor het verkrijgen van een gemeenschappelijk begrippenkader zijn hieronder een aantal van de voornaamste uitvoeringsvormen van elektronische factureren in Nederland geschetst.

Er worden vier vormen van elektronisch factureren onderscheiden:
1) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Seller Direct variant

2) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Consolidator variant

3) Electronic Invoice Presentment (EIP) – Buyer Direct variant

4) Electronic Invoicing (E-Invoicing of eInvoicing) variant

Elektronisch Factureren via Electronic Invoice Presentment (EIP) betreft het aanbieden van factuurinformatie in een leesbare vorm via het Internet (een webgebaseerde oplossing) in een Business-to-Business (B2B) Context, de zakelijke markt. Voor de consumenten markt (Business-to-Consumer context B2C) wordt de term Electronic Bill Presentment (EBP) gehanteerd. De wet- en regelgeving t.a.v. deze laatste verschilt in belangrijke mate van EIP ondermeer omdat een factuur niet verplicht gesteld wordt voor de levering van goederen of diensten aan particulieren.

In de Seller Direct variant stelt de verkoper de factuurinformatie in zijn eigen systeem via een webgebaseerde toegang beschikbaar aan de koper. De koper dient handmatig de factuurinformatie te verwerken in zijn eigen crediteurenadministratie en controle uit te voeren of de geleverde goederen of diensten overeenkomen met de factuur waarna de factuur betaalbaar gesteld kan worden. Via een aankondiging dient de koper op de hoogte gesteld te worden van de ontvangst van een factuur. Dit heeft te maken met de factureringsverplichting. (Zie mijn bloart Welke vormen van Elektronisch Factureren zijn in Nederland toegestaan ?)

In de Buyer Direct variant stelt de koper zijn eigen systeem via een webgebaseerde oplossing of toegang ter beschikking aan de verkoper ten behoeve van de overdracht van de factuurinformatie. De verkoper dient dan handmatig de factuurinformatie in te voeren in het systeem van de koper.

In de Consolidator variant stelt de verkoper de factuurgegevens ter beschikking aan een derde partij, de consolidator, waarna deze laatste op zijn beurt de gegevens ter beschikking stelt van de koper voor controle en verwerking

De E-Invoicing variant betreft de meest directe vorm van elektronisch factureren waarbij de informatie uit de factuur rechtstreeks en geautomatiseerd wordt overgedragen aan de gegevensverwerkende systemen waaronder ERP applicaties. Elektronisch factureren kan omschreven worden als het automatisch genereren van facturen uit ERP- en/of facturatiesystemen en/of opslagomgevingen, het automatisch verzenden van facturen in een gestandaardiseerd formaat gebaseerd op een internationale standaard (EDIFACT, UN/CEFACT CII, UBL, ETIX XML INVOICE) naar de klant waar de factuur eveneens automatisch verwerkt wordt in de crediteuren administratie.

Traditioneel worden bij deze vorm van factureren point-to-point verbindingen gerealiseerd tussen klanten en leveranciers en dienen beide partijen afspraken te maken over de Syntax: de structuur of opbouw van een bericht, de Semantiek: de omschrijving en betekenis van gegevenselementen en gehanteerde codes, de Business regels voor het verwerken van de factuur en het transportprotocol, de wijze van verzenden en ontvangen van berichten. Dit alles komt neer op het selecteren van een berichtstandaard voor het uitwisselen van factuurinformatie, het vastleggen van de betekenis van de aanwezige gegevenselementen en het definiëren of afspraken maken over codelijsten en het maken van afspraken het communicatieprotocol.

Deze vorm van elektronisch factureren wordt tegenwoordig eveneens ondersteund in een Consolidator – model waarbij een derde partij met elke partner afzonderlijk afspraken maakt over de gehanteerde syntax en semantiek, anders gezegd de berichtstandaard, het gebruik van gegevenselementen en het communicatieprotocol.

Afbakening van het begrip Elektronisch Factureren
Een belangrijk standpunt (conclusie) dat wordt ingenomen is dat het versturen of ontvangen van facturen in PDF – formaat volgens de definitie van het Forum Standaardisatie geen e-Factureren is. De eerder genoemde varianten zijn dat wel.

Samengevat zijn dat: het koppelen van informatiesystemen zodat factuurpartners facturen geautomatiseerd kunnen verwerken is dat wel. Dat kan via (1) directe, tweezijdige koppeling tussen ontvanger en verzender (e-invoicing), (2) via een eenzijdige oplossing waarin de verzender aan de ontvanger de factuur elektronisch of via Internet beschikbaar stelt (Electronic Invoice Presentment, EIP), en (3) via een derde partij die de factuur voor de verzender aan de ontvanger beschikbaar stelt (een ‘consolidator’).

Een ander belangrijk standpunt is dat het factuurproces niet los kan worden gezien van het totale order- en betalingsproces tussen twee partijen. Het traject van Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) dat een aantal Overheden heeft ingezet als uitvloeisel van het project Professioneel Inkopen en Aanbesteden (PIA) zal naar (mijn) verwachting meer geaccepteerd worden door bedrijven. Immers dan wordt het volledige inkoop- en verkoopproces elektronisch ondersteund en levert dat beide partijen (leverancier en klant) voordelen en besparingen op.

De Belastingdienst is één van de Overheden die Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F) met leveranciers implementeert zowel met dienstverleners als met leveranciers van producten.

De Belastingdienst heeft begin van de maand juli de eerste implementatie van EB&F op basis van HR-XML, de standaard voor inhuur van personeel, met een leverancier van ICT personeel succesvol afgerond. Met een drankje en hapje is dat vanavond gevierd. De Belastingdienst gaat nu verder met het aansluiten van uitzendbureau's.

Tags van Technorati: hr-xml,government,electronic data interchange

Last update: 26-11-2011

Welke vormen van Elektronisch Factureren zijn in Nederland toegestaan ?

2008-07-17T15:23:00.000+02:00

In december 2001 werd de Europese richtlijn 2001/115/EG goedgekeurd. Deze richtlijn gaat over de vereenvoudiging, modernisering en harmonisering van de ter zake van de facturering geldende voorwaarden op het gebied van de belasting over de toegevoegde waarde. In de richtlijn wordt een geharmoniseerde lijst vastgesteld van verplichte vermeldingen die een factuur moet bevatten en worden een aantal gemeenschappelijke voorwaarden voor elektronische facturering, elektronische opslag van de facturen, eigenhandige facturering en uitbesteding van de factureringswerkzaamheden vastgelegd.

Op 1 januari 2004 werd de Europese richtlijn omgezet naar Nederlands recht~~, zie aankondiging op de website van het Ministerie van Financiën,~~ maar helaas heeft dat niet geleid tot een sterke toename van Elektronisch Factureren. De Nederlandse Overheid gaat nu Elektronisch Factureren de komende jaren stimuleren met als streven om in 2010 tien procent van de facturen elektronisch te ontvangen en te verwerken. Uit de bevindingen van de Factuurmonitor 2008 blijkt dat het merendeel van de bedrijven en organisaties in Nederland eveneens de komende drie jaar willen overstappen op geautomatiseerde factuurverwerking. De Factuurmonitor is een onderzoek naar het gebruik van elektronisch factureren en geautomatiseerde factuurverwerking in Nederland en in Europa.

Het onderzoek geeft aan dat onduidelijke wet- en regelgeving de grootste belemmering vormt voor het in gebruik nemen van Elektronische Facturatie. Daarom is het goed om te eens te kijken naar hoe de Europese richtlijn in Nederland is vormgegeven en/of ingevuld. Het gaat dan met name over de wettelijke eisen en voorwaarden waaraan voldaan moet zijn.

De Europese richtlijn stelt dat elektronisch factureren toegestaan is mits:
1) De afnemer / koper heeft bevestigd een factuur in elektronisch formaat te willen accepteren.
2) De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud worden gewaarborgd door middel van:
• Een beveiligde elektronische handtekening ofwel een geavanceerde elektronische handtekening. Lidstaten kunnen eisen dat de handtekening is voorzien van een goedgekeurd certificaat, de handtekening wordt dan een gekwalificeerde elektronische handtekening.

• EDI (Electronic Data Interchange)

• Een andere manier onder de voorwaarde dat de lidstaat dit goedkeurt

Opmerking: De Belastingdienst heeft op 17 november 2005 de eis laten vervallen om bij een EDI-factuur een afstemmingsoverzicht op papier aan te maken en deze vervolgens naar de ontvanger te versturen. Ondanks het feit dat deze eis is vervallen, adviseert de EDI Toetsing Commissie (ETC) het afstemmingsoverzicht te handhaven. Het afstemmingsoverzicht vormt voor de ontvanger namelijk een belangrijk hulpmiddel om te controleren of alle EDI-facturen ook daadwerkelijk zijn binnengekomen en of de factuurtotalen op het afstemmingsoverzicht overeenstemmen met de totalen van de EDI-facturen. Door middel van het afstemmingsoverzicht is de controleerbaarheid van de EDI-facturen goed uit te voeren.

In Nederland worden de volgende eisen gesteld aan Elektronisch Factureren:
1) De ontvanger of afnemer van de factuur moet vooraf akkoord gaan met elektronische facturatie.

2) De elektronisch factuur moet ten minste alle gegevens bevatten die wettelijk vereist zijn bij papieren facturen. Ga voor een overzicht van verplichte gegevens naar de website van de Belastingdienst, www.belastingdienst.nl. Kies Zakelijk en vervolgens "Omzet, btw en winst". Selecteer daarna "Btw berekenen over uw omzet" en "Tijdstip van aangifte". Onder "Onderdelen factuur" vindt u het overzicht van gegevens die op de factuur moeten staan.

3) De authenticiteit (echtheid) van de herkomst en de integriteit van de inhoud moet gewaarborgd zijn. De afnemer moet er zeker van zijn dat de factuur werkelijk van de leverancier afkomstig is. De leverancier en de afnemer moeten er zeker van zijn dat de factuur niet veranderd is.

4) De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren.

Verder gelden dat de regels voor de verschuldigdheid en aftrek van btw op een zelfde wijze moeten worden toegepast en het moment van uitreiken van de factuur wordt bepaald door de factuurdatum.

Vergeleken met papieren facturen zijn elektronische facturen makkelijker te veranderen zonder dat de afzender en/of ontvanger hier iets van merkt. De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van de elektronische factuur moet in alle gevallen worden gegarandeerd. Bij een papieren factuur kunt u dat bereiken door gebruik te maken van facturen met een logo of een watermerk in het factuurpapier maar bij een elektronische factuur is zo'n watermerk - op dit moment - niet voorzien.

De Nederlandse Belastingdienst heeft analoog aan de Europese richtlijn 2001/115/EG een aantal voorwaarden gedefinieerd waaraan elektronisch verzonden facturen moeten voldoen. Deze voorwaarden zijn vertaald naar methoden voor elektronisch factureren die door de Belastingdienst zijn goedgekeurd. Als gebruik gemaakt wordt van één van deze methoden dan is voldaan aan de eis van authenticiteit en integriteit van de elektronisch factuur.

De Belastingdienst heeft de volgende methoden voor elektronisch factureren goedgekeurd:
1) Verzenden van facturen door gebruik te maken van een geavanceerde elektronische handtekening, het is niet verplicht gebruik te maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening

2) Elektronische uitwisseling van gegevens via Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data Interchange (EDI) is de geautomatiseerde, elektronische uitwisseling van gestructureerde en genormeerde berichten tussen computers van verschillende organisaties.

Een andere methode waarbij in ieder geval de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud is gewaarborgd is toegestaan mits deze is gemeld aan de inspecteur van de belastingdienst.

Bij het gebruik van een geavanceerde elektronisch handtekening geldt:
- de elektronische handtekening is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden
- de elektronische handtekening maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren
- de elektronische handtekening komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden
- de elektronische handtekening is op zodanige wijze aan het elektronisch bestand waarop zij betrekking heeft verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

De laatste jaren zijn een aantal vormen voor het aanbieden van digitale facturen meer in de belangstelling gekomen. Denk ondermeer aan Electronic Invoice Presentment (EIP) en het versturen van een factuur als een e-mailbericht of als bijlage bij een e-mail. In de consumentenmarkt is deze trend al jaren gaande (bijvoorbeeld: telefoon- en energierekeningen) en in de zakelijk markt vindt momenteel een behoorlijke inhaalslag plaats. Het aantal aanbieders van deze oplossingen voor de zakelijke markt is de laatste maanden enorm toegenomen. De belangrijkste vraag die gesteld moet worden is dan ook of deze vormen voldoen aan de eisen gesteld door de Belastingdienst.

(Wanneer) Voldoet Electronic Invoice Presentment (EIF) of Elektronische Factuurpresentatie aan de eisen gesteld door de Belastingdienst ?
Elektronische Factuurpresentatie wil zeggen dat de factuur aangeboden wordt aan afnemers via een website. Voor toepassing van deze vorm van elektronische facturering geldt dat enerzijds de afnemer van de factuur deze vorm moet aanvaarden en anderzijds dat de authenticiteit en integriteit van de factuur gewaarborgd wordt.

Een ander belangrijk aspect in dit verband is de factureringsverplichting. Ondernemers zijn in principe verplicht een op juiste wijze opgemaakte factuur uit te reiken over hun met btw belaste leveringen en diensten aan andere ondernemers. Om aan de term uitreiken, officieel overhandigen, te kunnen voldoen zal een aankondiging naar de klant gestuurd moeten worden waarin verteld wordt dat de factuur beschikbaar is op de website en daar geraadpleegd of opgehaald kan worden.

Het waarborgen van de authenticiteit en integriteit van de factuur kan gebeuren door gebruik te maken van een geavanceerde elektronische handtekening.

Is het versturen van een factuur als bijlage bij een e-mail toegestaan ?
Voor het versturen van een factuur als e-mail of het opnemen van een factuur als bijlage bij een e-mail blijven de regels gelden. De afnemer moet deze vorm aanvaarden en er moet gebruik gemaakt worden van een geavanceerde elektronische handtekening.

Tip: Op de website van ~~Factuurwijzer.nl~~ ~~kunt u meer antwoorden vinden op fiscale vragen over elektronisch factureren.~~

Met deze nieuwe vormen van het uitreiken van facturen aan klanten ontstaan automatisch vragen over de opslag van elektronische facturen en uitbesteden van het opmaken en/of verzenden van facturen door derden.

Welke voorwaarden worden gesteld aan de opslag van Electronische Facturen ?
De EU richtlijn maakt elektronisch factureren mogelijk maar de richtlijn laat in het midden hoe en hoe lang de leverancier en klant gegevens moeten bewaren.

In Nederland moet u als ondernemer alle gegevens uit uw geautomatiseerde administratie bewaren die belangrijk zijn voor de belastingheffing. Deze fiscale bewaarplicht geldt in principe voor een periode van zeven jaar. Bij de invoering van een systeem van elektronisch factureren is het dan ook belangrijk dat aandacht wordt besteed aan de wijze waarop de gegevens worden bewaard en hoe deze gegevens toegankelijk blijven.

De Belastingdienst heeft de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht” uitgebracht waarin beschreven staat waaraan voldaan moet worden. De Belastingdienst stelt dat facturen bewaard moeten worden in de vorm waarin de facturen zijn uitgestuurd of ontvangen. Elektronische facturen moeten dus als elektronisch bericht worden bewaard inclusief de digitale handtekening.

Welke voorwaarden worden gesteld aan het opmaken van een Electronische Factuur ?
De Belastingdienst stelt eisen aan de manier waarop de factuur wordt opgemaakt. Opmaken van een factuur door een derde partij is toegestaan maar de leverancier blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de factuur. Tevens blijft de leverancier er verantwoordelijk voor dat degene die de factuur opmaakt deze op de juiste manier bewaart.

Voor het laten verzorgen van de transformatie van facturen van een interne bestandsformaat naar een extern formaat door derden. Hierbij is het belangrijk dat partijen (klant, leverancier) duidelijke afspraken maken over de wijze waarop partijen elektronisch gaan communiceren, bijvoorbeeld bij het gebruik van EDI, maakt men gebruik van een interchange agreement. Het onderling elektronisch uitwisselen van berichten vormt de centrale bepaling (kernbeding) van de interchange agreement. Onderwerpen die worden geregeld in een interchange agreement zijn technische aspecten, zoals de berichtenstandaards en de benodigde telecommunicatievoorzieningen, beveiligingsaspecten, zoals de beveiliging van informatiesystemen en de encryptie van berichten, en juridische aspecten, zoals de bewijskracht van de elektronische registratie van berichten.

Tags van Technorati: elektronisch factureren,belastingdienst

Last update: 26-11-2011

European Interoperability Framework (EIF)

2008-07-03T21:09:00.000+02:00

Het Europese Interoperabiliteitsraamwerk (EIF)

De elektronische overheid (e-overheid) valt niet meer weg te denken in de huidige Internetmaatschappij. De e-overheid biedt burgers, bedrijven en overheidsinstellingen een nieuw communicatiekanaal om met elkaar in gesprek te gaan. Door het toepassen van informatie- en communicatietechnologie (ICT) kunnen de administratieve lasten van burgers en bedrijfsleven worden verminderd en de kwaliteit van de dienstverlening worden verbeterd.

De verhoogde toename van het vrije verkeer van burgers en bedrijven in Europa vraagt om meer aandacht voor de ontwikkeling van de grensoverschrijdende dimensie van e-overheid. De informatiesystemen van lidstaten moeten steeds meer informatie onderling uitwisselen. Hierbij valt ondermeer te denken aan de uitwisseling van gegevens over verkeersovertredingen, diploma's en justitiële veroordelingen.

Voor het verkrijgen van een eenduidig gezamenlijk beeld van de huidige en toekomstige Europese informatievoorziening en organisatiestructuur is een gemeenschappelijk referentiekader nodig voor alle betrokkenen. Het aanbrengen van structuur in deze complexe informatievoorziening gebeurt door het ontwerpen van een referentiekader waarin de samenhang tussen organisatie, processen, diensten, informatievoorziening en infrastructuur inzichtelijk wordt gemaakt. Naast de ontwikkeling van een referentiearchitectuur is een interoperabiliteitsraamwerk vereist waarin richting gegeven wordt aan de te hanteren standaarden.

Een interoperabiliteitsraamwerk bestaat uit een verzameling van standaarden, richtlijnen en regels die beschrijven op welke wijze bedrijven willen (of moeten) samenwerken. Het raamwerk is (moet) in staat (zijn) om mee te evolueren met technologische veranderingen, administratieve wijzigingen en nieuwe standaarden.

Het Europese Interoperabiliteitsraamwerk - European Interoperability Framework (EIF) voorziet in een dergelijke verzameling van richtlijnen en aanbevelingen die de interoperabiliteit van overheidssystemen en processen mogelijk maken ten behoeve van het leveren van pan-Europese elektronische overheidsdiensten (PEGS)

Het EIF identificeert een aantal algemene principes voor de levering van pan-Europese elektronische overheidsdiensten: toegankelijkheid, meertaligheid, security, privacy, subsidiariteit en het gebruik van open standaarden. Het raamwerk bespreekt verder de voordelen van Open Source Software.

Het EIF is ontwikkeld onder het IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens) programma. Het IDABC programma liep tot 31 December 2009 en is daarna opgevolgd door het ISA programma (Interoperability Solutions for European Public Administrations).

Het EIF onderscheidt 3 niveaus van interoperabiliteit:

- Organisatorische interoperabiliteit:
Deze vorm van interoperabiliteit houdt in dat kan worden vastgesteld welke spelers en organisatieprocessen nodig zijn voor de verlening van een specifieke e-overheidsdienst en dat zij onderling overeenstemming bereiken over de structuur van hun interacties, d.w.z. het vaststellen van hun “samenwerkingsverbanden”[

- Technische interoperabiliteit
Deze vorm van interoperabiliteit houdt in dat IT-systemen en software met elkaar worden verweven en dat er open interfaces, normen en protocollen worden gedefinieerd en gebruikt om betrouwbare, doelmatige en efficiënte informatiesystemen op te bouwen.

- Semantische interoperabiliteit (betekenis en formaat)
Deze vorm van interoperabiliteit zorgt ervoor dat de betekenis van de uitgewisselde informatie niet in het proces verloren gaat, en dat deze wordt bewaard en begrepen door de betrokken personen, toepassingen en instellingen.

Belangrijk is dat op al deze niveau's afstemming nodig is en dat binnen en tussen deze drie niveau's eveneens coördinatie noodzakelijk is.

Er bestaat niet één universele definitie voor het begrip Open Standaard.

Interoperabiliteit betekent samenwerking tussen systemen, diensten en mensen. Een vraag die automatisch opkomt is hoe realiseren en/of bevorderen we interoperabiliteit.

Door de jaren heen is het duidelijk geworden dat platform onafhankelijke en open standaarden het fundament vormen voor interoperabiliteit. Interoperabiliteit is vooral gebaseerd op afspraken vastgelegd in technische specificaties of in standaarden. Zuivere interoperabiliteit betekent connectiviteit gebaseerd op zuivere open standaarden die per definitie geen enkele software leverancier begunstigen.

Op de XML Cover Pages staan de definities en formuleringen van enkele voorname internationale instellingen en bedrijven zoals de Business Software Alliance (BSA) en Sun Microsystems.

De definitie van een Open Standaard volgens de European Interoperability Framework (EIF) is eveneens opgenomen in deze lijst met definities.

Op de Engelse Wikipedia wordt de definitie van een Open Standaard volgens de European Interoperability Framework (EIF) vermeld naast 10 andere specifieke definities waaronder deze van de World Wide Web Consortium (W3C) en de International Telecommunication Union (ITU).

De definities van de W3C en de ITU hebben veel overeenkomsten onderling en met de EIF.

W3C en ITU komen op volgende punten overeen met elkaar:

# Collaborative process (ITU) - Transparancy (W3C), Openness (W3C)
# Reasonably balanced (ITU) - Impartiality and consensus (W3C), Openness (W3C)
# Due process (ITU) - Transparancy (W3C)
# Publicly available (ITU) - Availability (W3C)
# On-going support (ITU) - Maintenance (W3C)

Voor de volgende punten van de ITU definitie is de overeenkomst met W3C niet of in mindere mate terug te vinden:
# Intellectual property rights (ITU)
# Quality and level of detail (ITU)

Wat is de definitie van een Open Standaard volgens de EIF ?

De minimale eisen waaraan een Open Standaard moet voldoen volgens het Europese Interoperabiliteitsraamwerk zijn:

1. De standaard is goedgekeurd en zal worden gehandhaafd door een not-for-profit organisatie, en de lopende ontwikkeling gebeurt op basis van een open besluitvormingsprocedure die toegankelijk is voor alle belanghebbende partijen (consensus of meerderheidsbeschikking enz.);

2. De standaard is gepubliceerd en over het specificatie document van de standaard kan vrijelijk worden beschikt of het is te verkrijgen tegen een nominale bijdrage. Het moet voor een ieder mogelijk zijn om het te kopiëren,beschikbaar te stellen en te gebruiken om niet of tegen een nominale prijs;

3. Het intellectuele eigendom - m.b.t. mogelijk aanwezige patenten - van (delen van) de standaard is onherroepelijk ter beschikking gesteld op een royalty-free basis;

4. Er zijn geen beperkingen omtrent het hergebruik van de standaard

Wat is het verschil tussen Open Standaarden en Open Source ?

Het is goed om hier te benadrukken dat Open Standaarden en Open Source géén synoniemen zijn. Open Standaarden gaat over specificaties die de karakteristieken van een technologie beschrijven en publiekelijk beschikbaar zijn.

Open Source is een verzamelnaam voor alle software waarvan de broncode vrij beschikbaar gesteld wordt en waarbij in het licentiemodel het gebruik van de software alsook het gebruiken, verbeteren, uitbreiden en distribueren van de broncode geregeld wordt. Let op: Open source software mag vrijelijk gebruikt worden maar is geen publiek domein.

Standaarden en interoperabiliteit zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden maar dat geldt niet of nauwelijks voor open source software.

Een aantal belangrijke vragen die ik de komende tijd wil beantwoorden zijn:

- Hoe realiseren of bevorderen we pan-Europese semantische interoperabiliteit ?

- Welke Open Standaarden zijn in gebruik binnen Europa ?

Tags: Interoperability Frameworks, Government

Last update: 26-11-2011

UN E-Government Readiness Survey (EN)

2008-07-03T21:01:00.000+02:00

The European Interoperability Framework (EIF is a set of guidelines and recommendations to enable interoperability of government systems and processes with a view to delivering pan-European e-Government services (PEGS).

The EIF is developed under the IDABC (Interoperable Delivery of European eGovernment Services to public Administrations, Business and Citizens) program. The IDABC program lasted till 31 December 2009 and has been superseded by the ISA program (Interoperability Solutions for European Public Administrations).

What is the ISA program ?
Public administrations are expected to provide efficient public services to businesses and citizens across Europe. ISA, the programme on Interoperability Solutions for European Public Administrations, addresses this need. ISA supports and facilitates efficient and effective cross-border electronic collaboration between European public administrations. The programme enables the delivery of electronic public services and ensures the availability, interoperability, re-use and sharing of common solutions.

Interoperability Frameworks in Europe
Almost all European Governments are in the process of developing and implementing the electronic government. The starting point of the EIF is that each member state has or is actively working on the development of its national Government Interoperability Framework (GIF).

A few examples of frameworks are available on the next websites:
# BELGIF: BELgian Governement Interoperability Framework.

# UK e-GIF: UK e-Government Interoperability Framework.

For a complete overview of the Interoperability Frameworks of all European countries visit the website epractice.eu. Another overview of e-Government initiatives in Europe can be found on Wikipedia: eGovernement in Europe.

Interoperability Frameworks outside Europe
Also governments outside of Europe are working on developing interoperability frameworks:

# New Zealand: NZ E-government Interoperability Framework

# Australia: Australian Government Information Interoperability Framework

# Tasmania: Interoperability Program

Thre role of the United Nations
The United Nations plays an important role in the promotion of the Interoperability Frameworks. Regularly the United Nations examines the Interoperability Frameworks of the connected countries. The results of the investigation are published on the United Nations Online Network in Public Administration and Finance (UNPAN).

The United Nations Online Network in Public Administration and Finance (UNPAN) is a virtual electronic network that promotes the exchange of expertise and sharing of experiences and lessons learned in public administration and finance at local, national, subregional, regional and international levels.

On the website of the UNPAN you can find the E-Government Readiness Knowledge Base van de Verenigde Naties . The United Nations E-Government Readiness Knowledge Base (UNKB) is a benchmarking tool that provides a comparative assessment for monitoring progress of a country’s e-government readiness.

Yearly the United Nations publishes the Survey e-government readiness. At the begin of the year (2008) the Division for Public Administration and Development Management (DPADM) of the United Nations Department of Economic and Social Affairs (UNDESA) published the UN E-Government Survey 2008: From E-Government to Connected Governance. The survey assesses the e-government readiness of the 192 Member States of the UN according to a quantitative composite index of e-readiness based on website assessment, telecommunication infrastructure, and human resource endowment.

The Scandinavian countries (Sweden, Denmark and Norway) took the top three in the survey followed by the United States. The European countries made up 70 per cent of the top 35 countries with the Netherlands ranked fifth.

The survey can be found on the website of the United Nations Public Administration Network (UNPAN). Open the top level menu Library, go to the option Major Publications and select the item UN E-Government survey.

Last year (2007) the regional centre for the Asia-Pacific of the United Nations Development Program (UNDP) in Bangkok has investigated the Interoperability Frameworks of seven countries including Australia, New Zealand, UK and Denmark. The analysis has been performed under the Asia-Pacific Development Information Programma (APDIP).

The comparisons are intended to provide supplementary information for countries interested in developing their own Governement Interoperability Framework (GIF) and/or updating an existing framework.

During the investigation the focus has been on how Government Interoperability Frameworks (GIFs) in different countries are developed, implemented and maintained. The emphasis has been on the sections: Context, Technical Content, Development Process, Implementation and Compliance.

The Context includes the definition of the GIF, aims of the document, principles that support the selection of standards, scope and limitations, agencies bound by the specifications of the GIF, and the relationship of the GIF with other government documents.

The Technical Content contains the standards and recommendations of the GIF regarding the development of ICT systems and contains a listing of the standards categorized according to the defined interoperability layers.

The Implementation describes the support tools that are provided and/or being developed to aid the widespread adoption of the GIF.

The Compliance references indicators for interoperability, strategies for ensuring compliance, and additional guidance for stakeholders that are provided.

The results are presented in the document e-Government Interoperability: A review of Government Interoperability Frameworks in Selected Countries (GIF-Review.pdf).

Tags: Government, Interoperability Frameworks

Last update: 26-11-2011

UN E-Government Readiness Survey (NL)

2008-07-03T15:29:00.000+02:00

A few examples of frameworks are available on the next websites:
# BELGIF: BELgian Governement Interoperability Framework.

# UK e-GIF: UK e-Government Interoperability Framework.

Interoperability Frameworks outside Europe
Also governments outside of Europe are working on developing interoperability frameworks:

# New Zealand: NZ E-government Interoperability Framework

# Australia: Australian Government Information Interoperability Framework

# Tasmania: Interoperability Program

The comparisons are intended to provide supplementary information for countries interested in developing their own Governement Interoperability Framework (GIF) and/or updating an existing framework.

The Implementation describes the support tools that are provided and/or being developed to aid the widespread adoption of the GIF.

The Compliance references indicators for interoperability, strategies for ensuring compliance, and additional guidance for stakeholders that are provided.

The results are presented in the document e-Government Interoperability: A review of Government Interoperability Frameworks in Selected Countries (GIF-Review.pdf).

Tags: Government, Interoperability Frameworks

Last update: 26-11-2011

the XAware Sandbox EDIFACT project requirements

2008-07-01T16:01:00.000+02:00

A few weeks ago I wrote about the missing support for EDIFACT and derived standards in Open Source XML-based Transformation Tools such as XAware and Chainbuilder.

The goal was to get the people behind these communities motivated to provide the means and tools for managing Community projects. One of these will of course be the development of EDIFACT functionality.

Meanwhile the XAware Company has established a Sandbox environment for Community Members to start their development projects but moreover to enable knowledge transfer and share prebuilt transformation routines and connectors / adaptors.

The guidelines and procedures for contributing code to the core software are under development. These will include coding guidelines and standards, test and certification guidelines, contributor agreement required for developers wishing to contribute code to the project, acceptance criteria and procedures for the adoption into the core project.

One of the first Community projects will be the development of EDIFACT functionality. A short summary of the UN/EDIFACT message structure can be found in my bloart Short description of the EDIFACT Message Structure.

People from XAware-Europe, Atos Origin, freelancers and private persons are participating on a voluntary basis to establish the first XAware Sandbox project, the EDIFACT functionality. Last week the functional requirements and technical design were discussed in the Netherlands based on a draft proposal from one of the participants.

The goal is to establish a generic approach that will become available for the whole community. The preliminary functional requirements and technical design are described hereafter. You are welcome to join us in the development of the EDIFACT functionality or to comment on the preliminary requirements and design approach.

Background
XAware is Data Integration Middleware provided under the Open Software Foundation approved GNU General Public License Version 2 GPLv2. People all over the world are using XAware technology for various projects and purposes. The main reasons for the popularity are:

1. Benefits of Open Source software.

2. XAware has an open architecture and Application Programming Interface (API)

3. Solutions can be implemented in a short period of time

4. Reusable integration solutions for message standards

The benefits of Open Source software are:
- Lower software licensing costs

- Avoidance of proprietary lock-in

- Compliance with accepted industry standards

- High innovation speed

- Freedom to study how the programs works and adapt it to your needs

- Freedom to run the program

To use XAware as a generic transformation tool in large scale B2B environments the support for EDIFACT and alike standards is imperative.

EDIFACT contains a standard set of message definitions used for particular business functions such as shipment, warehousing and invoicing. This standard has been around for at least two decades and is expected to be replaced by a suitable XML standard in the future. Support for EDIFACT will allow XAware technology to be used for EDIFACT integration and EDIFACT migration projects where EDIFACT is replaced by an XML standard.

Purpose
This document describes the functionality to be provided and/or developed for EDIFACT support in XAware.

User requirements:
1. XAware must support reading, processing and writing of EDIFACT messages

2. Supported EDIFACT messages and specifics are:

UN/EDIFACT Standard Directories

b. Messages with zero or one Functional Group containing the contents of the message

c. XAware will not support customizing EDIFACT message structures such as adding or removing segments

. Subsets of EDIFACT messages

e. Parts of EDIFACT messages

3. EDIFACT support should be built under (commercial) open source conditions, meaning that it is reusable for all customers and users in the community

4. The Project, project documentation and other artifacts should be made available through the XAware community site and forum. This helps the community awareness of the EDIFACT initiative and reuse of the solution.

5. EDIFACT messages must be readable from multiple channels (file, queue, ws, etc)

6. EDIFACT communication configuration must be done at EDIFACT directory level

7. XAware must support multiple versions of the EDIFACT directory provided by UN/ECE

8. XAware must provide a solution that enables reuse of mappings between various standards

9. A methodology for future integration/migration projects using the EDIFACT solution should be defined. This methodology should address the following requirements:

b. Mapping specification at business level

c. Mapping based on metadata (XML Schema Definition (XSD))

d. Reusable mapping components

e. Incremental process

f. Define the proper workflow in XAware designer to support this methodology

g. Select (or built in XAware) a powerful mapping facility (IDE) needed to support business consultants in defining the mapping from EDIFACT to other standards at the customer site

Functional requirements
1. XAware must read EDIFACT message definition from multiple files from the directory (edmd.zip, edsd.zip, eded.zip, edcd.zip, message definition)

2. XAware must implement logic to generate the corresponding EDIFACT XML XSD for a specified EDIFACT message definition.

3. XAware must map all messages to the corresponding ‘EDIFACT XML’ as the Common Information Model (CIM) and vice versa.

4. Reusable XAware mappings at segment level, composite data element and primitive data types

5. Separators for segments (‘’’), composite data elements (‘:’) and data elements (‘+’) should be made configurable. Reason is that the default values can be overridden in the message header.

6. The design of the solution should include a plug point for adding business logic (for validation or transformation)

7. The design of the segment processing logic should address

b. Handle qualified data elements and data types (composite data elements & primitive data type conversion)

c. Reuse components that map segments, composite data types and primitive data types (e.g date time mappings).

d. Allow for generation of a skeleton BizDocument that implements the processing logic

8. Performance requirements are not clear at this time. Process messages up till certain size under a second.

9. Scalability requirements are not clear at this time.
Rough estimate: Technology should be able to cope with Millions of messages per day?

Technical Design
This section describes the design, considerations and decisions for implementing the EDIFACT functionality. The approach is to split development into two focus areas: the required XAware technology for working with the EDIFACT directories and the XAware scripts and process for building transformation routines.

XAware technology
1. Parser for reading EDIFACT message types and convert this to corresponding XML Schema Definition (XSD).

2. Instruction for processing messages in EDIFACT format similar to multi format instruction

b. Convert the message to corresponding XML structure that conforms to the generated EDIFACT XSD and deliver that in the response

3. User interface wizard to create an EDIFACT BizComponent based on directory version and message id.

4. Where do we want to place EDIFACT directory in the architecture?

XA script
Building blocks for the segment processing logic are:
1. BizComponent that reads the EDIFACT message and returns the corresponding EDIFACT XML

2. (Generated) BizDocument skeleton that maps EDIFACT XML to the source/target system.

b. Transformation logic?

c. Business logic?

3. XML mapper for handling repeatable groups in the EDIFACT XML

Tags van Technorati: electronic data interchange,eclipse,data mapping tool,EDIFACT

Last update: 26-11-2011

On what does the interoperability solution of the UN/CEFACT CCTS rest?

2008-06-20T21:18:00.000+02:00

The UN/CEFACT Core Components Technical Specification (CCTS and ISO 15000-5) is developed by the UN/CEFACT Techniques and Methodologies Group (TMG), one of the permanent working groups of the UN/CEFACT. The most important goal of the UN/CEFACT TMG is the development of information and communication technology specifications and recommendations for the other UN/CEFACT working groups. The UN/CEFACT TMG group also developed the UN/CEFACT Modelling Methodology (UMM).

What is the goal of the UN/CEFACT CCTS ?
The UN/CEFACT Core Components Technical Specification (CCTS) provides in a syntax-neutral methodology for the design and development of semantic building blocks.

The goal of the specification is to provide a solution oriented approach for the well-known interoperability question. For years the lack of information interoperability between Business supporting systems has been a restricting factor in the realization of inter-enterprise collaborative Business processes and data exchange.

The UN/CEFACT CCTS constitutes the basis for the development of a grammar that organizations can use to develop new Business vocabularies. Those new vocabularies contribute to improving and simplifying the way parties communicate with each other across Business boundaries (applications and systems) and domains (sectors). To eliminate the interoperability problems the use of one generic grammar language is advised.

The UN/CEFACT takes care of the development and maintenance of a universal Core Component Library (CCL) and Data Type Catalogue with free access for the Core Component community.

What boundary conditions apply ?
For a proper working of the CCTS concept all standards organizations need to ensure their core components are included in the Core Component Library (CCL) and/or need to open up their libraries to others.

At the moment only a few standards organizations have adopted and partially implemented the CCTS approach. OAGIS and OASIS Universal Business Language (UBL) took the CCTS as a basis for the development of their message libraries. Some other standards organizations that adopted the CCTS approach are RosettaNet, CIDX, HR-XML en ACORD.

What approach does the CCTS takes in solving the interoperability question ?
The approach of the Core Components Technical Specification is based on commonly accepted and publicitely available Core Components and derived Business Information Entities. The most atomic information parts for assembling the core components and information entities, up to a complete Business document, are the Core Data Types (CDT).

The foundation for the interoperability solution of the UN/CEFACT CCTS are the Core Data Types (CDTs) and the Business Data Types (BDTs) which are stored in the Data Type Catalogue of the UN/CEFACT. All other Core Components and Business Information Entities are based on these atomic information parts.

Given the fact that all standards organizations that adopted the CCTS approach have based their message libraries on these atomic information parts and are making use of the Data Type Catalogue the future of the CCTS looks promising.

The OAGIS and the OASIS UBL standards took over the Core Data Types and Business Data Types as a set of Unqualified Data Types (UDT) in addition to their own specific data types. However since the UN/CEFACT CCTS was developed only recently these organizations have not yet been able to incorporate all of the CCTS concepts. Although it should be mentioned that the OASIS UBL standard was ahead of the UN/CEFACT.

Key principes of the CCTS Data Types
There are two kinds of Data Types: Core Data Types (CDT) and Business Data Types (BDT).

The Core Data Types identify the most atomic pieces of Business information and should be considered as generic data types. Every Core Data Type consists of a Content Component and one or more Supplementary Components.

The Content Component is the carrier of the actual value and the Supplementary Component give meaning to this value. Every Content Component and Supplementary Component has a Primitive Type that sets the initial Value Domains. The Value Domain of the Content Component defines the set of permissible values for the Core Data Type but is constrained by its Supplementary Component.

The Core Data Types defines the value space for the Core Component (CC). The Business Data Types for the Business Information Entity (BIE).

Example:
The Core Data Type Amount.Type contains a Content Component that carries the value and a Supplementary Component that gives meaning to that value.

CDT = Amount. Type
Primitive = Decimal
Content Component = 12 (Amount. Content)
Supplementary Component = EUR (Amount. Currency. Code)

The Core Components Technical Specification provides a fixed list of Core Data Types in the Data Type Catalogue. The catalogue contains the list of the UN/CEFACT permissible Representation Terms, Core Data Types and Business Data Types.

The list of Core Data Types includes types such as Amount. Type, Binary. Object. Type, Code. Type, Date. Type, Date. Time. Type, Duration. Type, Graphic. Vector, Identifier. Type, etcetera.

Focus areas of the CCTS are:
- Core Components (CC's):
Core Components are semantic buidling blocks, conceptual in nature, that can be used for all aspects of data and information modelling.

- Business Information Entities (BIE's)
Business Information Entities are context-specific uses of conceptual core components within a specific business domain. BIE's are always derived from CC's.

Import startingpoint for the methodology is the use of the Dictionary Entry Name (DEN). This is the unique official name of the core component in the dictionary. The CCTS specifies that the dictionary content shall be in the English Language following the primary Oxford English Dictionary English spellings to assure unambiguous spelling.

The Core Components Technical Specification provides companies a semantic base for the support of different XML-languages for electronic communication. The CCTS enables semantic mapping of components between different libraries.

What is the status on solving the interoperability question ?
In the UBL Developers Community Mark Crawford answers my question How will CCTS improve the interoperability between one or more communication partners, standards and systems as follows:

"The Data Type interoperability is just one aspect of the interoperability of CCTS. People are referring to the base data types from CEFACT, but much more importantly, they are doing this in the development of their syntax neutral data models. The Data Types are the basis for both the conceptual and logical data models. The conceptual data model and semantic focus are the keys to interoperability as every logical data model is derived from a single ubiquituous data model."

In other words the CCTS aims at realizing universal semantic interoperability of Business Information through one single conceptual data model from which all other context-specific logical data models are derived.

This means that the necessary interoperability can only be obtained when all data models from the different standards are derived from the CCTS conceptual data model, next to the use of the Data Type Catalogue and the Core Component Library (CLL).

Likely this will not happen in the next few years because the impact is very extreme. I do not believe that standard organizations and others are willing to abandon their approaches and knowledge base in favor of interoperability. Other less extreme initiatives will soon be launched and build upon the CCTS or follow a new direction (web ontology).

One thing is sure, all of us are behind the idea that Informationinteroperability should be realized by using one common notion of the meaning of data but the way this will be done is not yet determined.

Once the selected principle can be incorporated in systems and applications then interoperability will be commonly accepted.

I will stay on top of the latest developments of interoperability and will soon be back with more.

Tags van Technorati: electronic data interchange,UDEF,CCTS,UN/CEFACT

Last update: 26-11-2011